Geschäftsprozesse digitalisieren, die heute über Excel und Mail laufen

In den meisten mittelständischen Unternehmen fehlt keine Software. Es gibt ein ERP, ein DMS, eine Buchhaltung und ein Ticketsystem. Zwischen diesen Systemen liegen die Abläufe, die niemand je bestellt hat: die Freigabekette für Investitionen, die Vorkalkulation, die Reklamationsbearbeitung, die Übergabe vom Vertrieb in die Produktion. Sie laufen über Mail, Telefon und eine Tabelle, die jemand vor Jahren angelegt hat und die inzwischen vierzig Spalten hat.

Das ist keine Nachlässigkeit. Eine Tabelle ist das schnellste verfügbare Werkzeug, wenn ein Ablauf neu entsteht, und sie ist gut darin. Sie wird zum Problem, wenn sie vom Hilfsmittel zum führenden System wird, wenn also die Frage "Wie ist der Stand?" nur noch über sie beantwortbar ist.

Die Anzeichen, an denen sich das festmachen lässt

• Es existieren mehrere Dateien mit ähnlichem Namen und unterschiedlichem Inhalt, und die Unterscheidung erfolgt über das Änderungsdatum oder ein Kürzel im Dateinamen.
• Eine Freigabe besteht aus einer Mail mit dem Wortlaut "passt so". Wer sie wann geschrieben hat, ist rekonstruierbar, solange das Postfach existiert und die Person im Unternehmen ist.
• Es gibt eine Person, die als einzige weiß, warum in Zeile 214 ein anderer Wert steht als in der Formel.
• Der Monatsabschluss beginnt damit, dass Zahlen aus drei Quellen zusammengetragen und abgeglichen werden, bevor jemand sie ansehen kann.
• Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie den Ablauf beherrschen, und es gibt keine Beschreibung davon, die aktuell ist.

Ein Punkt hat rechtliches Gewicht: § 146 Absatz 4 der Abgabenordnung verlangt, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Eine Tabellendatei, die jeder mit Schreibrechten überschreiben kann, erfüllt das nicht, sobald steuerlich relevante Vorgänge darin geführt werden. Dasselbe gilt für die Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und § 257 HGB, die sich auf ein Netzlaufwerk mit gewachsener Ordnerstruktur nur schwer anwenden lassen.

Der erste Prozess, den ein Unternehmen digitalisiert, ist meistens der, über den am lautesten geklagt wird: Urlaubsanträge, Reisekosten, Zeiterfassung. Diese Abläufe betreffen alle Mitarbeiter, sie erzeugen sichtbaren Ärger, und ihre Digitalisierung erzeugt sichtbare Zufriedenheit. Mit den tatsächlichen Kosten hat diese Reihenfolge wenig zu tun.

Die teuren Abläufe sind unauffällig, weil ihre Kosten sich auf mehrere Abteilungen verteilen und in keiner Kostenstelle vollständig auftauchen. Eine Angebotserstellung, die drei Tage dauert statt vier Stunden, kostet keinen einzelnen Bereich sichtbar Geld. Sie kostet Aufträge, und der Zusammenhang ist im Nachhinein nicht mehr nachweisbar.

Der Rechenweg

Bevor über Software gesprochen wird, lohnt sich diese Rechnung für die vier bis sechs Abläufe, die überhaupt in Frage kommen. Sie braucht keine Beratung, nur eine Stunde und Zugriff auf ein paar Zahlen aus dem eigenen Haus.

1. Vorgänge pro Jahr. Zählen Sie: Zeilen in der Tabelle, Belege im Ordner, Mails im Sammelpostfach. Geschätzte Werte tragen die Rechnung nicht.
2. Bearbeitungszeit pro Vorgang, aufgeteilt nach Beteiligten. Der Einkäufer braucht zehn Minuten, der Freigeber zwei, die Buchhaltung acht. Erfassen Sie auch die, die nur nachfragen.
3. Vollkostensatz je Beteiligtem: Personalkosten geteilt durch produktive Jahresstunden. Der Bruttolohn allein liegt deutlich darunter und rechnet den Prozess künstlich billig.
4. Fehlerkosten. Wie viele Vorgänge im Jahr mussten korrigiert, storniert oder nachverhandelt werden, und was hat die Korrektur gekostet?
5. Durchlaufzeit. Was passiert, während der Vorgang liegt? Verfallene Skontofristen sind ein direkt bezifferbarer Posten, verlorene Angebote ein geschätzter.
6. Bindung an Personen. Wie viele Menschen können den Prozess vollständig ausführen? Bei einer Antwort von "eine" ist das Risiko unabhängig von den Kosten relevant.

