/ Ratgeber · Ablauf
Software entwickeln lassen.
Ein Softwareprojekt extern zu vergeben läuft in neun Schritten ab: Prozess klären, Ziel und Budget festlegen, Make-or-Buy prüfen, Anforderungen schriftlich beschreiben, Anbieter auswählen, Angebote über ihre Annahmen vergleichen, Vertrag prüfen, Umsetzung im festen Takt steuern, abnehmen und betreiben. Der größte Hebel liegt vor der ersten Zeile Code — in den Anforderungen und im Vertrag.
Diese Seite beschreibt das Vorgehen aus Sicht des Auftraggebers — unabhängig davon, wer am Ende entwickelt. Was ein solches Projekt marktüblich kostet, steht im Ratgeber Was kostet Individualsoftware — Preisspannen und Kostentreiber.
/ Schritt für Schritt
Vom Bedarf bis zum Betrieb.
Die Reihenfolge ist wichtiger als die Geschwindigkeit. Wer Schritt vier überspringt, bezahlt ihn in Schritt acht — dann allerdings zum Stundensatz.
Das Problem beschreiben, nicht die Lösung
Beginnen Sie mit dem Ablauf, nicht mit der Wunschsoftware. Wer erfasst welche Daten, wer prüft, wer entscheidet, was passiert im Ausnahmefall, wie oft läuft das pro Woche? Und vor allem: Was kostet der heutige Zustand an Arbeitszeit, Fehlern und verlorenen Aufträgen? Diese Zahl ist später Ihr Maßstab für jedes Angebot.
Ziel, Budgetrahmen und Termin festlegen
Ein Projekt braucht ein messbares Ziel — Durchlaufzeit halbieren, doppelte Erfassung abschaffen, Nachweispflicht erfüllen. Legen Sie außerdem einen Budgetrahmen fest, inklusive Betrieb für die ersten drei Jahre. Anbieter, die Ihren Rahmen kennen, können sinnvoll zuschneiden statt zu raten.
Make or Buy ehrlich prüfen
Bevor Sie bauen lassen: Gibt es ein Produkt, das den Prozess trägt? Für Buchhaltung, Lohn oder Zeiterfassung fast immer. Eigenentwicklung lohnt dort, wo der Prozess Ihr Unterschied zum Wettbewerb ist oder wo heute zwischen drei Tools von Hand übertragen wird.
Anforderungen schriftlich beschreiben
Kein 80-seitiges Lastenheft, aber ein belastbares Dokument: Rollen und Rechte, Mengengerüst, die Systeme, die angebunden werden müssen, die bekannten Sonderfälle und eine Trennung in Muss und Kann. Dieses Dokument ist die Grundlage für vergleichbare Angebote — ohne es vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
Anbieter auswählen und vorqualifizieren
Drei bis fünf Anbieter genügen. Achten Sie auf Projekte in vergleichbarer Größenordnung, nicht auf Logos. Fragen Sie nach einem Referenzgespräch mit einem Kunden, dessen Projekt schwierig war — die Antwort auf diese Bitte sagt mehr aus als jede Referenzliste.
Angebote vergleichen — über die Annahmen, nicht die Summe
Das günstigste Angebot ist regelmäßig das mit den meisten unausgesprochenen Annahmen. Prüfen Sie: Was ist ausdrücklich NICHT enthalten? Wie werden Datenmigration und Tests kalkuliert? Was kostet der Betrieb pro Jahr? Rechnen Sie jedes Angebot über fünf Jahre hoch, dann ändert sich die Reihenfolge oft.
Vertrag prüfen, bevor der erste Termin steht
Code-Eigentum, Nutzungsrechte, Abnahmeverfahren, Umgang mit Nachträgen, Mitwirkungspflichten, Haftung und der Ausstieg — diese sieben Punkte entscheiden, wie teuer ein Projekt im Konfliktfall wird. Lassen Sie den Vertrag anwaltlich prüfen; die Kosten dafür sind ein Bruchteil des Risikos.
Umsetzung steuern statt begleiten
Vereinbaren Sie einen festen Takt mit lauffähigem Stand — kein Statusbericht, sondern eine Version zum Anfassen. Benennen Sie eine Person im Haus, die Anforderungen entscheidet. Stellen Sie echte Testdaten bereit. Und halten Sie jede Änderung schriftlich fest, bevor sie umgesetzt wird.
Abnehmen, einführen, betreiben
Die Abnahme läuft gegen vorher vereinbarte Kriterien, nicht gegen Gefühl. Danach folgen Schulung, eine intensiv betreute Startphase und ein Wartungsvertrag mit klaren Reaktionszeiten. Verlangen Sie Repository, Dokumentation und Betriebsanleitung als Teil der Abnahme — nicht als Bitte danach.
Bei Schritt drei hilft der Vergleich von Individualsoftware und Standardsoftware, bei Schritt vier der Lexikon-Eintrag zu Lastenheft und Pflichtenheft und ihrer Abgrenzung.
