Was ein Projekt kostet und wie es abläuft

„Preis auf Anfrage“ kostet Sie zwei oder drei Termine, bis heraus ist, dass beide Seiten über verschiedene Größenordnungen gesprochen haben. Deshalb stehen die Bänder hier. Sie stammen aus Projekten, die wir gebaut und abgerechnet haben, und sie sind breit, weil der Umfang breit ist. Ein Band ersetzt kein Angebot: Wo Ihr Vorhaben innerhalb des Bandes liegt, entscheidet sich in der Analyse aus Phase 1. Jede Zahl, die wir Ihnen davor auf den Euro nennen würden, wäre geraten.

Individualsoftware beginnt bei uns bei 25.000 €. Darunter lohnt sich Eigenentwicklung meist nicht — dann sagen wir Ihnen, welches Standardprodukt besser passt.

Websites, Shops und Konfiguratoren liegen unter dieser Grenze, weil sie auf Fundamenten aufsetzen, die es schon gibt. Ein Fachsystem beginnt bei der Fachlichkeit Ihres Hauses, und die gibt es nirgends fertig zu kaufen. Unterhalb von 25.000 € reicht die Zeit weder für ein belastbares Konzept noch für die Tests, die ein System braucht, mit dem täglich gearbeitet wird.

Der obere Rand eines Bandes liegt je nach Projekttyp beim knapp Zweifachen bis fast Vierfachen des unteren. Sie können das an der Tabelle oben nachrechnen. Was Sie innerhalb Ihres Bandes nach oben schiebt, hängt am Typ:

Über alle Projekttypen hinweg

• Nutzergruppen und Berechtigungen. Zwei Rollen sind eine Tabelle, acht Rollen mit mandantenabhängigen Rechten sind ein eigenes Konzept.
• Schnittstellen. Ob die Gegenstelle eine dokumentierte API hat oder nachts eine CSV-Datei ablegt, ändert den Aufwand erheblich. Jede Anbindung bringt zusätzlich Abstimmung, Testdaten und eine zweite Fehlerquelle mit.
• Zustand der Altdaten. Doppelte Datensätze, historisch gewachsene Sonderfälle und Felder, die irgendwann zweckentfremdet wurden, kosten in der Migration mehr Zeit als das Umziehen der Daten selbst.
• Gesetzliche Fristen. Wo ein Termin feststeht, richtet sich die Reihenfolge der Arbeitspakete danach. Das ist machbar und selten billiger.
• Barrierefreiheit. WCAG 2.1 AA lässt sich von Anfang an einplanen oder später teuer nachrüsten. Für Glanz K haben wir den Shop nach diesem Standard gebaut.
• Einführung und Schulung. Sachbearbeiter an mehreren Standorten zu schulen ist ein anderer Posten als ein Team in einem Raum.

Zwei Beispiele, wie unterschiedlich sich das verteilt: Für mexxenergie haben wir eine mandantenfähige Plattform mit vier Fachmodulen gebaut, für Zählerstände und Lieferstellen, Verträge, Objekt- und Dokumentenverwaltung sowie Verbrauchs- und Kostenauswertung. Den größten Block nahm die Migration der Altbestände ein, die im laufenden Betrieb stattfinden musste; vor und nach jedem Lauf standen Abgleichszahlen, damit sichtbar blieb, ob die Bestände vollständig angekommen waren. Beim 3D-Konfigurator für Yido Performance mit 152 Felgen lag der Schwerpunkt an der automatisierten Datenpipeline, die Gutachten in prüfbare Regeln überführt. In beiden Fällen steckte der Aufwand hinter der Oberfläche.

In vielen Erstgesprächen kommt der Stundensatz zuerst, weil er sich vergleichen lässt. Der Projektpreis ist das Produkt aus Satz und Stunden, und verglichen wird üblicherweise der Faktor mit der kleineren Streuung. Marktübersichten nennen Spannen, die je nach Technologie, Branche und Region weit auseinandergehen; ohne die zugehörige Stundenzahl tragen sie für Ihren Vergleich wenig.

