/ Software-Lexikon
Warenwirtschaftssystem (WaWi)
Software für den Warenfluss vom Einkauf bis zum Versand — der Kern, um den herum die meisten ERP-Systeme gewachsen sind.
Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) bildet den Weg der Ware ab: Artikelstammdaten, Einkauf und Bestellwesen, Wareneingang, Lagerbestände und -bewegungen, Preise und Konditionen, Kommissionierung, Versand, Retouren und Inventur. Es beantwortet die operative Kernfrage: Was habe ich, wo liegt es, was ist reserviert, was muss nachbestellt werden?
Die Abgrenzung zum ERP-System ist gradueller Natur. Ein ERP umfasst zusätzlich Finanzbuchhaltung, Controlling, Personal und oft die Produktion — es steuert alle Ressourcen, nicht nur die Ware. In der Praxis überlappen die Kategorien: Viele WaWi-Systeme haben Buchhaltungsmodule, viele ERP-Systeme sind historisch aus einer Warenwirtschaft entstanden. Entscheidend ist nicht das Etikett auf der Broschüre, sondern welche Prozesse tatsächlich abgedeckt sind.
Standardsysteme decken den Normalfall gut ab. An Grenzen stoßen sie dort, wo die Bestandslogik branchenspezifisch wird: Seriennummern mit Prüfhistorie, Chargen und Verfallsdaten, variable Stücklisten und Sets, Teile mit Verwendungs- und Freigabelogik, oder Mehrkanalvertrieb mit unterschiedlichen Preis- und Verfügbarkeitsregeln je Kanal.
Eine Individuallösung ist dann selten der Ersatz für das ganze System, sondern die Ergänzung an genau dieser Stelle: ein Modul, das den Sonderprozess sauber abbildet und über Schnittstellen an die vorhandene Warenwirtschaft angebunden ist. Das ist günstiger als ein Systemwechsel — und im Zweifel reversibel.
Für den Mittelstand heißt das
Ein belastbarer Indikator: Wenn Ihre Warenwirtschaft eine Excel-Liste neben sich duldet, in der jemand Bestände, Zuordnungen oder Konditionen nachpflegt, fehlt genau dort ein Prozess. Diese Nebenliste ist die konkreteste Anforderungsbeschreibung, die Sie bekommen können — und meist der günstigste Einstieg in eine Erweiterung.