/ Ratgeber · Kosten
Was kostet Individualsoftware?
Individualsoftware kostet marktüblich zwischen rund 5.000 € für ein kleines internes Werkzeug und 500.000 € und mehr für eine große Plattform. Die meisten Vorhaben im Mittelstand liegen zwischen 15.000 und 150.000 €, die Stundensätze deutscher Anbieter bewegen sich üblicherweise zwischen 80 und 180 €. Wo Sie in dieser Spanne landen, entscheiden nicht die Bildschirmmasken, sondern Schnittstellen, Datenqualität, Rollenmodell und Compliance-Auflagen.
Die Zahlen auf dieser Seite sind eine Marktorientierung für Deutschland, recherchierter Stand 2026 — keine Angebotspreise. Was NOVU konkret berechnet und wie der Festpreis zustande kommt, steht auf der Preisseite mit den Spannen nach Projektgröße.
/ Marktorientierung 2026
Vier Größenordnungen, vier Preisspannen.
Die Grenzen sind fließend, die Reihenfolge ist es nicht: Was ein Vorhaben in die nächste Stufe hebt, ist fast immer die Zahl der beteiligten Systeme und Nutzergruppen — nicht der Funktionsumfang der Oberfläche.
Kleines internes Tool
5.000–15.000 €
Ein abgegrenzter Ablauf, eine Nutzergruppe, keine oder eine einfache Schnittstelle — etwa eine Erfassungsmaske mit Freigabeschritt und Auswertung.
MVP oder einfache Webanwendung
15.000–50.000 €
Erste produktive Version eines Fachsystems: eigenes Datenmodell, mehrere Rollen, eine angebundene Fremdsoftware, Betrieb inklusive Sicherung.
Mittlere Fachlösung
50.000–150.000 €
Mehrere Module in einem System, Migration aus einem Altbestand, Anbindung an ERP oder Buchhaltung, differenzierte Rechte und Protokollierung.
Komplexe Plattform
150.000–500.000 €+
Mandantenfähigkeit mit getrennten Datenräumen, externe Nutzergruppen, Betriebs- und Sicherheitskonzept, regulatorische Nachweispflichten.
Stundensätze: 80 bis 180 €
So weit reicht die marktübliche Spanne in Deutschland, je nach Rolle, Spezialisierung und Region. Nearshore-Anbieter liegen darunter, dafür steigt der Abstimmungsaufwand. Wichtiger als der Satz ist die Zahl der Stunden: 100 Stunden zu 90 € sind teurer als 60 Stunden zu 140 €, und diese Rechnung sehen Sie im Angebot nicht.
Warum die Spannen so breit sind
Zwei Projekte mit identischer Beschreibung können sich im Aufwand um den Faktor fünf unterscheiden — je nachdem, ob es drei Rollen gibt oder zwölf, ob die Altdaten sauber sind oder gewachsen, ob ein Fremdsystem eine dokumentierte API hat oder einen nächtlichen CSV-Export. Ein belastbarer Preis entsteht deshalb erst nach einer Analyse.
/ Kostentreiber
Fünf Faktoren entscheiden über den Preis.
Schnittstellen
Nicht die Anzahl entscheidet, sondern der Zustand der Gegenstelle. Eine dokumentierte, moderne API ist in Tagen angebunden. Ein Altsystem ohne Dokumentation, bei dem erst herausgefunden werden muss, was ein Feld bedeutet, kostet ein Vielfaches — inklusive der Absprachen mit einem fremden Hersteller.
Datenmigration
Der Aufwand hängt an der Datenqualität, nicht an der Datenmenge. Zehn saubere Tabellen sind schneller übernommen als eine gewachsene mit Dubletten, drei Datumsformaten und Freitext in Zahlenfeldern. Bereinigungsregeln, Testläufe und Abgleichprotokolle sind der Posten, der in Angeboten am häufigsten fehlt.
Rollen und Rechte
Jede zusätzliche Rolle bringt eigene Ansichten, eigene Berechtigungen und vor allem eigene Testfälle mit. Ein System für eine Abteilung ist überschaubar; sobald Kunden, Partner oder mehrere Standorte zugreifen, kommt die Trennung der Datenräume dazu — und die ist Architektur, keine Einstellung.
Compliance und Nachweispflichten
DSGVO-konforme Verarbeitung gehört zum Handwerk. Aufwand entsteht dort, wo Revisionssicherheit, lückenlose Protokollierung, Barrierefreiheit nach BFSG oder branchenspezifische Zertifikate gefordert sind. Jede dieser Anforderungen wirkt in die Architektur hinein und lässt sich nicht am Ende nachrüsten.
