Kfz-Software auswählen.
Die sieben Fragen, die vor dem Vertrag zählen.

Die Frage klingt technisch, ist aber betriebswirtschaftlich. Eine Cloud-Lösung spart Serverbetrieb, Backups und Update-Termine und ist von jedem Arbeitsplatz erreichbar — dafür zahlen Sie dauerhaft pro Nutzer und Monat, und die Verfügbarkeit Ihres Betriebs hängt an Ihrer Internetleitung. Eine Installation im Haus bindet Kapital und verlangt jemanden, der sich kümmert, ist bei stabiler Nutzerzahl über Jahre aber oft günstiger.

Prüfen Sie drei Dinge konkret: Wo stehen die Server physisch — Deutschland, EU oder Drittland? Was passiert bei einem Ausfall der Internetverbindung, gibt es einen Notbetrieb für die Auftragsannahme? Und wie sieht die Preisentwicklung pro Arbeitsplatz aus, wenn Sie in drei Jahren zwei Mitarbeiter mehr haben? Die Abwägung im Detail steht unter Cloud oder On-Premise im Vergleich.

Das ist die wichtigste Frage der ganzen Liste, und sie wird am seltensten gestellt. Fahrzeug-, Kunden- und Auftragsdaten gehören Ihnen — aber ob Sie sie ohne den Hersteller nutzen können, entscheidet die Software. Zwischen „es gibt einen CSV-Export“ und „es gibt eine dokumentierte Schnittstelle“ liegen im Alltag Welten.

Fragen Sie nach einer dokumentierten Schnittstelle, nicht nach einem Export. Lassen Sie sich die Dokumentation zeigen, bevor Sie unterschreiben — nicht die Zusage, dass es sie gibt. Systeme, die nach dem Prinzip API-First gebaut sind, machen jede spätere Anbindung — Online-Terminbuchung, Fahrzeugbörse, Buchhaltung, Reifeneinlagerung — zu einer Frage von Tagen statt Monaten.

Konkret abfragen: Welche Objekte sind erreichbar — nur Kunden, oder auch Aufträge, Positionen und Fahrzeughistorie? Kostet der Zugriff extra? Und darf ein Dritter — Ihr Webdienstleister, ein anderes Systemhaus — die Schnittstelle nutzen, oder nur zertifizierte Herstellerpartner?

Branchensoftware wird häufig mit 36 oder 60 Monaten Laufzeit verkauft, teils inklusive Hardware. Das ist nicht per se unseriös — problematisch wird es durch die Kombination aus langer Bindung, automatischer Verlängerung und einseitiger Preisanpassungsklausel.

Lesen Sie drei Passagen doppelt: Wie lange läuft der Vertrag, und um welchen Zeitraum verlängert er sich stillschweigend? Bis wann muss gekündigt werden, und in welcher Form? Und unter welchen Bedingungen darf der Preis steigen — frei, an einen Index gebunden, oder mit Sonderkündigungsrecht bei Erhöhung? Ein Wartungs- und Supportvertrag gehört daneben eigenständig geprüft: Was ist eine Störung, welche Reaktionszeit gilt, und wie sieht der Meldeweg aus. Dazu was ein belastbares SLA enthalten muss.

Der Wechsel scheitert selten an der neuen Software, sondern an den zwölf Jahren Historie im alten System. Fahrzeugakten, Kundenstamm, offene Aufträge, Reifeneinlagerungen, Serviceintervalle: Was davon kommt mit, in welcher Tiefe, und was bleibt als Archiv zurück?

Klären Sie vor Vertragsschluss, wer die Datenmigration verantwortet, was sie kostet und woran gemessen wird, dass sie gelungen ist. Seriöse Anbieter arbeiten mit einem Probelauf gegen eine echte Datenkopie und legen ein Abgleichprotokoll vor: Wie viele Kunden, Fahrzeuge und offene Vorgänge waren vorher da, wie viele danach, und wie erklärt sich die Differenz.

Wichtig ist die Gegenrichtung: In welchem Format liefert Ihr bisheriges System die Daten überhaupt aus? Gibt der Altanbieter nur einen Ausdruck oder ein proprietäres Format heraus, entsteht der Aufwand dort, wo ihn niemand kalkuliert hat.