Die ersten drei Punkte ergeben die laufenden Kosten, die letzten drei das Risiko. Ein Prozess mit moderaten laufenden Kosten und einem einzigen Wissensträger kann dringender sein als einer, der doppelt so teuer ist, aber von acht Leuten beherrscht wird.

Die mittlere Zeile wird oft übersehen. Ein Ablauf, der sich alle drei Monate ändert, weil der Markt oder die Regulatorik es erzwingen, gehört nicht als Erstes in eine fest programmierte Anwendung. Er gehört in ein Werkzeug, das Änderungen ohne Entwicklungsauftrag zulässt, oder er bleibt vorerst, wie er ist.

Ein schlechter Prozess wird durch Digitalisierung ein schneller schlechter Prozess. Wenn ein Antrag heute vier Freigabestufen durchläuft, von denen zwei niemand inhaltlich prüft, dann läuft er nach der Einführung durch dieselben vier Stufen, nur mit weniger Reibung. Die beiden überflüssigen Stufen werden jetzt schneller durchgewunken, und weil das System sie protokolliert, sehen sie im Nachhinein sogar sauberer aus als vorher.

Deshalb steht am Anfang jedes Projekts die Frage, welche Schritte des bestehenden Ablaufs entfallen können. Das ist unangenehm, weil jede Freigabestufe einmal aus einem Anlass entstanden ist und jemanden hat, der sie verteidigt. Es ist der Teil mit dem größten Effekt, und er kostet keine Entwicklungszeit.

Wovon wir abraten

• Der Engpass ist eine Person, keine Software. Wenn Freigaben liegen bleiben, weil der Geschäftsführer zwei Wochen unterwegs ist, verkürzt ein Workflow-System die Durchlaufzeit nicht. Es macht sichtbar, wo sie entsteht, und das ist ein anderer Nutzen als der erwartete.
• Der Ablauf ist noch nicht stabil. Ein Prozess, der gerade erst entsteht oder gerade umgebaut wird, sollte erst laufen und dann abgebildet werden. Andernfalls zahlen Sie die Änderungen doppelt.
• Ein Standardprodukt deckt den Fall vollständig ab. Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung und Bewerbermanagement sind gelöste Probleme mit funktionierendem Markt. Individualsoftware lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf sich von dem Ihres Wettbewerbers unterscheidet und dieser Unterschied Geld wert ist.

Dazu eine Einschränkung, die für alles Folgende gilt: Wir können vor Projektbeginn nicht belegen, wie stark sich die Durchlaufzeit tatsächlich verkürzt. Messbar ist, wie lange die einzelnen Schritte heute dauern und welche davon entfallen. Was die Beteiligten mit der gewonnenen Zeit anfangen, entscheidet über den tatsächlichen Ertrag, und das entscheiden nicht wir. Wer Ihnen eine Prozentzahl an Effizienzgewinn vorrechnet, bevor er Ihre Zahlen gesehen hat, hat sie sich ausgedacht.

Der Ablauf ist bei allen unseren Projekten derselbe. Was sich unterscheidet, ist die Dauer der mittleren Phasen.

Was in Phase 1 wirklich passiert

Die Analyse findet dort statt, wo der Prozess ausgeführt wird. Ein Entwickler sitzt neben den Leuten, die ihn täglich bearbeiten, und sieht zu. Der Ablauf, den die Bereichsleitung beschreibt, und der Ablauf, der tatsächlich stattfindet, gehen in jedem Projekt auseinander, und die Abweichung ist der interessante Teil. Dort stecken die Umgehungen, die Menschen sich gebaut haben, weil die offizielle Vorgabe an einer Stelle nicht funktioniert.

Am Ende dieser Phase steht ein Festpreis. Er ist möglich, weil der Umfang zu diesem Zeitpunkt beschrieben ist. Vor der Analyse ist jede Zahl eine Spanne, und wir nennen sie auch als solche.

Warum Zwei-Wochen-Takte

Alle zwei Wochen gibt es eine Version, die Ihre Mitarbeiter bedienen können. Der Zweck ist, dass ein Missverständnis nach zwei Wochen auffällt und nicht nach vier Monaten. Ein falsch verstandener Statuswechsel ist früh eine Korrektur an einer Stelle; spät hängen Auswertungen, Migrationsskripte und Schnittstellen daran.

