/ Software-Lexikon
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
Rechnung als strukturierter Datensatz statt PDF oder Papier — Pflicht im deutschen B2B-Geschäft und ein Fall für die ERP-Schnittstelle.
Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist keine PDF-Datei im Mailanhang, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich ohne Medienbruch maschinell auslesen und weiterverarbeiten lässt. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931: Sie legt fest, welche Angaben mit welcher Bedeutung enthalten sein müssen.
In Deutschland dominieren zwei Ausprägungen. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente — für Systeme sofort verwertbar, für Menschen erst nach Aufbereitung lesbar. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF-Dokument, in das derselbe strukturierte Datensatz als XML eingebettet ist. Beide erfüllen dieselbe Norm; die Wahl hängt daran, was der Empfänger verarbeiten kann.
Zum Rechtsstand (Stand 2026): Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und verarbeiten können; für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße 2027 beziehungsweise 2028 enden. Welche Frist konkret für Sie gilt und wie zu archivieren ist, gehört in die Hand Ihrer Steuerberatung — dieser Text ordnet die Technik ein und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Der Aufwand liegt selten im Format selbst, sondern in der Datenqualität davor: eindeutige Steuersätze je Position, saubere Einheiten und Mengen, Leitweg-IDs und Bestellreferenzen des Empfängers. Ein System, das bisher freie Textzeilen auf ein PDF gedruckt hat, muss diese Angaben erst strukturiert führen — genau hier entsteht die eigentliche Projektarbeit.
Für den Mittelstand heißt das
Prüfen Sie beide Richtungen getrennt. Eingang: Landet der XML-Datensatz in einem Prozess, der ihn übernimmt — oder druckt jemand das PDF aus und tippt ab? Ausgang: Kann Ihr System normkonform erzeugen, oder braucht es eine Zwischenschicht? Wo das vorhandene ERP nicht mitspielt, ist ein schlanker Konnektor fast immer günstiger als ein Systemwechsel.