Software für Wohnungsunternehmen und Verwaltungen

Die Zählerstände kommen als PDF vom Messdienstleister. Die Wohnflächen stehen im ERP. Die Heizungsdaten pflegt eine Kollegin in einer Excel-Datei, die außer ihr niemand vollständig versteht. Solange nichts geprüft wird, funktioniert das. Sobald eine Frist kommt, wird daraus Handarbeit, und die Handarbeit hängt an einzelnen Personen.

Vielleicht erkennen Sie eine der folgenden Situationen wieder.

• Die monatliche Verbrauchsinformation geht raus, weil jemand Dateien zusammenkopiert und in ein Serienschreiben schiebt.
• Für die CO2-Aufteilung rechnet eine Person die Einstufung je Gebäude nach, Zeile für Zeile, einmal im Jahr unter Zeitdruck.
• Mieter rufen an, weil sie ihre Abrechnung nicht verstehen, und in der Verwaltung sieht niemand auf Anhieb, welcher Zähler zu welcher Wohnung gehört.
• Der Wechsel des Messdienstleisters verzögert sich, weil unklar ist, welche Daten Ihnen gehören und in welchem Format sie herauskommen.
• Hausmeister melden Schäden per Telefon und Messenger, die Technik führt eine eigene Liste, das ERP kennt beide nicht.
• Für eine Auswertung nach Energieträger und Baujahr zieht jemand mehrere Exporte und baut daraus eine Pivot-Tabelle.

Keine dieser Situationen ist ein Fehler Ihres ERP. Mietverhältnisse, Sollstellung, Mahnwesen und Betriebskostenabrechnung beherrscht es. Was fehlt, liegt darum herum. Ein ERP denkt in Stichtagen und Abrechnungszeiträumen, während die neuen Pflichten Verläufe verlangen. Dazu kommen Oberflächen für Menschen, die keinen ERP-Zugang haben und auch keinen bekommen sollen.

Mehrere Regelungen bestimmen derzeit, welche Daten Sie vorhalten müssen und wie schnell Sie darauf zugreifen. Sie greifen ineinander, weil sie dieselbe Grundlage brauchen: eine saubere Zuordnung von Gebäude, Nutzeinheit, Zähler und Verbrauch über die Zeit.

Unterjährige Verbrauchsinformation

§ 6a Heizkostenverordnung verlangt eine monatliche Verbrauchsinformation für alle Nutzer, deren Ausstattung fernablesbar ist. Die Information muss Vergleichswerte enthalten, den eigenen Verbrauch im Vorjahresmonat und einen Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer. Bleibt sie aus, dürfen Mieter ihren Anteil an den Heizkosten um drei Prozent kürzen. Für Bestandsgeräte ohne Fernablesbarkeit endet die Nachrüstfrist zum 31. Dezember 2026. Danach gilt die monatliche Pflicht für praktisch jeden Bestand, und offen bleibt nur, aus welchem System die Werte kommen und auf welchem Weg sie den Mieter erreichen.

CO2-Kostenaufteilung

Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz gilt seit dem 1. Januar 2023. Bei Wohngebäuden verteilt ein Stufenmodell die CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter, abhängig vom spezifischen Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Je schlechter das Gebäude dasteht, desto höher der Anteil, den Sie tragen. Für die Einstufung brauchen Sie je Gebäude die abgerechnete Brennstoffmenge, den Emissionsfaktor des Energieträgers und die beheizte Fläche. Diese drei Angaben liegen selten im selben System, und wer die Einstufung später erklären muss, braucht dazu die Rechenwege, nicht nur das Ergebnis. Bei Nichtwohngebäuden gilt bis auf Weiteres die hälftige Aufteilung, solange kein eigenes Stufenmodell vorliegt.