/ Vor der ersten Anfrage
Sechs Fragen, die Sie intern beantworten müssen.
Wer entscheidet fachlich?
Ohne eine Person mit Entscheidungsbefugnis und Zeit im Kalender scheitert das Projekt unabhängig vom Dienstleister. Diese Rolle lässt sich nicht einkaufen.
Welche Systeme bleiben?
ERP, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Zeiterfassung: Klären Sie vorab, welches System für welche Datenart führend ist. Ohne diese Festlegung entsteht dasselbe Abgleichproblem in neuer Oberfläche.
Welche Daten müssen mit?
Offene Vorgänge vollständig, abgeschlossene Jahre oft nur als lesbares Archiv. Wer alles migrieren will, bezahlt die Bereinigung historischer Ungenauigkeiten mit.
Wer testet — und wann?
Fachliche Tests kann nur Ihr Team leisten. Planen Sie diese Stunden ein, sonst verschiebt sich der Termin an einer Stelle, die im Angebot gar nicht vorkommt.
Was passiert mit dem Alltag?
Während der Umstellung läuft der Betrieb weiter. Klären Sie, ob es einen Parallelbetrieb gibt und wer die Ergebnisse abgleicht.
Was ist der Stichtag — und warum?
Ein Termin aus einem echten Grund (Vertragsende, gesetzliche Frist, Saison) ist steuerbar. Ein Wunschtermin erzeugt nur Druck und schlechte Kompromisse.
/ Anbieterauswahl
Woran Sie einen tragfähigen Anbieter erkennen.
Sechs Kriterien, die sich vor der Beauftragung prüfen lassen — mit dem jeweiligen Warnsignal daneben.
Referenzen
Projekte in vergleichbarer Größe und Systemlandschaft, idealerweise mit einem Gesprächspartner beim Kunden.
Warnsignal: Nur Logos ohne Projektbeschreibung, oder Referenzen aus einer völlig anderen Größenordnung.
Umgang mit Unklarheiten
Rückfragen vor dem Angebot, benannte Annahmen, ein Vorschlag, wie offene Punkte geklärt werden.
Warnsignal: Ein Angebot ohne einzige Rückfrage. Wer nicht fragt, hat entweder nicht gelesen oder plant Nachträge ein.
Code-Eigentum
Vertraglich zugesicherte Übertragung von Repository, Dokumentation und allen Rechten an Sie.
Warnsignal: Nutzungsrechte statt Eigentum, Quellcode „auf Anfrage“, Hosting ausschließlich beim Anbieter.
Team
Namentlich benannte Personen, die tatsächlich arbeiten, und ein fester fachlicher Ansprechpartner.
Warnsignal: Vertrieb im Erstgespräch, danach wechselnde Ansprechpartner ohne Übergabe.
Betrieb nach dem Go-live
Angebot für Wartung und Support mit Reaktionszeiten, getrennt ausgewiesenen Hostingkosten und Kündigungsfrist.
Warnsignal: Kein Wort zum Betrieb im Angebot. Der Punkt kommt später — dann ohne Verhandlungsposition.
Preismodell
Nachvollziehbare Kalkulation, klare Grenze des Umfangs, definierter Prozess für Änderungswünsche.
Warnsignal: Pauschalpreis ohne Umfangsbeschreibung oder ein Stundensatz ohne jede Aufwandsschätzung.
/ Vertrag
Fünf Punkte, die im Konfliktfall den Preis bestimmen.
Kein Ersatz für eine anwaltliche Prüfung, aber die Liste, mit der Sie in ein Vertragsgespräch gehen sollten.
Code-Eigentum statt Nutzungsrecht
Ein einfaches Nutzungsrecht bedeutet: Sie dürfen die Software verwenden, aber nicht ändern, nicht weitergeben und niemand anders darf sie weiterentwickeln. Verlangt gehört die Übertragung aller ausschließlichen Nutzungsrechte samt Quellcode, Repository-Historie und Dokumentation — und zwar mit der Abnahme, nicht auf spätere Anfrage.
Abnahme mit Kriterien und Frist
Ohne definierte Abnahmekriterien wird die Abnahme zur Geschmacksfrage. Regeln Sie, was geprüft wird, wie lange Sie dafür Zeit haben, was als wesentlicher Mangel gilt und was passiert, wenn Mängel nicht behoben werden. Vorsicht bei Klauseln, nach denen die Abnahme durch bloße Nutzung oder Zeitablauf als erfolgt gilt.
Nachträge sauber getrennt
Zwei Fälle gehören unterschieden: Der Anbieter hat sich im vereinbarten Umfang verschätzt — das ist sein Risiko. Oder Sie ändern den Umfang — dann wird der Änderungswunsch separat kalkuliert und von Ihnen freigegeben, bevor jemand daran arbeitet. Ein Vertrag ohne diesen Mechanismus produziert Rechnungen, die niemand vorher gesehen hat.
