Individualsoftware für Unternehmen, die aus Standardlösungen herausgewachsen sind

Kaum ein Unternehmen startet mit Individualsoftware. Am Anfang steht ein Standardprodukt, und das ist meistens richtig so. Die Grenze zeigt sich später, und sie zeigt sich selten als Fehlermeldung. Sie zeigt sich als Umweg, den irgendwann alle für normal halten.

Diese Sätze fallen in Erstgesprächen immer wieder. Wenn Sie sich in zwei oder drei davon wiederfinden, ist die Frage nach Eigenentwicklung berechtigt.

• Dieselben Stammdaten werden in drei Systemen gepflegt, weil zwischen ihnen keine Schnittstelle existiert.
• Ein Angebot braucht vier Tage, weil die Preisliste erst exportiert und dann von Hand in ein Dokument übertragen wird.
• Sie zahlen Vollnutzerlizenzen für Menschen, die im System nur eine Freigabe anklicken.
• Nach jedem Update des Standardprodukts fällt eine Anpassung aus und muss nachgebaut werden.
• Ihre Abrechnung läuft über mehrere Excel-Dateien, die eine Person wirklich versteht.
• Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie die Ausnahmen kennen, die in keinem Handbuch stehen.
• Der Anbieter Ihres Systems kündigt die gewünschte Funktion seit zwei Jahren für das übernächste Release an.

Einzeln ist jeder dieser Punkte erträglich. Zusammen ergeben sie eine Zahl: Arbeitszeit, die jeden Monat in Umgehungslösungen fließt. Wer diese Zahl erhoben hat, muss über Individualsoftware nicht mehr im Gefühl diskutieren. Wer sie nicht hat, sollte sie vor jedem Anbietergespräch erheben, auch vor unserem.

Ein Softwarehaus, das diese Frage überspringt, verkauft Ihnen im Zweifel ein Projekt, das Sie nicht brauchen. Deshalb steht dieser Abschnitt vor allen anderen. In vielen Fällen ist ein fertiges Produkt schneller im Einsatz und im Betrieb ruhiger als alles, was wir dafür bauen könnten.

Bei gesetzlich getriebenen Standardprozessen

Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Anlagenbuchhaltung: Hier ändern sich die Regeln laufend, und zwar für alle gleich. Ein etabliertes Produkt liefert die Anpassung an neue Beitragssätze, Meldeverfahren und Dateiformate mit dem Wartungsvertrag. Diese Pflege selbst zu übernehmen, ist eine dauerhafte Verpflichtung ohne fachlichen Gewinn. Wenn Sie uns nach einer eigenen Lohnabrechnung fragen, raten wir davon ab.

Wenn der Prozess Sie nicht vom Wettbewerb unterscheidet

Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung, Dokumentenablage. Kein Kunde kauft bei Ihnen, weil Ihre Urlaubsverwaltung besser ist. Für solche Aufgaben gibt es reife Produkte für wenige Euro pro Nutzer und Monat. Eigenentwicklung bindet hier Budget, das an anderer Stelle mehr bewirkt.

Wenn die Anforderungen noch nicht stabil sind

Ein neuer Geschäftsbereich, ein Prozess, den es im Unternehmen erst seit einem halben Jahr gibt: Solange sich die Abläufe monatlich ändern, ist ein flexibles Standardwerkzeug der bessere Rahmen. Es zwingt zu einer Struktur und kostet wenig, wenn Sie es in einem Jahr wieder verlassen. Software zu entwickeln, bevor der Prozess feststeht, führt zu einem teuren Abbild eines Zwischenstands.

Wenn die Nutzerzahl klein bleibt

Lizenzkosten wachsen mit Köpfen, Entwicklungskosten tun das kaum. Bei zehn oder zwölf Nutzern rechnet sich Eigenentwicklung selten, selbst wenn das Standardprodukt nur einen Teil Ihrer Anforderungen trifft. Die dazugehörige Rechnung steht weiter unten auf dieser Seite, mit Zahlen und in beide Richtungen gerechnet.

Wenn es im Markt ein Produkt gibt, das Ihre Branche wirklich kennt

In einigen Nischen existieren Systeme, in denen jahrzehntelange Branchenerfahrung steckt, samt Prüfroutinen und behördlichen Schnittstellen. Ein solches Produkt nachzubauen, ist ein mehrjähriges Vorhaben mit unklarem Ergebnis. Sinnvoller ist die Frage, welche Lücke das Produkt lässt und ob sich genau diese Lücke schließen lässt.

