Fachsysteme für Prozesse, die kein Standardprodukt abbildet

In vielen Unternehmen ab etwa fünfzig Mitarbeitern gibt es sie: eine Arbeitsmappe auf einem Laufwerk, in der der eigentliche Prozess steht. Die Preisstaffel, die das ERP nicht kennt. Die Zuordnung von Objekten zu Betreuern. Die Liste, welcher Auftrag welche Freigabe braucht. Die Ausnahmen, für die im System kein Feld vorgesehen ist. Im System stehen die Belege, in der Tabelle steht, wie entschieden wird.

Das funktioniert, solange eine Person sie führt. Die Probleme kommen später und sind alle gleich unspektakulär. Wer die Datei geöffnet hat, blockiert sie für die anderen. Eine Änderungshistorie gibt es nicht, also lässt sich im Streitfall nicht rekonstruieren, wer den Rabatt eingetragen hat. Und wenn dort personenbezogene Daten stehen, gehört die Datei nach Art. 30 DSGVO ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 ist innerhalb eines Monats zu beantworten, und die Schattentabelle ist die Quelle, die dabei regelmäßig übersehen wird.

Der technische Anlass ist selten die Zeilenzahl. Eine Excel-Datei fasst 1.048.576 Zeilen, eine Access-Datenbank 2 GB. Was zuerst reißt, ist die Zuständigkeit: Die Kollegin, die das Konstrukt verstanden hat, geht in Elternzeit, und niemand traut sich an die Formeln.

Anzeichen, dass ein Fachsystem zur Debatte steht

• Ein Prozessschritt existiert nur in einer Datei, nicht im führenden System.
• Daten werden zwischen zwei Systemen manuell abgeglichen, weil beide teilweise recht haben.
• Neue Mitarbeiter brauchen mehr Einarbeitung in die Ausnahmen als in das Programm.
• Eine Auswertung, die die Geschäftsführung monatlich sieht, entsteht durch Copy-and-paste.
• Der Softwareanbieter hat eine Anpassung abgelehnt oder ein Angebot gemacht, das über dem Preis einer eigenen Anwendung liegt.

Ein ERP-Modul erweitert eine bestehende Unternehmenssoftware innerhalb des Datenmodells, das der Hersteller vorgesehen hat. Sie bekommen Konfigurationsschalter, Zusatzfelder und, wenn der Anbieter es zulässt, eigene Erweiterungen in seiner Programmiersprache. Der Rahmen bleibt seiner. Ein Fachsystem ist eine eigenständige Anwendung mit eigenem Datenmodell, die über eine definierte Schnittstelle an das ERP angebunden wird. Der Rahmen ist dann Ihrer.

Der Unterschied wird an zwei Stellen konkret: beim Releasewechsel und bei der Abkündigung. Anpassungen im Standard müssen bei jedem Versionssprung nachgezogen und getestet werden. Wird ein Modul abgekündigt, endet die Wartung zu einem Datum, das Sie nicht bestimmen. Ein Fachsystem, dessen Quellcode Ihnen gehört, wechselt das Release, wenn Sie es entscheiden.

Die letzte Zeile ist der ehrlichste Punkt der Tabelle. Ein verbreitetes Branchenpaket bekommt Funktionen, die Sie nie bestellt haben, weil ein anderer Kunde sie gebraucht hat. Ihr Fachsystem bekommt genau das, wofür Budget eingeplant ist. Es veraltet in dem Moment, in dem niemand mehr Budget dafür einplant.

Es gibt Bereiche, in denen eine eigene Entwicklung fachlich und wirtschaftlich schwer zu rechtfertigen ist. Wir sagen das im Erstgespräch, bevor jemand ein Konzept bezahlt.

Wo die Zertifizierung im Produkt steckt

Kassensysteme brauchen nach § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Software, die medizinischen Zwecken dient, fällt unter die Verordnung (EU) 2017/745 und braucht ein Konformitätsbewertungsverfahren. In beiden Fällen kaufen Sie mit dem Standardprodukt nicht nur Funktionen, sondern die Zertifizierung und ihre laufende Pflege. Diesen Aufwand für ein einzelnes Unternehmen zu tragen, ergibt selten Sinn.