Anbindung an das Altsystem
Auf der grünen Wiese zu bauen ist günstiger als eine Ablösung im laufenden Betrieb. Muss parallel weitergearbeitet werden, brauchen Sie Synchronisation in beide Richtungen, einen Rückfallpfad und eine schrittweise Umschaltung. Dieser Teil verdoppelt in ungünstigen Fällen den Aufwand.
Vertiefend dazu: wie eine Datenmigration technisch abläuft, was eine Schnittstelle leistet und wo sie teuer wird und was die Ablösung einer Excel-Landschaft umfasst.
/ Was den Preis senkt
Vier Hebel, die mehr bringen als jede Rabattverhandlung.
Am Preis lässt sich verhandeln, am Aufwand nicht. Wer den Aufwand senken will, muss vor dem Angebot ansetzen — nicht danach.
Ein Scope, der eine Grenze hat
Der teuerste Satz in jedem Projekt lautet: das machen wir dann später auch noch. Wer vorab schriftlich festhält, was NICHT dazugehört, senkt den Preis stärker als jede Verhandlung über den Stundensatz.
Der MVP-Schnitt
Zuerst der Prozessabschnitt mit der meisten Handarbeit, produktiv im Echtbetrieb. Er finanziert sich früher, und die Anforderungen für den Rest werden aus echter Nutzung präziser — statt aus Annahmen im Workshop.
Standardbausteine statt Eigenbau
Anmeldung, Rechteverwaltung, Dokumentenablage, Zahlungsabwicklung, Versandlabels: Für diese Teile gibt es erprobte Bausteine. Individuell wird nur, was Ihren Prozess vom Wettbewerb unterscheidet.
Entscheidungen an einer Stelle
Eine Person im Haus, die Anforderungen entscheidet und Prioritäten setzt, ist billiger als jede Rabattverhandlung. Abstimmungsschleifen über vier Abteilungen sind ein realer, bezahlter Kostenblock.
Wie ein MVP sinnvoll geschnitten wird, steht im Lexikon unter MVP — die erste tragfähige Ausbaustufe. Wie Sie den Umfang schriftlich abgrenzen, erklärt der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft.
/ Abrechnungsmodell
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
Die Frage ist nicht, welches Modell günstiger ist, sondern wer das Schätzrisiko trägt. Diese Entscheidung fällen Sie vor der Unterschrift — danach ist sie teuer zu korrigieren.
Festpreis
Ein definierter Umfang hat einen verbindlichen Preis. Verschätzt sich der Anbieter, geht das zu seinen Lasten. Das setzt voraus, dass der Umfang vorher schriftlich feststeht — sonst wird jede Änderung zum Streitfall.
Passt, wenn der Prozess bekannt ist und das Budget planbar sein muss. Enthält einen Risikoaufschlag — das ist der Preis für die Planungssicherheit.
Abrechnung nach Aufwand
Bezahlt wird geleistete Zeit. Der Einstieg ist günstiger, weil kein Risikoaufschlag enthalten ist — dafür liegt die Fehleinschätzung bei Ihnen. Ohne Budgetdeckel und Fortschrittskontrolle ist das Modell schwer zu steuern.
Passt bei echter Forschungsarbeit, laufender Weiterentwicklung und Wartung — also überall dort, wo sich der Umfang ehrlich nicht vorher beschreiben lässt.
Was ein Festpreis vertraglich bedeutet — Abnahme, Nachträge, Mitwirkungspflichten —, steht im Lexikon unter Festpreisprojekt: Definition und Fallstricke. Den ganzen Ablauf von der Anfrage bis zum Betrieb beschreibt der Ratgeber Software entwickeln lassen: Ablauf in neun Schritten.
/ Folgekosten
Was nach dem Go-live noch kostet.
Die Angebotssumme ist nicht der Preis des Systems. Vergleichen Sie Anbieter über fünf Jahre inklusive Betrieb — dann drehen sich Ranglisten regelmäßig um.
- Wartung und Support: branchenüblich werden 10 bis 20 Prozent der Projektsumme pro Jahr angesetzt. Wo Sie darin landen, hängt an den zugesagten Reaktionszeiten und daran, ob nur Störungen behoben oder auch Funktionen weiterentwickelt werden.
- Hosting und Betrieb: Server, Datenbank, Backups, Monitoring, Zertifikate. Ein monatlicher Betrag, der bei kleinen Systemen im zweistelligen und bei Plattformen im dreistelligen bis vierstelligen Bereich liegt — er gehört getrennt ausgewiesen, nicht in die Projektsumme gerechnet.
- Weiterentwicklung: Jedes System, das benutzt wird, erzeugt Änderungswünsche. Planen Sie dafür ein jährliches Budget ein, sonst entsteht genau der Stillstand, der Software nach drei Jahren zur Altlast macht.