Der häufigste sinnvolle Weg ist eine Aufteilung: Das Standardsystem bleibt der Kern für Buchhaltung und Stammdaten, die eigene Entwicklung setzt dort an, wo Ihr Prozess vom Markt abweicht. Über eine saubere Schnittstelle bleiben beide Seiten einzeln aktualisierbar.

Wie diese Aufteilung technisch aussieht, beschreiben wir unter <a href="/individualsoftware/schnittstellen/">Schnittstellen</a>. Die grundsätzliche Abwägung steht ausführlicher unter <a href="/wissen/individualsoftware-oder-standardsoftware/">Individualsoftware oder Standardsoftware</a>.

Eigenentwicklung rechnet sich in wenigen, klar erkennbaren Situationen. Jede davon lässt sich prüfen, bevor Budget gebunden ist.

Der Prozess ist Ihr Unterschied im Markt

Wenn Sie schneller kalkulieren, präziser disponieren oder ein Angebot ausgeben können, das der Wettbewerb so nicht darstellt, steckt dieser Vorteil in Ihrem Ablauf. Ein Standardprodukt zwingt Sie, diesen Ablauf an das Produkt anzupassen. Damit geben Sie genau das auf, was Sie unterscheidet.

Die Umgehungslösungen kosten mehr als die Entwicklung

Rechnen Sie nach, bevor Sie mit einem Anbieter sprechen. Drei Personen, die täglich je neunzig Minuten mit Übertragen und Nachpflegen verbringen, kosten bei einem Vollkostensatz von 55 Euro und 220 Arbeitstagen rund 54.000 Euro im Jahr. Ein Fachsystem mit klar umrissenem Umfang liegt zwischen 25.000 und 45.000 Euro. Die Rechnung geht nicht in jedem Fall auf. Sie ist aber prüfbar, und sie ist der Beleg, der in einer Vorlage an die Geschäftsführung trägt.

Die Lizenzkosten wachsen mit Nutzern, die wenig tun

Viele Systeme kennen nur einen Nutzertyp. Wer einmal im Monat eine Freigabe erteilt, kostet dasselbe wie ein Sachbearbeiter mit acht Stunden Nutzung am Tag. Ab etwa fünfzig Beschäftigten wird dieser Effekt schnell zur größten Position im IT-Budget, ohne dass jemand die Entscheidung dazu je bewusst getroffen hätte.

Das Altsystem ist am Ende

Eine Access-Datenbank aus den frühen 2000ern, ein Programm, dessen Entwickler in Rente ist, eine Anwendung, die nur auf einem bestimmten Windows-Stand läuft. Hier steht die Entscheidung ohnehin an. Offen ist nur, ob sie geplant fällt oder nach einem Ausfall. Wie eine Ablösung ohne Stillstand funktioniert, beschreiben wir unter <a href="/individualsoftware/altsysteme-abloesen/">Altsysteme ablösen</a>.

Die rechte Spalte beschreibt Individualentwicklung so, wie sie in unseren Verträgen geregelt ist. Sie ist keine Selbstverständlichkeit im Markt. Prüfen Sie bei jedem Anbieter, ob Code-Eigentum, Hosting-Ort und ein namentlich benannter Ansprechpartner im Vertragstext stehen. Was dort fehlt, ist im Streitfall nicht vorhanden.

Die Tabelle wertet nicht. Sie zeigt zwei Kostenverläufe. Standardsoftware ist am Anfang günstig und wird über die Jahre teurer, weil Lizenzen und Anpassungsaufwand mitwachsen. Individualsoftware kostet zuerst und wird danach flacher. Welcher Verlauf für Sie günstiger ist, hängt vom betrachteten Zeitraum ab und von der Zahl der Nutzer.

Der Vergleich der Anschaffungskosten führt regelmäßig zur falschen Entscheidung. Aussagekräftig ist die Summe über den Zeitraum, in dem Sie das System tatsächlich nutzen werden. Fünf Jahre sind dafür ein realistischer Rahmen. Die folgenden Beispiele arbeiten mit angenommenen Werten und zeigen die Struktur der Rechnung. Ein Angebot ersetzen sie nicht.

Beispiel mit zwölf Nutzern

Bei dieser Größe gewinnt das Standardprodukt, und daran ändert auch ein hoher Anpassungsbedarf wenig. In solchen Fällen sagen wir das im Erstgespräch und nennen Ihnen, wenn wir eines kennen, ein passendes Produkt.

