Rechnet sich das überhaupt?
Rechnet sich das überhaupt?
Vier Angaben, alle von Ihnen. Wir hinterlegen keine Durchschnittswerte — was hier herauskommt, sind Ihre Zahlen. Bei einem Ergebnis unter 12.000 € im Jahr raten wir ab, und dann steht das hier auch so.
Wie oft läuft der Ablauf? Rechnungen, Anfragen, Bestellungen, Meldungen — was Sie zählen können.
Reine Bearbeitungszeit von Hand, ohne Wartezeiten. Lieber knapp schätzen als großzügig.
Vollkosten der Person, die den Vorgang bearbeitet — Bruttolohn plus Arbeitgeberanteil und Gemeinkosten, nicht der Auszahlungsbetrag.
Der entscheidende Wert. Wie viele Vorgänge laufen durch, ohne dass jemand nachdenken, nachfragen oder abweichen muss? Die restlichen bleiben Handarbeit — das ändert sich auch mit KI nicht.
Sobald Vorgänge, Minuten und Stundensatz stehen, rechnet das Ergebnis mit. Nichts wird gesendet.
Die Formel, offen
Ersparnis = Vorgänge × 12 × (Minuten ÷ 60) × Anteil × Stundensatz
Mehr steckt nicht dahinter. Kein Effizienzfaktor, kein Branchenmittel, kein Zuschlag für „Mitarbeiterzufriedenheit“ — die Zahl soll einer Rückfrage im eigenen Haus standhalten, und das tun nur Größen, die dort jemand nachprüfen kann.
Die Amortisationsdauer rechnet gegen eine Projektspanne von 15.000 bis 45.000 €. Was Ihr Fall konkret kostet, hängt vor allem daran, an wie vielen fremden Systemen der Ablauf hängt.
Was der Rechner nicht weiß
Drei Dinge verschieben das Ergebnis erheblich, und keines davon lässt sich in ein Eingabefeld packen.
- Die Ausnahmen. Der Regelfall ist in zwei Wochen gebaut; danach kommen die vierzehn Sonderfälle, von denen zwölf beim ersten Gespräch niemand erwähnt hat, weil sie selbstverständlich sind. Je mehr Ausnahmen, desto weiter rutscht der Anteil der Fälle ohne Rückfrage nach unten — und dieser Anteil trägt die gesamte Rechnung.
- Der Zustand der Daten. Wenn die Kundennummer in drei Systemen unterschiedlich geschrieben wird, ist das erste Drittel des Projekts Datenarbeit. Sie ist unvermeidbar, sie ist nützlich, und sie steht in keinem Angebot, das der Auftraggeber sehen wollte.
- Die Frage, ob die Zeit sich bündelt. Vierzig Stunden im Jahr, verteilt auf zwölf Personen, geben niemandem einen Tag zurück. Erst wenn hinter der Ersparnis eine Stelle, eine Überstunde oder ein abgelehnter Auftrag steht, ist sie Geld.
Der dritte Punkt ist der, an dem die meisten Wirtschaftlichkeitsrechnungen brechen — und der einzige, den Sie ohne uns beantworten können. Tun Sie es vor dem Gespräch, nicht danach.
Was sich im Mittelstand tatsächlich rechnet
Eine Beobachtung aus unseren Projekten, ohne Anspruch auf Repräsentativität: Die Vorhaben, die sich rechnen, sehen langweiliger aus als die, über die geredet wird.
| Ablauf | Typische Wirkung | Warum es funktioniert |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen erfassen und vorkontieren | Hoch | Große Menge, wiederkehrende Formate weniger Absender, klare Prüfinstanz. Der klassische Fall für Vorlagen statt Modell. |
| Anfragen aus mehreren Kanälen an die richtige Stelle bringen | Hoch | Freitext, hohe Menge, Fehler fällt später auf. Genau das Feld eines Modells — mit Vorschlag statt Entscheidung. |
| Stammdaten zwischen zwei Systemen gleich halten | Hoch, und meist ohne KI | Das ist eine Schnittstelle. Ein Modell dazwischen macht den Vorgang langsamer, teurer und nicht mehr reproduzierbar. |
| Angebote aus Textbausteinen erzeugen | Mittel | Spart Tippzeit, aber die Prüfung bleibt. Rechnet sich ab einer zweistelligen Zahl pro Woche. |
| Berichte für die Geschäftsführung erstellen | Gering | Kleine Menge, hoher Anspruch an Richtigkeit, viele Ausnahmen. Hier ist ein guter Export meist die bessere Antwort. |
Auffällig ist die dritte Zeile: Sie erscheint regelmäßig als KI-Vorhaben und ist keines. Daten zwischen zwei Systemen gleich zu halten, ohne sie zu bewerten, ist gelöste Ingenieursarbeit — und der erste Schritt sollte immer die Frage sein, ob beide Systeme nicht bereits eine Schnittstelle mitbringen. Bei gängiger Warenwirtschaft, Buchhaltung und Shopsystemen ist das häufiger der Fall, als der jeweilige Vertrieb erwähnt.