Barrierefreiheit digitaler Angebote

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt seit dem 28. Juni 2025 und betrifft unter anderem Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr gegenüber Verbrauchern. Technischer Maßstab ist die EN 301 549, die in der Praxis auf WCAG 2.1 Stufe AA hinausläuft. Ob ein Mieterportal darunterfällt, hängt davon ab, was darin passiert. Ein Portal, das nur Dokumente bereitstellt, wird anders beurteilt als eines, über das Verträge geschlossen oder Leistungen bestellt werden. Kleinstunternehmen sind ausgenommen, für Unternehmen Ihrer Größenordnung greift diese Ausnahme in aller Regel nicht.

Die rechtliche Einordnung trifft Ihr Justiziar. Von uns bekommen Sie dazu keine Bewertung, dafür sind wir die falsche Adresse. Technisch ist die Frage ruhiger, als sie klingt. Ein Portal von Anfang an auf Stufe AA zu bauen, kostet wenig zusätzlich, weil Kontrastwerte, Fokusreihenfolge, Tastaturbedienung und Formularfehlermeldungen ohnehin einmal festgelegt werden. Nachträglich kostet dasselbe ein Vielfaches, weil jede dieser Entscheidungen quer durch die bestehende Oberfläche läuft. Für den Onlineshop von Glanz K haben wir Stufe AA umgesetzt; die Prüfschritte sind dieselben, unabhängig davon, ob am Ende ein Warenkorb oder eine Nebenkostenabrechnung angezeigt wird.

Messstellenbetrieb und Smart Meter

Das Messstellenbetriebsgesetz sieht intelligente Messsysteme in den Pflichteinbaufällen vor, unter anderem ab 6.000 Kilowattstunden Jahresverbrauch und bei Erzeugungsanlagen über sieben Kilowatt installierter Leistung. Für Sie ändert das die Datenlage grundlegend. Aus einer Jahresablesung werden Zeitreihen. Die brauchen einen Ort, an dem sie liegen, eine Aufbewahrungsdauer und eine Regel, wer sie sehen darf.

Die letzte Zeile wird unterschätzt. Ein Wohnungsunternehmen erhält den größten Teil seiner Eingangsrechnungen von Handwerkern, Messdienstleistern und Versorgern, und die Empfangspflicht für strukturierte Formate gilt bereits. Wer die Rechnungen weiterhin ausdruckt, verschenkt genau die Zuordnung zu Objekt und Auftrag, die in der Betriebskostenabrechnung später fehlt.

• E-Rechnungspflicht im Detail

Alle genannten Themen laufen auf dieselbe Anforderung hinaus. Ihr ERP hält Zustände zum Stichtag, die Pflichten verlangen Verläufe über Monate und Jahre. Diese Lücke schließt kein Zusatzfeld im Stammdatensatz.

Bevor über Software gesprochen wird, sollten diese Fragen beantwortet sein:

• Welches System führt die Liegenschaftsstruktur? Wirtschaftseinheit, Gebäude, Nutzeinheit, Zähler. Ohne eindeutige Zuordnung bleibt jede Auswertung eine Schätzung.
• Auf welchem Weg kommen Ablesedaten herein? Als Datei vom Messdienstleister, über dessen Portal, über eine Schnittstelle oder direkt vom Gateway.
• In welcher Auflösung werden Zeitreihen vorgehalten, und wie lange? Monatswerte für die Verbrauchsinformation, feinere Werte für Mieterstrom und Anlagenüberwachung.
• Wer sieht welche Daten? Mieter nur die eigenen, Verwalter das Objekt, Technik die Anlagen, Geschäftsführung die Verdichtung.
• Was passiert bei Wechseln? Mieterwechsel unterjährig, Wechsel des Messdienstleisters, Wechsel des Energieversorgers. An diesen Stellen entstehen die meisten Datenfehler.
• Welche Daten müssen zurück ins ERP, damit die Abrechnung stimmt, und welche bleiben außerhalb?

Legen Sie für jedes Datenobjekt fest, welches System führend ist. Alles andere ist Kopie und muss sich jederzeit neu ziehen lassen. Diese eine Entscheidung bestimmt den Pflegeaufwand der nächsten Jahre stärker als jede Technologiewahl.