Beispiel mit sechzig Nutzern und laufendem Anpassungsbedarf

Nach dem ersten Jahr liegt die Eigenentwicklung in dieser Modellrechnung noch vorn. Im zweiten Jahr dreht sich das Verhältnis, danach wächst der Abstand um rund 37.000 Euro pro Jahr, weil die laufenden Kosten auf der einen Seite bei knapp 50.000 Euro liegen und auf der anderen bei gut 12.000 Euro. Wer nur das erste Jahr betrachtet, entscheidet sich verlässlich für die Variante, die über die Laufzeit mehr kostet.

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein: aktuelle Lizenzkosten pro Jahr, Aufwand für Anpassungen nach jedem Update, Arbeitszeit in manuellen Umwegen. Drei Werte, die in Ihrem Haus verfügbar sind und die keine Präsentation eines Anbieters ersetzen kann.

Individualsoftware beginnt bei uns bei 25.000 €. Darunter lohnt sich Eigenentwicklung meist nicht — dann sagen wir Ihnen, welches Standardprodukt besser passt.

Wie sich ein Angebot zusammensetzt, welche Positionen festpreisfähig kalkuliert werden und welche nach Aufwand laufen, steht unter <a href="/ablauf-und-kosten/">Ablauf und Kosten</a>. Die Abwägung zwischen beiden Modellen finden Sie unter <a href="/wissen/festpreis-oder-aufwand/">Festpreis oder Aufwand</a>.

Die berechtigte Sorge bei Eigenentwicklung heißt Abhängigkeit. Sie tauschen einen großen Softwarehersteller gegen ein mittelständisches Softwarehaus, und dieses Haus ist kleiner als der Hersteller. Die Frage gehört auf den Tisch, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Wenn ein Anbieter darauf ausweichend antwortet, haben Sie Ihre Antwort.

Der Quellcode gehört Ihnen ab dem ersten Commit. Das steht im Vertrag, und es gilt unabhängig davon, ob das Projekt planmäßig endet oder vorzeitig abgebrochen wird. Vereinbart wird die vollständige Übertragung der ausschließlichen Nutzungsrechte, ohne Lizenzkonstruktion, die den Code an uns bindet.

Was ein Nachfolger vorfindet

• Das vollständige Repository mit Versionshistorie, in Ihrem eigenen Konto bei einem Anbieter Ihrer Wahl.
• Verbreitete Technologien ohne Eigenframework, damit die Einarbeitung mit marktüblichen Kenntnissen möglich ist.
• Eine dokumentierte Installations- und Deploymentbeschreibung, mit der sich die Anwendung auf einer leeren Maschine aufsetzen lässt.
• Zugriff auf die Datenbank in einem offenen Format, dazu eine Exportfunktion für alle Fachdaten.
• Eine technische Dokumentation der Schnittstellen und der fachlichen Sonderregeln, die im Code stecken.

Ehrlich gesagt braucht ein neuer Dienstleister trotzdem Einarbeitungszeit. Bei einem Fachsystem mittlerer Größe sind mehrere Wochen realistisch, bis jemand ohne Rückfragen produktiv ändern kann. Das ist der Preis jeder gewachsenen Anwendung, und keine Übergabeform beseitigt ihn vollständig. Entscheidend ist, ob diese Einarbeitung überhaupt möglich ist. Bei einem Standardprodukt, dessen Hersteller die Produktlinie abkündigt, ist sie es nicht.

Der Betrieb läuft auf Servern in Deutschland oder der EU, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Zugangsdaten, Domains und Zertifikate laufen auf Ihre Konten. Wenn Sie den Betrieb selbst übernehmen wollen, ist das ohne Umbau der Anwendung möglich. Mehr zu Verträgen, Betrieb und Sicherheit steht unter <a href="/vertrauen-und-sicherheit/">Vertrauen und Sicherheit</a>.

Entwickelt wird von festangestellten Entwicklern am Standort St. Leon-Rot. Keine Offshore-Teams, keine wechselnden Freelancer, die nach Projektende nicht mehr erreichbar sind. Wer im Projekt tatsächlich arbeitet, sehen Sie unter <a href="/team/">Team</a>. Was diese Aufstellung für Kommunikation, Haftung und Fehlerbehebung praktisch bedeutet, steht unter <a href="/wissen/entwicklung-in-deutschland/">Entwicklung in Deutschland</a>.

Die Dauern gelten für ein Fachsystem mit klar umrissenem Umfang. Bei Plattformen mit mehreren Modulen und Anbindungen an bestehende Systeme verschiebt sich vor allem die Entwicklungsphase. Kaum verschieben lässt sich die Analyse. Eine verkürzte erste Phase spart drei Wochen und kostet später mehr, weil die Ausnahmen dann während der Entwicklung auftauchen, wenn das Datenmodell schon steht.