Drei Themen, die im Vertrieb gern als erledigt dargestellt werden und im Prüfungsfall am Betrieb hängen bleiben.

Kasse: Sobald Ihr Betrieb Barverkäufe über ein Programm erfasst — Teile über den Tresen, Barzahlung einer Rechnung —, ist das System kassenrechtlich relevant und braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Fragen Sie, welche TSE verbaut ist, ob sie als Hardware oder Cloud-Dienst läuft und ob der genormte Kassendatenexport auf Knopfdruck erzeugt wird.

Aufzeichnungen: Die GoBD verlangen unter anderem Unveränderbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Fragen Sie, ob der Anbieter eine Musterverfahrensdokumentation für seine Software mitliefert — und ob Korrekturen im System als Korrektur sichtbar bleiben.

Rechnungen: Die E-Rechnung betrifft Eingang und Ausgang getrennt. Kann das System strukturierte Rechnungen erzeugen und eingehende verarbeiten, oder ist das ein kostenpflichtiges Zusatzmodul? Welche Fristen für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung — welche Formate die Software beherrscht, mit dem Anbieter.

Für Autohäuser kommt die Zulassung dazu: Wenn Sie Vorgänge über die internetbasierte Fahrzeugzulassung abwickeln, entscheidet die Anbindung Ihrer Zulassungssoftware an das Dealer-Management-System darüber, ob der Zeitvorteil im Betrieb ankommt.

Der größte Unterschied zwischen zwei Werkstattsystemen liegt heute selten in der internen Auftragsmaske, sondern an den Rändern: Kann der Kunde online einen Termin buchen — mit echter Kapazitätsprüfung, nicht als Formular, das jemand abtippt? Bekommt er automatisch eine Nachricht, wenn das Fahrzeug fertig ist? Lässt sich die Annahme mit Foto-Dokumentation digital erledigen?

Diese Funktionen entscheiden über Auslastung und Bewertungen, und sie sind der häufigste Grund, warum Betriebe ein zweites Werkzeug neben ihr Hauptsystem stellen. Das ist kein Fehler: Eine schlanke Weblösung, die per Schnittstelle an das bestehende System angebunden ist, ist meist günstiger und schneller als der Wechsel des gesamten Systems — vorausgesetzt, Frage 2 ist beantwortet.

Die Frage wirkt vor der Unterschrift unpassend und ist genau deshalb wirksam: Sie zeigt, wie ein Anbieter über Abhängigkeit denkt. Lassen Sie sich schriftlich geben, was bei einer Kündigung passiert.

Bekommen Sie Ihre Daten in einem lesbaren, strukturierten Format — vollständig, inklusive Historie und Belegen? Was kostet der Export? Wie lange bleiben die Daten nach Vertragsende verfügbar? Und falls Anpassungen für Ihren Betrieb entwickelt wurden: Wem gehören sie?

Nehmen Sie diese Punkte mit ins Gespräch und notieren Sie die Antworten schriftlich. Wo ein Anbieter ausweicht, liegt später der Aufwand.

• Serverstandort, AVV und Notbetrieb bei Leitungsausfall — schriftlich benannt.
• Schnittstellendokumentation vor Vertragsschluss einsehbar, inklusive Preisen und Nutzungsrechten für Dritte.
• Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist und Preisanpassungsklausel im Klartext.
• Migrationsumfang, Probelauf und Abgleichprotokoll als vereinbarte Leistung, nicht als Zusage.
• TSE, GoBD-Verfahrensdokumentation und E-Rechnung: enthalten oder Zusatzmodul?
• Online-Termin und Statusnachricht: echte Anbindung oder Formular?
• Datenexport bei Kündigung: Format, Umfang, Kosten, Frist.

Und eine Einordnung zum Schluss: Nicht jeder Betrieb braucht eine Eigenentwicklung. Für Buchhaltung, Lohn und den Standard-Werkstattauftrag ist Standardsoftware in aller Regel die richtige Wahl. Individuell lohnt sich das, was Ihren Betrieb unterscheidet — die Kundenschnittstelle, ein besonderer Ablauf, eine Anbindung, die es fertig nicht gibt. Wie NOVU solche Bausteine kalkuliert, steht auf der Übersicht zu Preisen und Festpreis-Modell; die Leistungen rund um Autohaus und Werkstatt unter Digitallösungen fürs Autohaus.