Sobald monatliche Verbrauchswerte je Nutzeinheit entstehen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten in einer Dichte, die es vorher nicht gab. Aus zwölf Werten im Jahr lässt sich ablesen, wann jemand im Urlaub war. Das ist kein Grund, das Vorhaben zu lassen, aber ein Grund, die Regeln vorher aufzuschreiben statt hinterher.

• Rollen und Sichten: Welche Rolle sieht welchen Ausschnitt, und was passiert beim Auszug eines Mieters mit dessen Zugang?
• Aufbewahrung: Wie lange bleiben Verbrauchszeitreihen stehen, und was wird nach Ablauf gelöscht statt nur ausgeblendet?
• Auftragsverarbeitung: Welcher Dienstleister verarbeitet in wessen Auftrag, und steht das im Vertrag mit dem Messdienstleister so drin, wie Sie es brauchen?
• Protokollierung: Wer hat wann welchen Datensatz geändert? Bei Abrechnungsstreit ist das die einzige belastbare Antwort.

Technisch heißt das: Rechte am Objekt und an der Nutzeinheit, nicht am Bildschirm. Löschfristen als Regel im System, nicht als Aufgabe im Kalender. Betrieb auf Servern in Deutschland oder der EU, mit einem Vertrag, der beschreibt, wer im Fehlerfall auf Produktivdaten schaut. Den Quellcode und die Dokumentation erhalten Sie ab dem ersten Tag, damit ein Anbieterwechsel eine Frage der Organisation bleibt und keine der Erpressbarkeit.

• Vertrauen und Sicherheit
• Mieterportal

In der Wohnungswirtschaft sind Systeme wie Wodis, SAP RE-FX, GAP oder DOMUS verbreitet. Ein solches System abzulösen ist ein Vorhaben über Jahre, mit erheblichem Risiko und meist ohne erkennbaren Nutzen. Die Kernprozesse sind darin abgebildet, geprüft und eingespielt. Daran rühren wir nicht.

Die zusätzliche Anwendung setzt daneben. Verträge, Sollstellung und Abrechnung bleiben im ERP. Außerhalb liegen die Dinge, für die es nicht gebaut wurde: Zeitreihen aus Zählern und Gateways, Oberflächen für Mieter und Handwerker, Auswertungen über den ganzen Bestand, Sonderprozesse, die sonst in Excel landen. Beide Systeme tauschen Daten in festgelegter Richtung aus, und für jede Richtung gibt es einen Grund, der aufgeschrieben ist.

Dazu gehört eine Antwort, die Sie selten hören: Wenn Ihr ERP-Hersteller ein Modul für genau Ihre Anforderung anbietet, sagen wir Ihnen das im ersten Gespräch. Ein Zusatzmodul zu lizenzieren ist fast immer günstiger als eine Eigenentwicklung, und die Anbindung haben Sie geschenkt. Eine eigene Anwendung wird dort interessant, wo das Modul Ihren Prozess nicht trifft, wo mehrere Systeme zusammenlaufen müssen oder wo die Oberfläche täglich von Mietern benutzt wird und deshalb Ihnen gehören sollte.

Wie die Daten zwischen den Systemen laufen

Je nach ERP und Version steht eine Schnittstelle bereit, häufig als REST- oder SOAP-Dienst. Wo keine verfügbar ist, arbeiten wir mit nächtlichen Exporten über einen gesicherten Übertragungsweg. Das ist unspektakulär und trägt lange, solange Format, Zeitpunkt und Zuständigkeit bei Formatänderungen vertraglich festgehalten sind. Messdienstleister liefern wahlweise über eine Schnittstelle, ein Portal oder Dateien. Welcher Weg möglich ist, steht in Ihrem Vertrag und ist bei einer Verlängerung verhandelbar. Diese Verhandlung lohnt sich mehr als jede Optimierung an der Software.