Wo der Gesetzgeber jährlich nachjustiert

Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, Meldungen an die Sozialversicherung. Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte und Meldeverfahren ändern sich zum Jahreswechsel, jedes Jahr. Ein etablierter Anbieter verteilt diese Pflege auf seinen gesamten Kundenstamm. Bauen Sie es selbst, tragen Sie sie allein und dauerhaft.

Wo Ihr Prozess nur gewohnt ist, nicht besonders

Das ist der häufigste Fall und der unangenehmste. Eine Abteilung erklärt, warum die eigene Vorgehensweise nicht in den Standard passt, und bei genauem Hinsehen ist die Abweichung historisch gewachsen. Sie stammt aus einer Regelung, die seit Jahren nicht mehr gilt, oder aus der Vorliebe eines Mitarbeiters, der das Unternehmen längst verlassen hat. Wenn ein Prozess sich mit vertretbarem Aufwand an das Standardprodukt anpassen lässt und niemand einen Nachteil daraus benennen kann, kostet die Arbeit am Prozess einen Bruchteil dessen, was die Entwicklung kosten würde.

Ein Fachsystem hat keine Community. Für ein verbreitetes Branchenpaket findet Ihre Sachbearbeiterin bei einer Frage ein Forum, ein Handbuch und Videos von Dritten. Für Ihr System gibt es uns und die Dokumentation, die Sie selbst pflegen. Das ist ein realer Nachteil, und er wiegt schwerer, je größer die Nutzergruppe ist.

Die Grenze ist erreicht, wenn die Abweichung Ihr Geschäft ist. Wenn die Regel, nach der Sie Preise bilden oder Aufträge priorisieren, der Grund ist, warum Kunden bei Ihnen kaufen, dann können Sie sie nicht an das Datenmodell eines Herstellers abgeben.

• Mehrere Mandanten oder Gesellschaften mit unterschiedlichen Regelwerken auf einem Datenbestand, mit sauberer Trennung der Sichtrechte.
• Fachliche Berechnungen, die aus mehreren Quellen zusammenlaufen und deren Zwischenstände nachvollziehbar bleiben müssen.
• Prozesse mit gesetzlicher Frist und Nachweispflicht, bei denen ein Export nach Excel den Nachweis bricht.
• Datenbestände aus einem Altsystem, deren Migration selbst ein eigenes Teilprojekt ist.
• Anbindungen an Systeme, die kein Standardprodukt kennt, etwa Messdienstleister, Portale von Netzbetreibern oder Fachverfahren einer Kommune.

Ein Beispiel aus der laufenden Gesetzeslage: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen nach EN 16931 empfangen können. Für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen. Der Empfang ist mit einem Standardprodukt meist erledigt. Interessant wird es dort, wo die Rechnungsdaten aus einer eigenen Kalkulation kommen und strukturiert in das Format überführt werden müssen. Was das im Detail bedeutet, steht unter <a href="/wissen/e-rechnung-pflicht/">E-Rechnungspflicht</a>.

Der größte Kostentreiber in Fachsystemprojekten sind Anforderungen, die erst während der Entwicklung auftauchen, weil sie vorher niemand ausgesprochen hat. Dagegen hilft ein Vorgehen, das die Grenze früh und schriftlich zieht.

1. Einen Prozess auswählen, der einen benennbaren Anfang und ein benennbares Ende hat. Nicht die Abteilung, den Vorgang.
2. Die Ausnahmen zählen. Wer die Regel kennt, kennt meist auch die Sonderfälle. Jeder Sonderfall, der ins System soll, ist ein eigener Aufwandsposten und wird als solcher aufgeschrieben.
3. Festlegen, welches System die Wahrheit hält. Wenn Kundendaten im ERP führend bleiben, schreibt das Fachsystem sie nicht, es liest sie. Das erspart die Abgleichslogik, die sonst einen erheblichen Teil des Budgets frisst.
4. Den ersten Ausbaustand so schneiden, dass er ohne den zweiten produktiv gehen kann. Ein System, das erst nach der dritten Ausbaustufe nutzbar ist, hat drei Chancen zu scheitern.
5. Die Schnittstellen früh testen. Der Anbieter des Altsystems liefert die Zugangsdaten oft später als zugesagt. Diese Wartezeit gehört von Anfang an in den Plan.
6. Nach jeder Iteration von zwei Wochen einen lauffähigen Stand ansehen, mit den Leuten, die später damit arbeiten. Freigaben auf Basis von Screenshots verschieben das Problem nur.