Zur Belastung Ihrer Mitarbeiter: In der Analysephase sind mehrere Termine zu je zwei bis drei Stunden mit den Fachverantwortlichen einzuplanen. Während der Entwicklung genügt in der Regel ein Termin je Takt. Vor dem Go-live wird es wieder enger, weil Testdaten geprüft und Berechtigungen festgelegt werden müssen. Wer diesen Aufwand nicht einplant, verschiebt den Termin. Das ist der häufigste Grund für Verzug, deutlich vor technischen Problemen.

Die meisten Projekte lassen sich einem der folgenden Muster zuordnen. Zu jedem Bereich gibt es eine eigene Seite mit Beispielen, typischen Anforderungen und Preisrahmen.

Fachsysteme für die eigene Branche

Software, die den Ablauf einer Branche vollständig abbildet, samt der Begriffe, die dort verwendet werden. Für den Energiedienstleister mexxenergie ist eine mandantenfähige Plattform mit vier Fachmodulen entstanden: Zählerstände und Lieferstellen, Verträge, Objekt- und Dokumentenverwaltung sowie Verbrauchs- und Kostenauswertung. Die Altbestände wurden im laufenden Betrieb migriert, mit Abgleichszahlen vor und nach jedem Lauf. Details stehen unter <a href="/projekte/mexxenergie/">mexxenergie</a>.

Prozesse, die heute über Excel und E-Mail laufen

Eine Freigabe wandert als Anhang durch vier Postfächer, und der aktuelle Stand steht in der Betreffzeile. Der Prozess funktioniert, aber er hinterlässt keine belastbare Spur, und niemand kann sagen, wo ein Vorgang gerade liegt. Solche Abläufe lassen sich in überschaubaren Schritten in Software überführen, häufig mit einem ersten Modul in wenigen Wochen.

Portale für Kunden, Partner und Mieter

Wenn Ihr Innendienst denselben Statusanruf mehrmals täglich beantwortet, ist ein Portal die günstigere Antwort. Zugang zu Aufträgen, Dokumenten, Verbräuchen oder Rechnungen, mit Rollen und Berechtigungen, die Ihre Struktur abbilden. Bei Omid entstand ein Bewerbungsfunnel mit angeschlossenem CRM, über den mehr als 200.000 Leads verarbeitet wurden.

Verbindungen zwischen Systemen

Oft fehlt gar keine Software. Es fehlt die Verbindung zwischen zwei Systemen, für die Sie bereits zahlen: ERP und Shop, CRM und Abrechnung, Messsystem und Auswertung. Solche Projekte sind kleiner als eine Neuentwicklung und lösen häufig den größten Teil des täglichen Ärgers.

• Branchensoftware
• Prozesse digitalisieren
• Altsysteme ablösen
• B2B-Portal
• Kundenportal-Software
• Schnittstellen

Was das fachlich bedeutet, steht auf den Branchenseiten zur <a href="/branchen/wohnungswirtschaft/">Wohnungswirtschaft</a>, zu <a href="/branchen/energieversorger/">Energieversorgern</a> und zu <a href="/branchen/handel-und-hersteller/">Handel und Herstellern</a>.

Neben klassischer Unternehmenssoftware entstehen bei uns <a href="/apps-und-shops/app-entwicklung/">Apps für iOS und Android</a>, <a href="/apps-und-shops/3d-konfigurator/">Konfiguratoren</a> und <a href="/apps-und-shops/onlineshop/">Onlineshops mit Warenwirtschaftsanbindung</a>. Für Yido Performance sind ein 3D-Konfigurator mit 152 Felgen, die Warenwirtschaft, der Shop und eine automatisierte Datenpipeline für Gutachten entstanden. Eine Übersicht aller Projekte finden Sie unter <a href="/projekte/">Projekte</a>.

Was kostet Individualsoftware?

Ein Fachsystem mit klar umrissenem Umfang liegt zwischen 25.000 und 45.000 Euro. Kommen Anbindungen an bestehende Systeme, mehrere Mandanten oder ein Portal für externe Nutzer hinzu, bewegt sich der Rahmen zwischen 45.000 und 120.000 Euro. Mehrjährige Plattformen mit laufender Weiterentwicklung beginnen bei 120.000 Euro. Nach der Analysephase erhalten Sie einen Festpreis für die Entwicklung.

Wie lange dauert es, bis wir die Software nutzen können?

