/ Integrationen
DATEV anbinden
Buchungsdaten und Belege aus Ihren Vorsystemen so an DATEV übergeben, dass die Steuerkanzlei sie ohne Nacharbeit einlesen kann.
Für wen: Unternehmen, die Rechnungen, Kassen- oder Abrechnungsdaten in eigenen Systemen erzeugen und mit einer Steuerkanzlei oder einer internen Buchhaltung auf DATEV zusammenarbeiten.
DATEV ist in den meisten mittelständischen Landschaften kein System, das im Haus steht, sondern die gemeinsame Sprache zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Die Belege entstehen im Betrieb — im Shop, im ERP, in der Fachanwendung, an der Kasse. Gebucht wird woanders. Eine DATEV-Anbindung ist deshalb selten eine klassische Systemkopplung, sondern eine Übergabestrecke mit einem sehr genauen Empfänger.
Übergeben werden vor allem Buchungsstapel: Geschäftsvorfälle mit Betrag, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Belegdatum, Belegfeld und — wo vorhanden — Kostenstelle. Dazu kommen Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie die Belege selbst, also die Bilddateien oder PDFs zur jeweiligen Buchung. In die Gegenrichtung fließt meist wenig, aber Wertvolles: Zahlungs- und Offene-Posten-Informationen, damit Mahnwesen und Vertrieb im Vorsystem den tatsächlichen Zahlstatus sehen.
Technisch läuft die Übergabe üblicherweise dateibasiert: Buchungsstapel werden als Datei im DATEV-Format bereitgestellt und in der Kanzlei oder im eigenen Rechnungswesen eingelesen; Belege gehen den Weg über den Belegtransfer in die Online-Anwendungen. Je nach eingesetzten DATEV-Programmen sind auch programmatische Wege möglich. Welcher davon in Ihrer Konstellation offensteht, hängt an Ihrer Kanzlei und deren Installation — das klären wir vor dem Angebot, nicht danach.
Der Aufwand steckt fast nie im Transport der Datei, sondern in der Kontierungslogik: Welcher Geschäftsvorfall wird auf welches Konto gebucht, mit welchem Steuerschlüssel, ab welchem Betrag getrennt, wie werden Sammelbuchungen gebildet? Diese Regeln gehören Ihrer Kanzlei, nicht der Software. Ein Anbieter, der ohne dieses Mapping einen Festpreis nennt, rät.
Typische Aufgaben
- Rechnungen aus Shop, ERP oder Fachanwendung als Buchungsstapel im DATEV-Format bereitstellen — täglich, monatlich oder auf Knopfdruck.
- Debitoren- und Kreditorenstammdaten zwischen Vorsystem und Buchhaltung abgleichen, statt Adressen an zwei Stellen zu pflegen.
- Eingangs- und Ausgangsbelege automatisiert in den Belegtransfer einstellen und mit dem passenden Buchungssatz verknüpfen.
- Kostenstellen und Steuerschlüssel aus der Fachlogik des Vorsystems ableiten, statt sie in der Kanzlei nachpflegen zu lassen.
- Zahlungs- und OP-Informationen zurück ins Vorsystem spielen, damit Mahnläufe auf echten Daten laufen.
- Bestehende Excel-Zwischenschritte („erst exportieren, dann sortieren, dann mailen“) ersatzlos streichen.
/ Ehrlich vorab
Worauf es ankommt
Das sind die Punkte, an denen Anbindungen an DATEV in der Praxis scheitern oder teuer werden. Wir schreiben sie hierhin, weil sie sonst erst im Projekt auftauchen — und dort kosten sie Geld.
- Der Kontenrahmen ist Chefsache Ihrer Kanzlei. Welcher Kontenrahmen gilt, wie lang die Sachkontonummern sind und welcher Steuerschlüssel für welchen Fall greift, entscheidet die Buchhaltung — nicht der Entwickler. Ohne dieses Mapping ist keine Übergabe seriös kalkulierbar.
- Doppelte Übergabe heißt doppelte Buchung. Eine Übergabestrecke braucht von Anfang an eine nachvollziehbare Kennzeichnung, welcher Zeitraum bereits übergeben wurde, und ein definiertes Verhalten, wenn jemand den Lauf ein zweites Mal startet.
- In der Buchhaltung wird nicht korrigiert, sondern storniert. Ein Vorsystem, das Rechnungen nachträglich ändert, erzeugt Differenzen, die Wochen später niemand mehr zuordnen kann. Die Stornologik gehört ins Vorsystem, bevor die Schnittstelle gebaut wird.
- Die GoBD gelten auch für das Vorsystem. Unveränderbarkeit der Datensätze, Nachvollziehbarkeit jedes Laufs und eine Verfahrensdokumentation der Schnittstelle sind Teil des Projektergebnisses — nicht ein Anhang, den man später schreibt.
- Beraternummer, Mandantennummer und Wirtschaftsjahr müssen exakt zum Ziel passen. Stimmt eines nicht, wird der Import in aller Regel abgewiesen. Das ist der gute Fall: Ein stiller Fehlimport in den falschen Mandanten wäre deutlich teurer.
- Wir sind kein DATEV-Partner und verkaufen keine DATEV-Produkte. Wir bauen die Strecke von Ihrem System bis zur Übergabe — die Buchhaltung selbst bleibt bei den Menschen, die dafür ausgebildet sind.
Passende Leistungen
Wie wir Systeme grundsätzlich koppeln, steht auf der Seite zur ERP- und System-Integration; für Umzüge und Automatisierung von Datenbeständen gibt es Datenflüsse und Automatisierung. Was ein solches Vorhaben kostet, zeigen unsere Preisspannen für Individualsoftware.