Die Migration ist der riskanteste Teil

Bei mexxenergie, einem Energiedienstleister in Baden-Württemberg, haben wir eine mandantenfähige Plattform mit vier Fachmodulen aufgebaut und die Altdaten im laufenden Betrieb übernommen. Vor und nach jedem Migrationslauf standen Abgleichszahlen: Datensatzzahlen, Summen, Stichproben auf Einzelfälle. Das verlängert die Migration und ist der einzige Weg, auf dem sich nachträglich belegen lässt, dass nichts verloren ging. Ein Abgleich, der erst nach dem Abschalten des Altsystems stattfindet, ist kein Abgleich.

Die konkreten Funktionen unterscheiden sich je Prozess. Die folgenden Bausteine kommen in nahezu jedem Projekt dieser Art vor, weil sie die Eigenschaften ersetzen, die Mail und Tabelle nicht haben.

• Ein Statusmodell mit Historie. Jeder Vorgang hat einen definierten Zustand, jeder Wechsel wird mit Zeitpunkt, Person und Anlass festgehalten. Das ist die Grundlage dafür, dass "Wie ist der Stand?" ohne Rückfrage beantwortbar wird.
• Rollen und Wertgrenzen. Wer freigeben darf, ergibt sich aus einer hinterlegten Rolle und einem Betrag, nicht daraus, wer zufällig Schreibrechte auf dem Laufwerk hat.
• Aufgabenlisten. Jeder Beteiligte sieht, was auf ihn wartet. Ein Vorgang kann in keinem Posteingang verschwinden, weil er keinem Posteingang gehört.
• Fristen und Eskalation. Nach definierter Liegezeit passiert etwas: Erinnerung, Vertretung, Meldung an die nächste Ebene. Diese Regel ist der Punkt, an dem eine Ablaufänderung tatsächlich wirksam wird.
• Dokumente am Vorgang. Angebot, Bestellung, Lieferschein und Rechnung hängen am selben Objekt und sind über dieses auffindbar.
• Schnittstellen zu den Systemen, die bleiben. Ein neuer Prozess ersetzt selten das ERP. Er füttert es und liest daraus. Wo Daten heute abgetippt werden, entsteht die größte Ersparnis.
• Auswertung mit den Kennzahlen aus der Vorauswahl: Durchlaufzeit, Liegezeit je Station, Fehlerquote. Damit lässt sich nach zwölf Monaten prüfen, ob die Rechnung vom Anfang aufging.

Ein Beispiel für eine vollständig automatisierte Strecke: Bei Yido Performance werden Gutachten als XML angeliefert und über eine Pipeline in Shop-Produkte überführt. Dieselbe Datei erzeugt dasselbe Ergebnis, unabhängig davon, wer sie einspielt und wann.

Prüfen Sie beim Zuschnitt mit, was ohnehin ansteht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen und verarbeiten können; die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt ab 2027. Wer die Rechnungsprüfung ohnehin anfasst, sollte diesen Punkt im selben Zug erledigen und nicht in einem zweiten Projekt.

• E-Rechnungspflicht: Fristen und was zu tun ist
• Schnittstellen zu ERP, DATEV und Bestandssystemen

Ein Fachsystem für einen klar umrissenen Prozess liegt bei uns in diesem Band. Der Betrag umfasst Analyse, Entwicklung, Migration, Schulung und den Produktivstart.

Nach dem Go-live rechnen Sie mit 12 bis 18 Prozent der Projektsumme pro Jahr für den laufenden Betrieb. Darin stecken Fehlerbehebung, Anpassungen an geänderte Anforderungen, Aktualisierung der eingesetzten Bibliotheken und ein Ansprechpartner, der Ihr Projekt kennt. Der Posten lässt sich nicht auf null drücken, solange die Anwendung produktiv genutzt wird, und wir nennen ihn deshalb vor Vertragsschluss.

Was den Preis nach oben treibt, sind fast immer die Anbindungen an bestehende Systeme, seltener die Oberfläche. Eine dokumentierte REST-Schnittstelle mit Beispielantworten ist kalkulierbar. Eine Altdatenbank ohne Dokumentation, deren Feldbedeutungen aus den Daten selbst erschlossen werden müssen, kostet ein Vielfaches davon, und wie hoch dieses Vielfache ist, zeigt erst der erste Blick in die Daten. Deshalb nennen wir vor der Analyse keinen Festpreis.

Der Code gehört Ihnen ab dem ersten Tag, einschließlich Quelltext, Datenbankschema und Ausbauanleitung. Betrieb in Deutschland oder der EU. Sie können mit jemand anderem weiterarbeiten, und wir halten das für die einzige Bedingung, unter der eine langfristige Betreuung fair verhandelt ist.

