/ Ratgeber · E-Rechnung
E-Rechnungspflicht: Wen sie betrifft und was zu tun ist.
Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — dafür gab es keine Übergangsfrist. Für den Versand laufen gestaffelte Übergangsregelungen aus; ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B nach derzeitigem Stand ohne Ausnahme verpflichtend. Ein klassisches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung.
Hinweis: Dieser Text gibt den Stand 2026 als technische Einordnung wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen, Umsatzgrenzen und Ausnahmen können sich ändern und hängen von Ihrer konkreten Konstellation ab — lassen Sie Ihren Fall steuerlich prüfen, bevor Sie Prozesse umstellen.
/ Betroffene und Fristen
Wen die Pflicht wann trifft.
Empfang und Versand sind zwei verschiedene Pflichten mit verschiedenen Terminen. Diese Unterscheidung ist der häufigste Irrtum in der Praxis.
E-Rechnungen empfangen (inländisches B2B)
Seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend
Für den Empfang gab es keine Übergangsfrist. Jedes Unternehmen muss strukturierte Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können — technisch genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach, fachlich nicht.
E-Rechnungen versenden (Regelfall)
Übergangsregelung, läuft aus
Papier und andere elektronische Formate wie PDF sind übergangsweise weiterhin zulässig, solange der Empfänger zustimmt. Diese Regelung ist befristet und läuft nach derzeitigem Stand Ende 2026 aus.
Versand bei kleinerem Vorjahresumsatz
Verlängerte Übergangsregelung
Für Unternehmen unterhalb einer gesetzlich festgelegten Umsatzgrenze im Vorjahr (nach derzeitigem Stand 800.000 €) gilt die Übergangsregelung ein Jahr länger als im Regelfall.
Alle inländischen B2B-Umsätze
Ab dem 1. Januar 2028
Nach derzeitigem Stand endet dann jede Übergangsregelung. Ab diesem Zeitpunkt ist die strukturierte E-Rechnung im inländischen B2B der Normalfall ohne Wahlmöglichkeit.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Bereits seit mehreren Jahren Pflicht
Im B2G-Bereich wird die E-Rechnung schon deutlich länger verlangt, je nach Auftraggeber über eigene Portale und mit zusätzlichen Angaben wie einer Leitweg-Identifikationsnummer.
Nicht erfasst
Ausnahmen
Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise fallen nicht unter die Pflicht. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
/ Formate
XRechnung, ZUGFeRD — und was nicht zählt.
Entscheidend ist nicht der Name des Formats, sondern ob die Rechnungsdaten strukturiert und normkonform transportiert werden.
EN 16931 — die Norm dahinter
Die europäische Norm beschreibt das semantische Datenmodell einer Rechnung: welche Felder es gibt und was sie bedeuten. Ein Format gilt nur dann als E-Rechnung im steuerlichen Sinn, wenn es dieser Norm entspricht und die Daten strukturiert und maschinell auswertbar transportiert.
XRechnung
Ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtdokument, in Deutschland vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet. Für Menschen ist die Datei ohne Anzeigeprogramm nicht lesbar — das ist kein Mangel, sondern der Punkt: Sie ist für Maschinen gemacht.
ZUGFeRD
Ein Hybridformat: ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen die gewohnte Rechnungsansicht, Systeme lesen den strukturierten Teil. Entscheidend ist die Profilwahl — nur ausreichend vollständige Profile aktueller Versionen erfüllen die Anforderungen der Norm.
Was keine E-Rechnung ist
Ein gescanntes Papierdokument, ein Bild oder ein klassisches PDF ohne strukturierten Datensatz. Diese Dateien sind elektronische Rechnungen im Alltagssinn, erfüllen die neue Definition aber nicht — auch dann nicht, wenn sie digital signiert sind.
/ ERP und Warenwirtschaft
Was die Pflicht für Ihre Systeme bedeutet.
Die Umstellung ist selten ein Formatproblem. Sie ist ein Datenproblem: Felder, die es bisher nicht gab, und Abläufe, die bisher jemand von Hand erledigt hat.
Rechnungsausgang
- Vollständige Daten statt Freitext: Steuersätze je Position, Leistungszeitraum, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und Käuferreferenzen müssen als eigene Felder vorliegen. Was heute in einer Bemerkungszeile steht, muss künftig ein Feld werden.