- Fremdlizenzen und Dienste: Kartendienste, Zahlungsanbieter, Signatur, SMS-Versand, KI-Modelle. Diese Kosten laufen unabhängig vom Entwickler und sollten vor Vertragsschluss beziffert sein.
- Ihr eigener Aufwand: Anforderungen klären, Testen, Daten bereinigen, Team schulen. Dieser Posten steht in keinem Angebot, ist aber real — und er ist der Grund, warum Projekte an internen Kapazitäten scheitern, nicht am Budget.
Was ein Wartungsvertrag regeln sollte, steht unter Wartungsvertrag und SLA: Reaktionszeiten und Leistungsumfang.
/ Einordnung
Wo NOVU in diesen Spannen liegt.
Projekte beginnen bei 15.000 €. Ein kleines Fachsystem oder MVP liegt in der Regel zwischen 15.000 und 35.000 €, ein mittleres Fachsystem mit Schnittstellen und Datenmigration zwischen 35.000 und 80.000 €, eine mandantenfähige Plattform bei 80.000 € aufwärts. Verbindlich wird der Preis nach einem kostenlosen Pre-Assessment — dann als Festpreis, nicht als Schätzung.
Alle Details dazu — was in den Spannen enthalten ist, wie der Festpreis kalkuliert wird und welche Posten getrennt ausgewiesen werden — stehen auf der NOVU-Preisseite für Individualsoftware. Wie wir arbeiten, beschreibt die Leistungsseite zur Individualsoftware-Entwicklung.
/ Häufige Fragen
Was Unternehmen zu Softwarekosten fragen.
Was kostet Individualsoftware im Durchschnitt?
Ein Durchschnitt hilft wenig, weil die Spannweite zu groß ist. Marktüblich beginnen kleine interne Werkzeuge bei rund 5.000 €, MVPs und einfache Webanwendungen liegen zwischen 15.000 und 50.000 €, mittlere Fachlösungen zwischen 50.000 und 150.000 €, große Plattformen bei 150.000 € aufwärts. Im deutschen Mittelstand liegt der häufigste Korridor zwischen 15.000 und 150.000 €.
Was kostet eine Programmierstunde in Deutschland?
Die Stundensätze deutscher Anbieter liegen marktüblich zwischen etwa 80 und 180 €, je nach Rolle, Spezialisierung und Region. Ein niedriger Stundensatz sagt allerdings nichts über den Endpreis: Entscheidend ist, wie viele Stunden anfallen und wer das Risiko trägt, wenn es mehr werden als geschätzt.
Warum nennen viele Anbieter keine Preise?
Weil derselbe Begriff in zwei Unternehmen zwei verschiedene Systeme meint. Ein Kundenportal ist einmal eine Statusabfrage hinter einem Login und einmal ein Selfservice mit Vertragsänderung, Dokumentenarchiv und ERP-Anbindung. Seriös ist eine Zahl erst nach einer Analyse — eine Größenordnung vorab zu nennen ist trotzdem möglich und sollte Sie nicht überraschen.
Ist Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand günstiger?
Nach Aufwand ist der Einstieg meist niedriger, weil kein Risikoaufschlag enthalten ist — dafür tragen Sie die Fehleinschätzung. Ein Festpreis enthält diesen Aufschlag, verlagert das Schätzrisiko aber zum Anbieter und macht das Budget planbar. Bei klar umrissenem Umfang ist der Festpreis in der Gesamtrechnung meist die günstigere Variante, bei echter Forschungsarbeit die schlechtere.
Welche laufenden Kosten entstehen nach dem Go-live?
Hosting und Betrieb, Wartung und Support, Weiterentwicklung sowie Lizenzen für Fremddienste. Für Wartung und Support werden branchenüblich 10 bis 20 Prozent der Projektsumme pro Jahr kalkuliert. Rechnen Sie Angebote deshalb immer über fünf Jahre inklusive Betrieb, nicht über die Angebotssumme.
Lohnt sich Individualsoftware gegenüber einem fertigen Produkt?
Nur dort, wo der Prozess Ihren Unterschied zum Wettbewerb ausmacht oder wo kein Produkt ihn abbildet. Deckt eine Standardlösung Ihren Ablauf ab, ist sie fast immer günstiger. Teuer wird Standardsoftware erst, wenn jedes Release-Update die eigenen Anpassungen erneut kostet oder wenn zwischen drei Tools dauerhaft von Hand übertragen wird.
/ Nächster Schritt
Beschreiben Sie Ihr Vorhaben — Sie bekommen die Größenordnung, bevor Sie etwas unterschreiben.
Im kostenlosen Pre-Assessment ordnen wir Ihr Vorhaben ein, benennen die Faktoren, die es teurer oder günstiger machen, und sagen es offen, wenn ein Standardprodukt für Sie die bessere Wahl ist.
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