/ Integrationen
Lexware / lexoffice anbinden
Lexware und lexoffice an Shop, Zeiterfassung oder Fachanwendung anbinden — inklusive ehrlicher Prüfung, ob sich das schon lohnt.
Für wen: Kleinere Unternehmen, Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, deren Buchhaltung und Auftragswesen auf Lexware-Programmen oder auf lexoffice laufen.
Lexware ist keine einzelne Software, sondern eine Produktfamilie — und für die Anbindung ist das der wichtigste Unterschied: Auf der einen Seite stehen die klassischen Desktop-Programme für Buchhaltung, Faktura und Auftrag mit lokaler Datenhaltung im Betrieb, auf der anderen die Cloud-Lösung lexoffice, die inzwischen unter dem Namen Lexware Office geführt wird. Beide Welten verhalten sich technisch grundverschieden.
Die Cloud-Variante bietet eine dokumentierte Web-Schnittstelle, über die Kontakte, Belege, Rechnungen und Zahlungen angebunden werden können; der Zugang wird vom Mandanten selbst erzeugt und bleibt in seiner Hand. Die klassischen Desktop-Programme arbeiten dagegen mit lokaler Datenhaltung und tauschen Daten üblicherweise über Import- und Exportformate aus. Welcher Weg in Ihrem Fall gilt, entscheidet nicht die Präferenz des Entwicklers, sondern das eingesetzte Produkt.
Bewegt wird in diesen Landschaften ein kompakter Satz an Objekten: Kontakte und Kunden, Angebote, Rechnungen und Gutschriften, Belege, Zahlungen und gegebenenfalls Artikel. Die Hauptrichtung ist fast immer dieselbe: Ein Vorsystem — Shop, Zeiterfassung, Fachanwendung, Projektsoftware — erzeugt Rechnungsdaten, die in der Buchhaltung landen sollen. Zurück kommt der Zahlstatus.
Und dann die unbequeme Rechnung, die wir vor jedem Angebot aufmachen: Wer dreißig Rechnungen im Monat schreibt, spart mit einem sauberen Export und fünf Minuten Handarbeit mehr Geld, als eine gewartete Schnittstelle über fünf Jahre kostet. Eine Integration lohnt sich in kleinen Landschaften ab dem Punkt, an dem die Übertragung wiederkehrend Zeit frisst oder regelmäßig Fehler produziert — vorher nicht.
Typische Aufgaben
- Rechnungen aus einer Fachanwendung, einem Shop oder der Zeiterfassung automatisch in die Buchhaltung übernehmen.
- Kunden- und Kontaktdaten zwischen CRM und Buchhaltung abgleichen, statt sie an zwei Stellen zu pflegen.
- Zahlungsstatus zurück ins Vorsystem melden, damit Mahnwesen und Projektabrechnung auf echten Zahlen arbeiten.
- Belege für die Weitergabe an die Steuerkanzlei aufbereiten — je nach Konstellation als Übergabe im DATEV-Format.
- Wiederkehrende Abrechnungen (Wartungspauschalen, Verträge, Abonnements) aus dem Vorsystem heraus erzeugen lassen.
- Den Umstieg von einer gewachsenen Excel- oder Access-Lösung auf ein sauberes Vorsystem begleiten, das an die Buchhaltung andockt.
/ Ehrlich vorab
Worauf es ankommt
Das sind die Punkte, an denen Anbindungen an Lexware / lexoffice in der Praxis scheitern oder teuer werden. Wir schreiben sie hierhin, weil sie sonst erst im Projekt auftauchen — und dort kosten sie Geld.
- Der Griff in die lokale Datenbank ist keine Schnittstelle. Direktzugriffe auf Desktop-Datenbestände wirken kurzfristig elegant und kollidieren mittelfristig mit Programmupdates, Mehrplatzbetrieb und Herstellersupport. Der unterstützte Weg ist unbequemer und hält Jahre länger.
- Festgeschriebene Belege lassen sich nicht mehr ändern. Was einmal in der Buchhaltung steht, wird storniert und neu erzeugt. Vorsysteme, die Rechnungen „einfach korrigieren“, brechen genau an dieser Stelle — und zwar erst im Betrieb.
- Nummernkreise gehören genau einem System. Wenn Fachanwendung und Buchhaltung beide Rechnungsnummern vergeben, entstehen Lücken oder Dubletten. Beides ist bei einer Prüfung unangenehm und im Nachhinein kaum sauber zu reparieren.
- Cloud-Schnittstellen haben Grenzen für Zugriffshäufigkeit und Datenmenge. Für die laufende Fakturierung reicht das bequem. Für nächtliche Vollabgleiche zehntausender Datensätze ist das Werkzeug schlicht falsch gewählt — dann ist die Frage nicht die Schnittstelle, sondern das System.
- Wächst der Betrieb, wächst das System nicht automatisch mit. Eine Buchhaltungslösung für Kleinbetriebe ist die richtige Wahl, bis Lager, Varianten oder mehrere Standorte dazukommen. Diesen Punkt sollte man vor der Integration ansprechen, nicht danach.
- Manchmal ist die richtige Antwort kein Projekt. Wir rechnen die Anbindung über ihre Laufzeit durch. Rechnet sie sich nicht, sagen wir das — das ist einer der Gründe für unsere Annahmequote unter 30 Prozent.
Passende Leistungen
Wie wir Systeme grundsätzlich koppeln, steht auf der Seite zur ERP- und System-Integration; für Umzüge und Automatisierung von Datenbeständen gibt es Datenflüsse und Automatisierung. Was ein solches Vorhaben kostet, zeigen unsere Preisspannen für Individualsoftware.