Die kleinste sinnvolle Stufe
Wenn der Rechner für ein Vorhaben spricht, ist die nächste Frage nicht, wie das Endbild aussieht, sondern welche Stufe zuerst in Betrieb geht. Wir bauen nicht das Ziel, sondern den kleinsten Schritt, der im Tagesgeschäft läuft — und zwar im Tagesgeschäft, nicht als Erprobung nebenher.
Der Grund ist unbequem und deshalb selten in Angeboten zu lesen: Ein Vorhaben, das drei Monate nebenherläuft und danach bewertet wird, misst die Begeisterung der Beteiligten und nicht den Nutzen. Erst wenn jemand darauf angewiesen ist, kommen die Fälle heraus, die den Unterschied machen.
- Ist-Wert messen: Vorgänge, Minuten, Rückfragen. Zwei Wochen mit einer Strichliste reichen und sind belastbarer als jede Schätzung.
- Eine Fallgruppe auswählen, die groß genug ist, um zu zählen, und einfach genug, um in Wochen zu stehen.
- Diese Gruppe automatisieren, mit Freigabe durch einen Menschen und einem Protokoll über jeden Lauf.
- Nach drei Monaten anhand der echten Zahlen entscheiden: Freigabe abschalten, nächste Fallgruppe, oder aufhören. Alle drei Ausgänge sind zulässig.
Der vierte Punkt enthält den Ausgang „aufhören“ ausdrücklich. Ein Vorhaben, dessen Zahlen nach drei Monaten nicht überzeugen, sollte nicht in die zweite Stufe gehen, nur weil die erste bezahlt ist. Das ist im Ergebnis billiger als das Gegenteil, und es kommt vor.
Häufige Fragen
Wir haben die Zahlen nicht. Wie kommen wir daran?
Zwei Wochen Strichliste bei den Leuten, die den Ablauf ausführen. Nicht schätzen lassen, sondern zählen lassen — Schätzungen liegen bei wiederkehrenden Tätigkeiten regelmäßig um den Faktor zwei daneben, in beide Richtungen. Das kostet niemanden mehr als ein paar Minuten am Tag und ist die Grundlage für alles Weitere.
Lohnt sich das auch bei zwanzig Mitarbeitenden?
Es hängt an der Menge, nicht an der Betriebsgröße. Ein Zwanzig-Personen-Betrieb, durch den täglich zweihundert Aufträge laufen, hat mehr zu gewinnen als ein Zweihundert-Personen-Betrieb mit zwanzig Aufträgen. Rechnen Sie es mit Ihren Zahlen — dafür ist der Rechner oben da.
Was kostet die Analysephase, wenn danach kein Projekt kommt?
Das Erstgespräch von 45 Minuten ist kostenlos, auch wenn das Ergebnis lautet, dass sich nichts lohnt. Eine ausgearbeitete Analyse mit Lastenheft ist eine Leistung und kostet — dafür gehört das Ergebnis Ihnen, einschließlich der Empfehlung, es zu lassen.
Können wir das intern machen?
Wenn jemand bei Ihnen die Zeit hat und die Systeme kennt: oft ja, und dann sollten Sie es tun. Der Punkt, an dem es kippt, ist die Anbindung an ein zweites System — dort geht mehr Zeit in Abstimmung als in Arbeit, und dafür braucht es jemanden, dessen Hauptaufgabe das ist.
Wie es weitergeht
45 Minuten mit dem Geschäftsführer. Kostenlos.
Sie beschreiben Ihren Prozess. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Eigenentwicklung für Sie rechnet — und wenn nicht, welches Standardprodukt besser passt. Danach bekommen Sie eine Einschätzung zu Aufwand und Kosten. Keine Präsentation, kein Verkaufsgespräch.
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