Von der ersten Analyse bis zum Go-live vergehen bei einem Fachsystem je nach Umfang etwa drei bis sieben Monate. Ein erstes nutzbares Modul kann früher stehen, oft nach acht bis zehn Wochen. Projekte werden so geschnitten, dass der erste produktive Nutzen nicht bis zum Projektende wartet.

Woran entscheide ich zwischen Standardsoftware und Eigenentwicklung?

An Zahlen, die Sie selbst erheben können: Lizenzkosten über fünf Jahre, jährlicher Aufwand für Anpassungen nach Updates, Arbeitszeit für manuelle Umwege. Liegt die Summe deutlich über dem Entwicklungsbudget und ist der Prozess stabil, spricht das für Eigenentwicklung. Bleibt die Nutzerzahl klein oder ändert sich der Prozess noch monatlich, bleiben Sie beim Standardprodukt.

Gehört uns der Quellcode?

Ja, ab dem ersten Tag und ohne Zusatzvereinbarung. Das Repository liegt in Ihrem Konto, Sie haben jederzeit Zugriff auf den vollständigen Stand und die Versionshistorie. Es gibt keine Lizenzkonstruktion, die den Code an uns bindet.

Was passiert, wenn NOVU nicht mehr existiert?

Sie behalten Code, Daten, Dokumentation und Zugänge. Ein anderer Dienstleister kann übernehmen, weil wir mit verbreiteten Technologien arbeiten und die Installation dokumentiert ist. Eine Einarbeitungszeit von einigen Wochen sollten Sie einplanen. Ein Treuhandvertrag für den Quellcode erübrigt sich, weil der Code ohnehin bei Ihnen liegt.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?

Die Analysephase rechnen wir nach Aufwand ab, weil ihren Umfang vorher niemand seriös kennt. Für die Entwicklung auf Basis des Feinkonzepts nennen wir einen Festpreis. Änderungswünsche während der Entwicklung werden als eigene Position kalkuliert und freigegeben, bevor jemand daran arbeitet.

Können Sie unser bestehendes ERP anbinden?

In den meisten Fällen ja. Voraussetzung ist eine dokumentierte Schnittstelle oder ein Datenbankzugang. Bei Systemen mit offener API ist das Routine. Bei älteren Systemen ohne API arbeiten wir mit Dateiexporten in festen Intervallen, was für viele Anwendungsfälle ausreicht. Wo eine Anbindung technisch nicht sinnvoll möglich ist, sagen wir das vor Vertragsschluss.

Wo liegen unsere Daten?

Auf Servern in Deutschland oder der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Auf Wunsch betreiben Sie die Anwendung in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Die Architektur ist so ausgelegt, dass ein Wechsel des Hostings ohne Umbau der Software möglich ist.

Was kostet der Betrieb nach dem Go-live?

Für Wartung, Sicherheitsupdates und Support rechnen Sie mit etwa 15 bis 20 Prozent der Entwicklungssumme pro Jahr. Hosting kommt je nach Last hinzu und liegt bei typischen Fachsystemen im niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat. Weiterentwicklung wird getrennt beauftragt und nicht pauschal abgerechnet.

Arbeiten Sie mit Freelancern oder Offshore-Teams?

Nein. Entwickelt wird von festangestellten Entwicklern am Standort St. Leon-Rot. Für Sie ist ein Ansprechpartner benannt, der auch nach dem Go-live zuständig bleibt und das System kennt.

Können wir klein anfangen und später ausbauen?

Das ist der Regelfall. Das erste Modul wird so geschnitten, dass es allein einen Nutzen hat, und die Architektur auf Erweiterung ausgelegt. So verteilt sich das Budget über mehrere Haushaltsjahre, und Sie sehen nach wenigen Wochen, ob die Zusammenarbeit trägt.

Wer schult unsere Mitarbeiter?

Wir, mit getrennten Terminen für Anwender und Administratoren. Dazu gehören eine Anwenderdokumentation und Schulungsunterlagen, die Sie für neue Mitarbeiter weiterverwenden können. In den ersten Tagen nach der Umstellung ist die Erreichbarkeit vertraglich festgelegt.

Der erste Termin ist ein Gespräch über Ihre Abläufe, noch ohne Angebot. Bringen Sie mit, was Sie haben: aktuelle Lizenzkosten, die Stellen, an denen von Hand übertragen wird, und die Ausnahmen, die kein System kennt. Danach wissen Sie, ob Eigenentwicklung für Ihren Fall die günstigere Rechnung ergibt. Wenn ein Standardprodukt besser passt, hören Sie das von uns, und Sie haben eine Stunde investiert statt eines Projektbudgets.