Die Stunden entstehen an Stellen, die in keinem Angebot stehen: Rückfragen, die einen Tag später beantwortet werden. Eine Übergabe, wenn mitten im Projekt ein anderer Entwickler übernimmt. Nacharbeit an Funktionen, die fachlich falsch verstanden wurden. Bei uns entwickeln festangestellte Entwickler in Deutschland, was den Satz gegenüber einem verteilten Team anhebt. Dass die Stundenzahl dadurch sinkt, können wir Ihnen aus einem einzelnen Angebot nicht beweisen. Deshalb weisen wir im Angebot beide Faktoren aus: den Satz und die geschätzte Stundenzahl je Arbeitspaket.

Wenn Sie Angebote nebeneinanderlegen, tragen diese vier Fragen weiter als der Satz. Unsere Antworten stehen daneben, damit Sie sie mit anderen vergleichen können.

Der Ablauf ist bei jedem Projekt derselbe, unabhängig vom Band. Zusammengerechnet liegen zwischen Auftrag und Go-live zehn bis 29 Wochen.

Der Zwei-Wochen-Takt in Phase 2 ist der Teil, der für Sie den Unterschied macht. Alle zwei Wochen bekommt Ihre Fachabteilung eine Version, die läuft und die sie anfassen kann. Missverständnisse werden dadurch nach zwei Wochen sichtbar statt nach fünf Monaten, und Korrekturen sind an dieser Stelle noch günstig. Wer ein halbes Jahr entwickelt und dann präsentiert, verschiebt jedes Missverständnis in die teuerste Phase.

Phase 3 wird in Projektplänen regelmäßig zu knapp bemessen. Ein Testsystem mit echten Daten fördert genau die Sonderfälle zutage, die in keiner Anforderungsliste stehen. Deshalb steht sie mit zwei bis vier Wochen eigenständig im Plan und wird nicht in die Entwicklungszeit hineingerechnet.

Ein Festpreis vor der Analyse hat zwei mögliche Grundlagen, und beide gehen zu Ihren Lasten. Entweder enthält er einen Risikoaufschlag, den Sie mitbezahlen, auch wenn das Risiko nie eintritt. Oder er ist knapp kalkuliert und wird später über Nachträge korrigiert, wobei jede Anforderung, die nicht wörtlich im Angebot steht, zur Zusatzleistung wird. Die zweite Variante ist die verbreitetere und für Sie die unangenehmere, weil Sie dann mitten im Projekt verhandeln, ohne den Anbieter noch wechseln zu können.

Wir gehen abgestuft vor. Nach der Analyse aus Phase 1 steht fest, was gebaut wird. Lässt sich der Umfang an diesem Punkt mit weniger als 20 % Unsicherheit beziffern, bekommen Sie einen Festpreis. Abweichungen gehen dann zu unseren Lasten, denn die Schätzung war unsere Aufgabe.

Bleibt die Unsicherheit größer, sagen wir das vor der Beauftragung und rechnen nach Aufwand mit einer vereinbarten Obergrenze ab. Typisch ist das bei Migrationen aus Altsystemen, deren Datenbestand niemand mehr vollständig kennt, und bei Anbindungen an Systeme Dritter, deren Dokumentation nicht dem entspricht, was die Schnittstelle tatsächlich liefert. Ein Festpreis wäre hier eine Zahl, die entweder Sie oder uns unnötig teuer zu stehen käme.

Änderungen, die während der Laufzeit durch Gesetzgebung oder behördliche Vorgaben ausgelöst werden, kalkulieren wir separat und lassen sie vorher von Ihnen freigeben. Über solche Änderungen entscheiden weder Sie noch wir, deshalb steckt keine Rückstellung dafür im Festpreis.

Das Lastenheft aus Phase 1 gehört Ihnen. Wenn Sie damit nach der Analyse zu einem anderen Anbieter gehen wollen, können Sie das tun. Uns ist eine Entscheidung auf Basis eines Dokuments lieber als eine Bindung mangels Alternativen.

Neben dem Projektpreis laufen Posten mit, die in Angeboten gern unter den Tisch fallen. In unseren stehen sie benannt, damit Sie sie in Ihre Jahresplanung übernehmen können.