Reicht nicht ein Low-Code-Werkzeug für unsere Freigaben?

Für einen Freigabeweg mit klaren Stufen und ohne Fachlogik oft ja. Low-Code wird teuer, wenn Berechnungen, Schnittstellen zu Bestandssystemen oder größere Datenmengen dazukommen: Die Lizenzkosten laufen pro Nutzer und Jahr weiter, und was die Plattform nicht kann, können Sie auch nicht nachbauen lassen. Wir sagen Ihnen, wenn Ihr Fall in die erste Kategorie fällt. Diese Auskunft kostet Sie ein Gespräch.

Wie lange dauert es bis zur ersten nutzbaren Version?

Zwei Wochen nach Beginn der Entwicklung gibt es etwas Lauffähiges zum Anfassen; produktiv einsetzbar ist das noch nicht. Von der Analyse bis zum Go-live summiert sich das Phasenmodell auf 10 bis 29 Wochen. Wo in dieser Spanne Sie landen, hängt vor allem an der Zahl der Systeme, die angebunden werden müssen. Nach der Analyse steht die Zahl fest, vorher ist sie eine Spanne.

Was passiert mit unserer bestehenden Excel-Datei?

Die Daten daraus werden übernommen, mit Abgleich vor und nach jedem Lauf. Die Datei selbst bleibt in vielen Fällen bestehen, weil sie für Einmalanalysen weiter das beste Werkzeug ist. Was aufhört, ist ihre Rolle als führendes System: Der Stand steht danach in der Anwendung, und die Tabelle zieht sich ihre Zahlen von dort.

Müssen wir unseren Prozess an die Software anpassen?

An den Schritten, die sich ohnehin nicht rechtfertigen lassen, ja, und das ist beabsichtigt. An den Teilen, die Ihre Arbeitsweise ausmachen, nein, denn genau dafür entsteht Individualsoftware. Die Unterscheidung fällt in der Analyse, und sie fällt gemeinsam mit Ihnen.

Was ist, wenn sich der Prozess in zwei Jahren ändert?

Dann wird die Anwendung angepasst. Das ist der Regelfall und einer der Gründe für die laufende Betreuung. Wichtiger ist die Vorarbeit: Wo absehbar ist, dass sich etwas bewegt, bei Wertgrenzen, Freigabestufen und Fristen, gehören diese Punkte in konfigurierbare Einstellungen und nicht in den Programmcode. Was wir nicht vorhersehen, kostet später Entwicklungsaufwand, und einen Teil sehen wir nicht vorher.

Wer arbeitet an unserem Projekt?

Festangestellte Entwickler in Deutschland. Kein Offshoring, keine weitergereichten Freelancer-Ketten. Sie haben einen benannten Ansprechpartner, der auch nach dem Go-live derselbe bleibt und Ihr System kennt.

Woran erkennen wir hinterher, ob es sich gelohnt hat?

An denselben Zahlen, mit denen die Vorauswahl begründet wurde: Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit je Vorgang, Fehlerquote. Nehmen Sie diese Werte vor dem Projekt auf, sonst gibt es später keinen Vergleichspunkt. Die Messung bauen wir in die Anwendung ein; den Ausgangswert müssen Sie selbst erheben, und dafür ist der beste Zeitpunkt jetzt.

Können wir mit einem kleinen Teilbereich anfangen?

Das ist meistens der bessere Weg. Ein abgegrenzter Prozess mit eigenem Nutzen zeigt innerhalb weniger Monate, ob die Zusammenarbeit trägt, und liefert Erfahrungswerte für den Zuschnitt der nächsten Stufe. Was dabei nicht funktioniert: einen Prozess zur Hälfte zu digitalisieren und die andere Hälfte auf Papier zu lassen. Dann laufen zwei Systeme parallel, und der Aufwand steigt für eine Weile sogar.

Bringen Sie zum ersten Gespräch keine Anforderungsliste mit, sondern die Zahlen zu zwei oder drei Abläufen: wie oft sie im Jahr vorkommen, wie lange sie dauern, wo sie liegen bleiben. Daraus lässt sich in einer Stunde sagen, ob sich ein Projekt rechnet und welcher der Abläufe zuerst dran ist. Wenn die Antwort lautet, dass sich keiner rechnet, sagen wir das auch.

• Individualsoftware: Leistungen im Überblick
• Altsysteme ablösen
• Ablauf und Kosten im Detail
• Individualsoftware oder Standardsoftware
• Projekt mexxenergie