- Stammdaten in Ordnung bringen: Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, exakte Firmierungen, Rechnungsanschriften und der Empfangskanal jedes Kunden. Fehlerhafte Stammdaten führen künftig nicht mehr zu Rückfragen, sondern zu maschineller Ablehnung.
- Versandweg festlegen: E-Mail mit Anhang, Lieferantenportal oder ein Übertragungsnetzwerk wie Peppol. Große Kunden geben den Weg vor — klären Sie das je Kunde.
- Sonderfälle abbilden: Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften, Stornos, Rechnungskorrekturen und Dauerschuldverhältnisse wie Miet- oder Wartungsverträge folgen jeweils eigenen Regeln.
Rechnungseingang
- Eine definierte Eingangsadresse: ein zentrales Postfach oder ein Eingangskanal, nicht die persönlichen Postfächer einzelner Mitarbeiter. Sonst verteilt sich der Rechnungseingang auf Kalender und Urlaubsvertretungen.
- Prüfung und Auslesen: Ist die Datei formal gültig, entspricht sie der Norm, sind Pflichtangaben vorhanden? Danach werden die Daten ausgelesen und der Bestellung oder dem Vorgang zugeordnet — hier liegt der eigentliche Automatisierungsgewinn.
- Freigabe und Buchung: sachliche und rechnerische Prüfung, Freigabeschritte nach Betrag, danach Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung. Skontofristen machen diesen Ablauf zeitkritisch.
- Archivierung des Originals: aufbewahrt werden muss die strukturierte Datei selbst, unverändert und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg. Eine ausgedruckte oder als Bild abgelegte Ansicht ersetzt sie nicht. Halten Sie den Ablauf in der Verfahrensdokumentation fest.
Technisch ist das eine Schnittstellen- und Datenaufgabe: was eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen leistet, wie eine ERP-Integration im Mittelstand abläuft und warum Altsysteme dabei zum Engpass werden.
/ Umsetzungswege
Vier Wege, die in der Praxis funktionieren.
Welcher passt, entscheidet sich an einer Frage: Führt Ihr bestehendes System die Daten, die eine normkonforme Rechnung verlangt?
Über das bestehende ERP oder die Warenwirtschaft
Der naheliegende Weg, wenn Ihr System eine aktuelle Version und ein Modul dafür hat. Prüfen Sie nicht nur, ob das System XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, sondern ob es alle Pflichtfelder überhaupt führt — daran scheitert es häufiger als an der Ausgabe.
Über einen spezialisierten Dienstleister
Ein E-Invoicing-Anbieter oder Zugangspunkt zu einem Übertragungsnetzwerk übernimmt Konvertierung, Validierung und Versand. Sinnvoll bei vielen Kunden mit unterschiedlichen Kanälen, dafür entsteht eine dauerhafte Abhängigkeit und eine laufende Gebühr pro Beleg.
Über eine eigene Schnittstelle
Wenn das Altsystem die Daten liefern kann, aber kein passendes Ausgabeformat kennt, ist eine Schnittstelle die schlankere Lösung als ein Systemwechsel: Sie zieht die Daten, ergänzt Pflichtfelder und erzeugt das Format. Das ist der klassische Fall für eine kleine, klar abgegrenzte Eigenentwicklung.
Ausgang und Eingang getrennt lösen
Beide Richtungen müssen nicht aus einer Hand kommen. Häufig läuft der Ausgang über das ERP, während der Eingang einen eigenen Prüf- und Freigabeworkflow bekommt — dort steckt der größere Effizienzgewinn, weil bisher jemand tippt.
Wenn der dritte Weg in Frage kommt: Was eine solche Eigenentwicklung marktüblich kostet, steht im Ratgeber Was kostet Individualsoftware, wie ein solches Projekt abläuft im Ratgeber Software entwickeln lassen.
/ Stolpersteine
Woran Umstellungen in der Praxis scheitern.
Der Eingang wird unterschätzt
Der Ausgang lässt sich einmal einrichten und läuft. Beim Eingang bestimmt jeder Lieferant selbst, welches Format und welches Profil er schickt. Wer nur den Versand vorbereitet, hat die Hälfte der Aufgabe gelöst — und die einfachere.