Wir arbeiten in fünf Phasen: Analyse und Feinkonzept in ein bis drei Wochen, Entwicklung in Zwei-Wochen-Takten über sechs bis zwanzig Wochen, Datenmigration und Tests in zwei bis vier Wochen, Go-live und Schulung in ein bis zwei Wochen, danach laufende Betreuung. Die Aufteilung und was in jeder Phase von Ihnen gebraucht wird, steht unter <a href="/ablauf-und-kosten/">Ablauf und Kosten</a>.

Die Analyse ist der Teil, den Kunden am liebsten kürzen. Sie ist zugleich der Teil, der über den Rest entscheidet. Kommen im Feinkonzept Anforderungen zutage, die das Projekt deutlich größer machen, sagen wir das dort, und Sie können an dieser Stelle aussteigen. Später wird derselbe Ausstieg teuer.

Für mexxenergie, einen Energiedienstleister in Baden-Württemberg, haben wir eine mandantenfähige Plattform mit vier Fachmodulen gebaut: Zählerstände und Lieferstellen, Verträge, Objekt- und Dokumentenverwaltung sowie die Auswertung von Verbrauch und Kosten. Kein Modul davon ist für sich ungewöhnlich. Ungewöhnlich ist, dass sie auf einem Datenbestand arbeiten und die Mandantentrennung dabei hält.

Der aufwendigste Teil war die Migration im laufenden Betrieb. Der alte Bestand konnte nicht abgeschaltet werden, während der neue befüllt wurde. Deshalb lief jeder Migrationslauf gegen Abgleichszahlen, die vor und nach dem Lauf erhoben wurden. Weicht eine Summe ab, wird der Lauf zurückgenommen, bevor jemand mit den Daten arbeitet. Das kostet Zeit im Projekt und ist der Grund, warum bei der Umstellung niemand nachts Zahlen von Hand nachgetragen hat. Der ausführliche Projektbericht steht unter <a href="/projekte/mexxenergie/">mexxenergie</a>.

Ein Fachsystem mit klar umrissenem Umfang, das einen Prozess vollständig abbildet und an ein bis zwei bestehende Systeme andockt, liegt in diesem Band. Kommen mehrere Integrationen, eine Migration aus einem Altsystem oder mehrere Mandanten dazu, wird daraus ein Plattformprojekt mit entsprechend anderem Rahmen.

Dazu kommt die Betreuung nach dem Go-live mit 12 bis 18 Prozent der Projektsumme pro Jahr. Darin stecken Sicherheitsaktualisierungen, Betrieb, Fehlerbehebung und ein Kontingent für kleine Anpassungen. Wer diesen Posten aus dem Budget streicht, hat nach einigen Jahren ein System, das niemand mehr anfassen will.

Ein belastbarer Vergleich zur Lizenz eines Standardprodukts braucht fünf Jahre und beide Seiten vollständig: Lizenz, Wartung, Customizing, Releasewechsel und die Arbeitszeit, die heute in die Tabelle daneben fließt. Es gibt Fälle, in denen der Standard über fünf Jahre günstiger bleibt. Wir rechnen das mit Ihnen durch, auch wenn das Ergebnis gegen uns ausfällt.

Software bildet einen Prozess ab, den vorher jemand entschieden hat. Wenn zwei Abteilungen sich uneinig sind, wer eine Freigabe erteilt, entsteht aus dieser Uneinigkeit im System ein Feld, das mal so und mal anders gefüllt wird. Diese Fragen müssen vor der Entwicklung geklärt sein, und wir können sie Ihnen nicht abnehmen. Das ist der häufigste Grund, warum Projekte länger dauern als geplant, und er liegt nicht in der Technik.

Wir können außerdem nicht belegen, dass ein Fachsystem Ihre Durchlaufzeiten senkt. Belegbar ist Kleineres: Die Tabelle daneben entfällt, jede Änderung hat einen Zeitstempel und einen Namen, und eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO lässt sich aus einem System beantworten. Ob daraus ein wirtschaftlicher Vorteil wird, hängt daran, ob Ihre Organisation den neuen Weg auch geht. Die Software allein erzwingt das nicht.