Bei der Übernahme von Altbeständen zählt nur eines: nachprüfbare Zahlen. Für die Plattform von mexxenergie haben wir Altbestände im laufenden Betrieb migriert, mit Abgleichszahlen vor und nach jedem Lauf. Kein Lauf ging produktiv, bevor beide Seiten zueinander passten. Denselben Weg empfehlen wir für jede Datenübernahme in der Wohnungswirtschaft, weil Fehler in der Zuordnung von Zähler zu Nutzeinheit erst in der Abrechnung auffallen und dann Nachberechnungen für ganze Objekte nach sich ziehen.

Prüfen Sie vor dem ersten Migrationslauf, ob Sie eine Kennzahl haben, an der sich Erfolg oder Misserfolg ablesen lässt. Ohne diese Zahl bleibt jede Übernahme eine Vermutung.

• Schnittstellen zu ERP und Fremdsystemen
• Altsysteme ablösen, ohne den Betrieb anzuhalten
• Projekt mexxenergie

Zu den Bereichen, nach denen am häufigsten gefragt wird, gibt es jeweils eine eigene Seite mit den fachlichen Details, den Datenanforderungen und den typischen Stolperstellen.

• Unterjährige Verbrauchsinformation: monatliche Werte erzeugen, Vergleichsgrößen bilden, den Versandweg belegen. Der Nachweis, dass informiert wurde, ist genauso wichtig wie die Information selbst.
• CO2-Kostenaufteilung: Einstufung je Gebäude berechnen, Datenquellen zusammenführen, das Ergebnis prüfbar in die Abrechnung geben.
• Mieterportal: Dokumente, Verbrauchswerte, Schadensmeldungen und Kontakt an einer Stelle, barrierefrei gebaut und an Ihr ERP angebunden.
• Energiedatenmanagement: Zeitreihen aus Zählern, Gateways und Anlagen sammeln, plausibilisieren und für Auswertungen über den Bestand nutzbar machen.
• Mieterstrom: Messkonzept, Abrechnung der Letztverbraucher und die Frage, ob die gemeinschaftliche Gebäudeversorgung für Ihr Objekt der einfachere Weg ist.

• Unterjährige Verbrauchsinformation
• CO2-Kostenaufteilung
• Mieterportal
• Energiedatenmanagement
• Mieterstrom

Am Anfang steht eine Datenaufnahme. Dafür brauchen wir wenig, aber Konkretes: einen Export Ihrer Liegenschaftsstruktur, eine Beispiellieferung Ihres Messdienstleisters im Originalformat, die Schnittstellendokumentation Ihres ERP-Herstellers und eine Stunde mit der Person, die heute die Abrechnung tatsächlich baut. Erst danach lässt sich sagen, was gebaut werden muss und was ein Import löst.

Der erste Abschnitt wird klar umrissen und zum Festpreis gebaut, spätere Ausbaustufen laufen nach Aufwand. Diese Aufteilung hat einen Grund: Der erste Abschnitt lässt sich beschreiben, weil der Umfang bekannt ist. Was danach kommt, hängt an dem, was Sie im Betrieb sehen, und dafür einen Festpreis zu nennen hieße, den Puffer mitzubezahlen.

Entwickelt wird von festangestellten Entwicklern in Deutschland, ohne Freelancer-Kette und ohne Offshoring. Die Person, die mit Ihnen die Datenaufnahme macht, bleibt Ihr Ansprechpartner und ist auch nach dem Go-live erreichbar, wenn im März die Abrechnung klemmt. Bei einem Vorhaben, das über Jahre Bestandsdaten trägt, entscheidet diese Kontinuität mehr als die Auswahl des Frameworks.

• Ablauf und Kosten
• Festpreis oder Aufwand
• Individualsoftware oder Standardsoftware

Müssen wir unser ERP ablösen, um ein Mieterportal anzubieten?

Nein. Das Portal setzt auf Ihrem ERP auf und holt sich Stammdaten und Dokumente von dort. Die führende Datenhaltung bleibt, wo sie ist. Wenn Ihr ERP-Hersteller bereits ein Portal anbietet, prüfen Sie zuerst dieses Angebot. Wir sagen Ihnen offen, wenn es für Ihren Fall ausreicht.