Das Altsystem kennt die Felder nicht
Viele gewachsene Systeme führen Leistungszeitraum, Einheiten oder Steuerkennzeichen als Freitext oder gar nicht. Diese Felder nachzurüsten ist keine Formatfrage, sondern ein Eingriff in Datenmodell und Prozess — deshalb gehört diese Prüfung an den Anfang.
Archivierung der falschen Datei
Wird nur die Bildansicht abgelegt und das strukturierte Original verworfen, fehlt im Prüfungsfall genau der Teil, auf den es ankommt. Dasselbe gilt, wenn Dateien beim Import umgewandelt und nur konvertiert gespeichert werden.
Anlagen und Leistungsnachweise
Stundenzettel, Lieferscheine oder Fotos begleiten viele Rechnungen. Nicht jedes Format und jedes Profil transportiert Anhänge gleichermaßen — klären Sie früh, wie diese Nachweise künftig beim Kunden ankommen.
Zustimmung und Absprache mit Kunden
Solange Übergangsregelungen gelten, hängt der Versand anderer Formate an der Zustimmung des Empfängers. Sie sollte dokumentiert sein — und welchen Kanal ein Kunde erwartet, gehört in die Stammdaten.
Zu spät angefangen
Datenbereinigung, Systemprüfung, Testrechnungen und Parallelbetrieb brauchen Monate, nicht Wochen. Wer kurz vor Fristende beginnt, verhandelt weder Preise noch Termine aus einer guten Position.
/ Häufige Fragen
Was Unternehmen zur E-Rechnung fragen.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die untereinander Leistungen abrechnen. Betroffen sind inländische B2B-Umsätze, nicht Rechnungen an Privatkunden. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise; Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Ihre konkrete Konstellation sollten Sie steuerlich prüfen lassen.
Ab wann gilt die Pflicht genau?
Der Empfang strukturierter E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend, für ihn gab es keine Übergangsfrist. Für den Versand laufen gestaffelte Übergangsregelungen: Nach derzeitigem Stand endet die allgemeine Regelung Ende 2026, für Unternehmen unterhalb einer festgelegten Umsatzgrenze im Vorjahr ein Jahr später. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein klassisches PDF ist ein Bilddokument für Menschen und erfüllt die Definition nicht, auch nicht mit Signatur. Eine E-Rechnung transportiert die Rechnungsdaten strukturiert und maschinell auswertbar nach der Norm EN 16931 — etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei, bei der ein XML-Datensatz im PDF eingebettet ist.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtdokument und im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML: Menschen sehen die gewohnte Ansicht, Systeme lesen die strukturierten Daten. Beide können normkonform sein — bei ZUGFeRD kommt es auf Version und Profil an.
Wie lange und in welcher Form muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Aufzubewahren ist die strukturierte Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg. Ein Ausdruck oder eine Bildansicht genügt nicht. Der Ablauf gehört in die Verfahrensdokumentation. Die konkrete Frist und die Anforderungen an Ihr Archivsystem lassen Sie am besten steuerlich prüfen.
Was kostet die Umsetzung im Unternehmen?
Das hängt davon ab, ob Ihr bestehendes System die Pflichtfelder führt. Reicht ein Update oder ein Modul des Herstellers, bleibt es bei Lizenz- und Einrichtungskosten. Muss ein Altsystem angebunden oder ein Eingangsworkflow aufgebaut werden, liegt das im Bereich einer kleinen bis mittleren Individualentwicklung — die marktüblichen Größenordnungen dafür stehen in unserem Kostenratgeber.
Alle Angaben ohne Gewähr, Stand 2026. Verbindliche Auskunft zu Fristen, Umsatzgrenzen und Aufbewahrung erteilt Ihre Steuerberatung.
/ Nächster Schritt
Ihr System kann die Felder nicht liefern? Dann klären wir, was fehlt.
Im kostenlosen Pre-Assessment sehen wir uns Ihre Systemlandschaft an: Welche Daten liegen strukturiert vor, wo fehlen Pflichtfelder, und ob ein Update, ein Dienstleister oder eine eigene Schnittstelle der günstigere Weg ist. Steuerliche Fragen bleiben bei Ihrer Steuerberatung.
Systemlandschaft prüfen lassen