Und der Punkt, den Sie beim Anbieterwechsel prüfen sollten: Der Quellcode gehört Ihnen ab Tag eins, das Hosting läuft in Deutschland oder der EU. Das schützt Sie davor, dass jemand Ihnen den Zugang abdreht. Es schützt Sie nicht davor, dass ein anderer Dienstleister sich erst einlesen muss. Wie wir das absichern, steht unter <a href="/vertrauen-und-sicherheit/">Vertrauen und Sicherheit</a>.

Was ist Branchensoftware eigentlich genau?

Der Begriff wird für zwei verschiedene Dinge benutzt. Einmal für fertige Pakete, die ein Anbieter für eine Branche entwickelt und an viele Kunden verkauft, etwa für Hausverwaltungen oder Handwerksbetriebe. Und einmal für ein Fachsystem, das für ein einzelnes Unternehmen gebaut wird, weil dessen Prozess von der Branchenpraxis abweicht. Diese Seite behandelt den zweiten Fall und sagt beim ersten dazu, wann er ausreicht.

Woran merken wir, dass unser ERP-Modul nicht mehr trägt?

An Signalen, die meist zusammen auftreten. Der Hersteller lehnt eine Anpassung ab oder nennt einen Preis, der in der Größenordnung einer eigenen Anwendung liegt. Mitarbeiter exportieren regelmäßig nach Excel, um überhaupt zu einem Ergebnis zu kommen. Und beim letzten Releasewechsel war der Test der eigenen Anpassungen der aufwendigste Teil des Projekts.

Können wir ein Fachsystem neben SAP oder Microsoft Dynamics betreiben?

Ja, das ist der Normalfall. Das ERP bleibt führend für Stammdaten und Belege. Das Fachsystem übernimmt den Prozess, den das ERP nicht kennt, und tauscht über eine definierte Schnittstelle aus. Wichtig ist die Festlegung, welches System welchen Datensatz schreiben darf. Mehr dazu unter <a href="/individualsoftware/schnittstellen/">Schnittstellen</a>.

Können wir mit einem Teilbereich anfangen?

Das ist der Weg, den wir empfehlen. Ein abgegrenzter Prozess, der nach dem ersten Ausbaustand produktiv geht, liefert die Erfahrung für alles Weitere. Sie sehen an einem laufenden System, ob die Zusammenarbeit trägt, und können danach entscheiden. Der Schnitt muss allerdings so gelegt sein, dass der erste Stand allein nutzbar ist, sonst zahlen Sie zweimal für dieselbe Grundlage.

Was passiert, wenn wir uns später trennen?

Der Quellcode und die Daten gehören Ihnen ab Beginn, inklusive der Dokumentation und der Zugänge zur Infrastruktur. Sie können jederzeit einen anderen Dienstleister beauftragen. Realistisch bleibt: Der Nachfolger braucht eine Einarbeitung, deren Dauer von der Größe des Systems abhängt. Wir übergeben strukturiert, aber wir können diese Zeit nicht auf null bringen.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?

Analyse und Feinkonzept lassen sich als eigenständige Leistung zum Festpreis beauftragen, weil der Umfang dort feststeht. Für die Entwicklung nach einem fertigen Feinkonzept ist ein Festpreis möglich. Er enthält allerdings einen Risikoaufschlag, den Sie mitbezahlen, auch wenn das Risiko nicht eintritt. Die Abwägung steht unter <a href="/wissen/festpreis-oder-aufwand/">Festpreis oder Aufwand</a>.

Wo laufen die Daten und wer entwickelt?

Entwickelt wird von festangestellten Entwicklern in Deutschland, ohne Weitergabe an Subunternehmerketten. Der Betrieb läuft in Rechenzentren in Deutschland oder der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört dazu. Wenn Sie selbst hosten wollen, geht das ebenfalls, dann liegt der Betrieb bei Ihrer IT.

Was kostet der Betrieb nach dem Go-live?

12 bis 18 Prozent der Projektsumme pro Jahr, abhängig von Reaktionszeiten und dem Umfang des Anpassungskontingents. Der Bereich deckt Aktualisierungen, Betrieb, Fehlerbehebung und kleine Änderungen. Größere Ausbauten werden separat beauftragt.

• Individualsoftware im Überblick
• Altsysteme ablösen
• Prozesse digitalisieren
• Individualsoftware oder Standardsoftware
• Ablauf und Kosten