Mitwirkungspflichten kennen
Verträge legen fest, was Sie beisteuern müssen: Ansprechpartner, Testdaten, Zugänge, Rückmeldefristen. Diese Pflichten sind legitim — Sie sollten sie nur vor der Unterschrift lesen, denn Verzug auf Ihrer Seite verschiebt Termine und kann Mehrkosten auslösen.
Ausstieg und Weiterbetrieb
Was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet oder der Anbieter ausfällt? Geregelt gehören die Herausgabe aller Daten in einem gängigen Format, Zugänge zu Hosting und Domains, eine Übergabedokumentation und eine Frist, in der noch unterstützt wird. Ohne diese Klauseln ist der Wechsel technisch möglich, aber praktisch teuer.
Wie sich Umfang, Nachträge und Abnahme in einem Festpreisvertrag zueinander verhalten, erklärt der Lexikon-Eintrag zum Festpreisprojekt.
/ Anforderungen
Anforderungen so beschreiben, dass Angebote vergleichbar werden.
Fünf Regeln, die ein zehnseitiges Dokument brauchbarer machen als ein hundertseitiges.
- Prozess vor Funktion: Beschreiben Sie den Ablauf mit Auslöser, Beteiligten und Ergebnis. „Ein Button, der eine PDF erzeugt“ ist eine Lösung, kein Bedarf.
- Mengengerüst nennen: Wie viele Datensätze, Nutzer, Vorgänge pro Tag, wie viele Jahre Historie? Diese Zahlen entscheiden über die Architektur und damit über den Preis.
- Sonderfälle aufschreiben: Stornos, Teillieferungen, Rabatte auf Position, Vertretungsregelungen, der eine Kunde mit eigenem Preisschema. Sie sind der häufigste Grund, warum Schätzungen später nicht halten.
- Muss und Kann trennen: Wer weiß, was verzichtbar ist, kann einen tragfähigen ersten Ausbauschritt schneiden statt alles gleichzeitig zu bauen.
- Akzeptanzkriterien formulieren: Woran erkennen Sie, dass eine Anforderung erfüllt ist? Ein Satz je Anforderung erspart die Diskussion bei der Abnahme.
/ Häufige Fragen
Was vor der Beauftragung gefragt wird.
Wie läuft ein Softwareprojekt ab?
In neun Schritten: Bedarf und Prozess klären, Ziel und Budget festlegen, Make-or-Buy prüfen, Anforderungen schriftlich beschreiben, Anbieter auswählen, Angebote über die Annahmen vergleichen, Vertrag prüfen, Umsetzung im festen Takt steuern und schließlich abnehmen, einführen und betreiben. Der Aufwand auf Kundenseite liegt vor allem in den Schritten eins bis vier und beim Testen.
Was muss ich klären, bevor ich Anbieter anfrage?
Wer fachlich entscheidet, welche Systeme bestehen bleiben und welches davon für welche Daten führend ist, welche Altdaten übernommen werden müssen, wer testet, wie der Betrieb während der Umstellung weiterläuft und ob es einen echten Stichtag gibt. Diese sechs Punkte bestimmen den Zuschnitt jedes Angebots.
Wie vergleiche ich Angebote von Softwarefirmen?
Nicht über die Summe, sondern über die Annahmen. Prüfen Sie, was ausdrücklich nicht enthalten ist, wie Datenmigration und Tests kalkuliert wurden, wer das Schätzrisiko trägt und was der Betrieb pro Jahr kostet. Rechnen Sie jedes Angebot über fünf Jahre inklusive Hosting, Wartung und Weiterentwicklung hoch.
Wem gehört der Quellcode nach dem Projekt?
Das hängt allein vom Vertrag ab — ohne Regelung bleiben die Rechte häufig beim Auftragnehmer. Vereinbaren Sie ausdrücklich die Übertragung der ausschließlichen Nutzungsrechte samt Quellcode, Repository und Dokumentation, wirksam mit der Abnahme. Nur dann kann ein anderes Team Ihre Software später weiterentwickeln.
Brauche ich ein Lastenheft?
Ein formales Lastenheft ist nicht zwingend, eine schriftliche Anforderungsbeschreibung schon. Sie braucht Rollen, Mengengerüst, anzubindende Systeme, bekannte Sonderfälle und eine Trennung in Muss und Kann. Ohne dieses Dokument sind Angebote nicht vergleichbar, und die Abnahme wird zur Auslegungsfrage.
Wie lange dauert die Entwicklung einer Software?
Ein klar abgegrenztes kleines System ist in Wochen produktiv, ein Fachsystem mit Schnittstellen und Migration braucht Monate. Planbar wird der Termin, wenn zuerst der Prozessabschnitt mit der meisten Handarbeit live geht statt auf einen einzigen Stichtag hinzuarbeiten.
/ Nächster Schritt
Sie stehen bei Schritt eins? Dann fangen wir dort an.
Im kostenlosen Pre-Assessment gehen wir Ihren Prozess durch, benennen die Risiken und sagen, welcher Zuschnitt trägt. Wenn ein Standardprodukt besser passt, hören Sie das von uns.
Vorhaben beschreiben