/ Software-Lexikon
GoBD
Die Anforderungen der Finanzverwaltung an steuerrelevante Daten in Software: nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar — und dokumentiert.
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ — eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie beschreibt, wie Software mit steuerrelevanten Daten umgehen muss, damit Buchführung und Aufzeichnungen im Prüfungsfall anerkannt werden.
Die Kernanforderungen sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung — und vor allem Unveränderbarkeit: Eine erfasste Buchung oder ein Beleg darf nicht spurlos überschrieben oder gelöscht werden. Korrekturen müssen als Korrektur erkennbar bleiben, mit ursprünglichem Wert, Zeitpunkt und Urheber.
Dazu kommt die Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Daten entstehen, verarbeitet, gesichert und aufbewahrt werden — fachlich und technisch, samt Rollen und Kontrollen. Sie ist kein Beiwerk, sondern der Nachweis, dass ein System die Grundsätze überhaupt einhält. Ohne sie steht im Prüfungsfall Aussage gegen Aussage.
Für selbst entwickelte oder individuell erweiterte Software heißt das konkret: Historisierung statt Überschreiben (Journal, Änderungsprotokoll), Storno statt Löschen, unveränderbare Belegablage, ein nachvollziehbares Berechtigungskonzept — und ein maschinell auswertbarer Export für die Betriebsprüfung. Diese Punkte gehören in die Anforderungen, nicht in die Nacharbeit.
Für den Mittelstand heißt das
Drei Fragen an jedes System, das Rechnungen, Kassen- oder Lagerbewegungen führt: Lässt sich ein Datensatz nachträglich ändern, ohne dass es jemand sieht? Existiert eine Verfahrensdokumentation, oder steckt das Wissen in Köpfen? Und ist ein Prüfer-Export vorgesehen? Wer diese Fragen erst nach der Prüfungsankündigung stellt, baut unter Zeitdruck nach — das ist der teuerste denkbare Zeitpunkt.