Hosting und Betrieb

Die Server, auf denen Ihr System läuft, verursachen monatliche Kosten. Wir hosten in Deutschland oder der EU und geben die tatsächlichen Kosten weiter. Eine allgemeine Zahl nennen wir hier nicht, weil die Spanne zwischen einem internen Fachsystem und einer öffentlich erreichbaren Plattform mit Lastspitzen zu groß ist; im Angebot steht der konkrete Betrag für Ihre Nutzerzahl, Datenmenge und Ihre Anforderungen an Verfügbarkeit und Sicherung. Wenn Sie ein eigenes Rechenzentrum oder einen bestehenden Hostingvertrag haben, läuft das System dort.

Lizenzen Dritter

Alles, was von außen dazukommt, wird von außen berechnet: Kartendienste, Zahlungsanbieter, Dienste für elektronische Signaturen, SMS- oder Mailversand, Lizenzen für Schnittstellen zu Ihrem ERP sowie die Entwicklerkonten bei Apple und Google, wenn eine App in die Stores geht. Wir führen diese Positionen im Angebot einzeln mit dem jeweiligen Anbieter auf, damit Sie sehen, was davon verhandelbar oder ersetzbar ist.

Weiteres

• Inhalte, die Sie liefern: Texte, Produktdaten, Bilder, Dokumentvorlagen.
• Hardware wie Scanner, Tablets oder Etikettendrucker.
• Schulungen über den vereinbarten Umfang hinaus, etwa wenn später eine weitere Abteilung dazukommt.
• Änderungen, die durch neue gesetzliche Vorgaben ausgelöst werden.
• Die laufende Betreuung nach dem Go-live.

Nach dem Go-live fängt die Nutzung an, und mit ihr die Meldungen, die Sonderfälle und die Updates. Unsere Betreuung hat deshalb einen festen Inhalt und einen festen Preis statt einer Zusage, sich zu kümmern.

• Ein benannter Ansprechpartner, der Ihr System kennt, mit Durchwahl und Adresse.
• Reaktion auf gemeldete Störungen innerhalb eines Werktags.
• Fehlerbehebung an der von uns gebauten Software.
• Sicherheitsupdates für Bibliotheken und Laufzeitumgebung.
• Zwei Weiterentwicklungstage pro Quartal für kleine Änderungen, die sonst als eigenes Projekt beauftragt werden müssten.

Der Preis liegt bei 12 bis 18 % der Projektsumme pro Jahr. Wo Sie in dieser Spanne landen, hängt an der Zahl der angebundenen Fremdsysteme, an der Nutzerzahl und an Ihren Anforderungen an die Verfügbarkeit. Ein System ohne Schnittstellen nach außen liegt am unteren Rand, eine Plattform, die nachts Daten aus drei Fremdsystemen zieht, am oberen.

Diese Betreuung ist kein Zwang. Der Quellcode gehört Ihnen ab dem ersten Tag, die Dokumentation liegt vor, und wenn Ihre IT den Betrieb selbst übernimmt oder ein anderes Haus ihn bekommt, machen wir Ihnen das nicht künstlich schwer. Der einzige Punkt, auf dem wir bestehen: Sicherheitsupdates für Bibliotheken und Laufzeitumgebung muss jemand einplanen. Wer das übernimmt, ist Ihre Entscheidung.

1. Erstgespräch, kostenfrei. Sie beschreiben den Arbeitsablauf, der heute klemmt, wir fragen nach Systemen, Datenmengen und Terminen.
2. Schriftliche Einschätzung: das Band, in dem Sie liegen, der grobe Zeitrahmen und die Punkte, die wir zu diesem Zeitpunkt noch nicht beurteilen können.
3. Analyse und Feinkonzept als erste beauftragte Phase, ein bis drei Wochen. Ergebnis sind Lastenheft, Architektur und Terminplan.
4. Angebot mit Festpreis oder mit Obergrenze, je nachdem, wie sicher der Umfang nach der Analyse ist.

Zeigt sich im Erstgespräch, dass ein Standardprodukt Ihre Aufgabe erledigt, sagen wir Ihnen das und nennen die Produkte, die wir dafür kennen. Ein Projekt, das von Anfang an unter seiner eigenen Begründung steht, wird für beide Seiten anstrengend.

Was kostet Individualsoftware ungefähr?