Unsere Geräte sind noch nicht fernablesbar. Betrifft uns die monatliche Pflicht schon?

Solange die Ausstattung nicht fernablesbar ist, greift die monatliche Informationspflicht nach § 6a Heizkostenverordnung nicht. Die Nachrüstfrist läuft zum 31. Dezember 2026 aus. Wer den Rollout jetzt plant, sollte den Datenweg gleich mitplanen. Sonst stehen danach Monatswerte bereit, die niemand verarbeiten kann.

Wir bekommen Verbrauchsdaten nur als PDF vom Messdienstleister. Lässt sich damit arbeiten?

Technisch ja, aber es ist der schlechteste Weg. Das Auslesen von PDF-Tabellen bricht bei jedem Layoutwechsel, und der wird Ihnen nicht angekündigt. Fordern Sie zuerst eine strukturierte Lieferung an, viele Verträge sehen das bereits vor oder lassen es bei der Verlängerung zu. Wenn das nicht durchsetzbar ist, bauen wir die Auswertung, planen eine manuelle Kontrolle ein und sagen Ihnen das vorher statt hinterher.

Fällt unser Mieterportal unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz?

Das hängt vom Funktionsumfang ab und ist eine juristische Bewertung, die Ihr Justiziar treffen muss. Unabhängig davon empfehlen wir, gleich auf WCAG 2.1 Stufe AA zu entwickeln. Der Mehraufwand im Neubau ist gering, das Nachrüsten einer bestehenden Oberfläche deutlich teurer.

Was passiert, wenn wir den Messdienstleister wechseln?

Wenn die Zuordnung von Zähler zu Nutzeinheit in Ihrem eigenen System liegt und historische Werte dort gespeichert sind, ist ein Wechsel eine Umstellung der Datenquelle. Liegt beides beim Dienstleister, verlieren Sie beim Wechsel die Historie oder zahlen für deren Herausgabe. Das ist einer der handfesten Gründe, eigene Datenhaltung aufzubauen.

Wie lange dauert ein solches Projekt?

Eine belastbare Aussage gibt es erst nach der Datenaufnahme. Der Zeitbedarf hängt weniger an der Software als am Zustand Ihrer Liegenschaftsstruktur und daran, wie schnell Ihr ERP-Hersteller und Ihr Messdienstleister Schnittstellen freischalten. Beides liegt außerhalb unseres Einflusses, deshalb nennen wir vorher keine Termine.

Wem gehört die Software am Ende?

Ihnen. Sie erhalten Quellcode und Dokumentation, vertraglich geregelt ab Projektbeginn. Auch der Betrieb lässt sich auf Ihre eigene Infrastruktur oder zu einem anderen Dienstleister verlagern. Ein Wechsel soll technisch möglich sein, das hält die Zusammenarbeit ehrlich.

Wir sind ein kleineres Wohnungsunternehmen. Lohnt sich Eigenentwicklung überhaupt?

Häufig nicht. Prüfen Sie zuerst die Module Ihres ERP und die Portale Ihres Messdienstleisters. Wenn Ihre Prozesse dem Standard entsprechen, ist der Standard die günstigere Antwort. Interessant wird eine eigene Anwendung, wenn mehrere Quellen zusammenlaufen müssen, wenn Ihr Bestand Besonderheiten hat wie eigene Heizzentralen oder Mieterstrom, oder wenn Sie den Mieterkontakt digital abbilden wollen, ohne ihn aus der Hand zu geben.

Bringen Sie mit, welches ERP Sie einsetzen, wer Ihre Verbrauchsdaten liefert und welche Pflicht Sie gerade am meisten beschäftigt. Nach diesem Gespräch wissen Sie, ob vor Ihnen ein Softwareprojekt liegt oder eine Vertragsänderung mit Ihrem Dienstleister.