Ein Fachsystem mit klar umrissenem Umfang liegt zwischen 25.000 und 45.000 €, eine Plattform mit mehreren Modulen und Integrationen zwischen 45.000 und 120.000 €. Mehrjährige Plattformen beginnen bei 120.000 € und werden pro Jahr budgetiert. Wo Sie genau landen, hängt an Schnittstellen, Rollen und dem Zustand Ihrer Altdaten.

Warum nennen Sie am Telefon keinen Festpreis?

Weil wir Ihre Daten, Ihre Schnittstellen und Ihre Sonderfälle noch nicht gesehen haben. Eine Zahl an dieser Stelle enthält entweder einen Risikoaufschlag, den Sie mitbezahlen, oder sie ist knapp kalkuliert und wird später über Nachträge korrigiert. Am Telefon nennen wir das Band, den Preis nach der Analyse.

Wie hoch ist Ihr Stundensatz in der Softwareentwicklung?

Wir nennen ihn im Angebot, zusammen mit der geschätzten Stundenzahl je Arbeitspaket. Einzeln betrachtet sagt der Satz wenig, weil der Projektpreis das Produkt aus Satz und Stunden ist und die Stundenzahl stärker streut. Fragen Sie bei jedem Angebot mit, für welchen definierten Umfang die Summe gilt.

Zahle ich für die Analysephase?

Die Analyse ist die erste Projektphase und wird als solche beauftragt. Am Ende liegen Lastenheft, Architektur und Terminplan vor. Diese Dokumente gehören Ihnen, auch wenn Sie danach mit einem anderen Anbieter weiterarbeiten.

Wie lange dauert ein Projekt vom Auftrag bis zum Go-live?

Analyse ein bis drei Wochen, Entwicklung sechs bis zwanzig Wochen, Migration und Tests zwei bis vier Wochen, Go-live und Schulung ein bis zwei Wochen. Zusammen sind das zehn bis 29 Wochen. Ab der zweiten Woche der Entwicklung sehen Sie im Zwei-Wochen-Takt lauffähige Versionen.

Was passiert, wenn sich Anforderungen während der Entwicklung ändern?

Kleine Änderungen kommen im laufenden Takt unter, größere schätzen wir und legen sie Ihnen vor der Umsetzung vor. Bei Festpreisprojekten gilt der vereinbarte Umfang, alles darüber wird beziffert und freigegeben. Weil Sie alle zwei Wochen eine lauffähige Version sehen, fallen die meisten Änderungswünsche früh an und sind dann günstig.

Wem gehören Quellcode und Daten?

Ihnen, ab dem ersten Tag. Den Quellcode bekommen Sie spätestens zum Go-live ausgehändigt, samt Dokumentation. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland oder der EU und lassen sich jederzeit exportieren.

Was kostet der Betrieb pro Jahr?

Die Betreuung liegt bei 12 bis 18 % der Projektsumme pro Jahr und enthält den benannten Ansprechpartner, Reaktion in einem Werktag, Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates und zwei Weiterentwicklungstage pro Quartal. Dazu kommen Hosting und Lizenzen Dritter, die wir im Angebot einzeln ausweisen.

Warum ist gerade die Migration so schwer zu beziffern?

Weil der Aufwand nicht an der Datenmenge hängt, sondern an den Abweichungen. Zweckentfremdete Felder, doppelte Datensätze und undokumentierte Sonderfälle tauchen erst beim ersten Testlauf auf. Wir arbeiten deshalb mit Abgleichszahlen vor und nach jedem Lauf, so wie bei der Migration der Altbestände für mexxenergie im laufenden Betrieb.

Arbeiten Sie mit Freelancern oder Offshore-Teams?

Nein. Die Entwicklung machen festangestellte Entwickler in Deutschland. Das hebt den Stundensatz und sorgt dafür, dass nach vier Monaten dieselben Leute an Ihrem System arbeiten wie am Anfang.

Sagen Sie uns, welcher Arbeitsablauf bei Ihnen heute klemmt und welche Systeme daran hängen. Nach dem Gespräch bekommen Sie schriftlich das Band, den groben Zeitrahmen und die Punkte, die vor einem Angebot geklärt sein müssen.

• Individualsoftware im Überblick
• Projekte, die wir gebaut haben
• Altsysteme ablösen
• Vertrauen und Sicherheit
• Was eine App kostet