E-Rechnungspflicht im B2B

Die erste echte E-Rechnung, die bei Ihnen ankommt, sieht in der Regel aus wie ein Fehler: ein XML-Anhang ohne lesbaren Inhalt, den die Buchhaltung zurückweist. Genau das ist gemeint. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 des Umsatzsteuergesetzes neu gefasst, und nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der fachliche Maßstab dafür ist die europäische Norm EN 16931. Alles andere heißt im Gesetz sonstige Rechnung.

Ein PDF fällt nicht darunter, auch wenn es per E-Mail kommt und niemand es je ausdruckt. Ebenso wenig ein eingescannter Beleg oder ein Bild aus dem Kassensystem. Diese Unterscheidung ist der Kern der Umstellung, und sie ist der Grund, warum die Diskussion in vielen Unternehmen zäh anfängt: Der Prozess fühlt sich längst digital an, das Format ist es aber nicht.

Betroffen sind Umsätze zwischen Unternehmen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor. Für Kunden im Ausland gelten die Regeln des jeweiligen Landes, ab 2030 kommen für innergemeinschaftliche Umsätze die Meldepflichten aus dem ViDA-Paket dazu.

Die Empfangsseite wurde ohne Übergang scharf gestellt, die Versandseite in Stufen. Wer 2025 nichts gemerkt hat, hat vermutlich schlicht noch keine E-Rechnung bekommen.

Maßgeblich für die 800.000 Euro ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG, also der komplette Vorjahresumsatz. Wie viel davon auf B2B-Kunden entfällt, spielt keine Rolle. Ein Handwerksbetrieb mit überwiegend privaten Auftraggebern kann die Schwelle damit reißen, obwohl er nur wenige Rechnungen im Jahr überhaupt in ein strukturiertes Format bringen müsste.

Was ausgenommen bleibt

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV
• Fahrausweise nach § 34 UStDV
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa Vermietung, Versicherungs- und ärztliche Leistungen
• Rechnungen an Privatpersonen
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen sie trotzdem.

Fristen, Schwellen und Ausnahmen in diesem Text stammen aus § 27 Abs. 38 UStG und dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Ob Ihr konkreter Umsatz unter eine Ausnahme fällt, entscheidet Ihr Steuerberater. Wir entwickeln Software und erteilen keine steuerliche Beratung.

Zulässig ist jedes Format, das der EN 16931 entspricht oder aus dem sich die Pflichtangaben normkonform extrahieren lassen. In Deutschland laufen praktisch zwei Wege darauf hinaus.

XRechnung

Eine reine XML-Datei, spezifiziert von der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Sie existiert in zwei Syntaxen, UBL und UN/CEFACT CII. Ohne Viewer ist sie für einen Menschen unlesbar, und genau das ist der Zweck: Sie ist für die Maschine geschrieben. Gegenüber Bundesbehörden ist die XRechnung seit dem 27. November 2020 vorgeschrieben, mit Leitweg-ID und Einlieferung über die Portale ZRE oder OZG-RE. Die Länder regeln das unterschiedlich.

ZUGFeRD ab Version 2.0.1

Ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das die XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest den strukturierten Teil. Entscheidend ist das Profil. MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen der Norm nicht und gelten weiterhin als sonstige Rechnung. Erst ab dem Profil BASIC ist die Rechnung eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Wenn Ihr Rechnungsprogramm mit ZUGFeRD wirbt, ist das die eine Frage, die Sie dem Hersteller stellen sollten.

Weichen bei einer hybriden Rechnung der Bildteil und der strukturierte Teil voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich. Ein sauber gestaltetes PDF mit falschem XML ist damit eine falsche Rechnung.

Peppol wird oft im selben Atemzug genannt, ist aber ein Übertragungsnetz mit eigenem Profil, Peppol BIS Billing 3.0. In Deutschland ist es nicht vorgeschrieben. Wer international liefert oder an große Handelskonzerne fakturiert, wird trotzdem darauf angesprochen werden.

Rechtlich ist die Hürde niedrig. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass ein E-Mail-Postfach ausreicht. Sie brauchen weder ein Portal noch einen Peppol-Zugang. Ablehnen können Sie den Empfang allerdings nicht: Ihr Lieferant darf ab dem Zeitpunkt, ab dem die Pflicht für ihn gilt, ohne Ihre Zustimmung eine E-Rechnung senden.

Die Arbeit beginnt hinter dem Postfach. Eine XML-Datei, die in der allgemeinen info@-Adresse landet, ist formal empfangen und praktisch verloren. Was tatsächlich funktionieren muss:

• Die Datei muss sichtbar gemacht werden. Ohne Visualisierung kann niemand sachlich prüfen, ob die Leistung so erbracht wurde.
• Die Rechnung muss formal geprüft werden, im Zweifel gegen die Schematron-Regeln des jeweiligen Standards. Eine XML-Datei kann syntaktisch korrekt und trotzdem unvollständig sein.
• Sie muss einer Bestellung, einem Projekt, einem Objekt oder einer Kostenstelle zugeordnet werden.
• Sie braucht einen Freigabeweg, wenn mehr als eine Person sachlich zeichnet.
• Sie muss revisionssicher abgelegt werden, und zwar im Originalformat.

Bei dreißig Eingangsrechnungen im Monat erledigt das jede gängige Buchhaltungssoftware. Bei einigen hundert im Monat, verteilt auf Standorte, Objekte oder Projekte, wird aus der Ablage ein Prozess mit Regeln und Zuständigkeiten.

Der strukturierte Teil der E-Rechnung ist das Original. Er muss in seiner ursprünglichen, unveränderten Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht, und ein aus dem XML erzeugtes Ansichts-PDF ersetzt es ebenfalls nicht. Enthält bei einer hybriden Rechnung der Bildteil zusätzliche aufbewahrungspflichtige Angaben, ist auch dieser aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dazu kommen die GoBD mit Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, maschineller Auswertbarkeit über die gesamte Frist und einer Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie eine Rechnung von der Ankunft bis zur Ablage läuft. Ein E-Mail-Postfach erfüllt davon nichts, weil sich Mails löschen und verschieben lassen, ohne dass es jemand sieht.

Der praktische Prüfstein liegt am Ende der Frist. Ein XML-Archiv nützt nur, wenn in acht Jahren noch eine Software existiert, die diese Dateien lesen und auswerten kann. Wer heute ein Archivsystem auswählt, sollte den Export in offenem Format ausdrücklich vertraglich festhalten, statt sich auf eine Funktionsbeschreibung zu verlassen.

An dieser Stelle sagen die meisten Anbieter etwas anderes als wir. Wenn Ihre Rechnungen aus DATEV, Lexware, sevDesk, einem SAP-System oder einem verbreiteten ERP kommen, bekommen Sie Ausgabe und Empfang über die Updates Ihres Herstellers. Ein Entwicklungsprojekt anzustoßen, weil eine gesetzliche Frist im Raum steht, kostet Geld für ein Ergebnis, das im Wartungsvertrag ohnehin enthalten ist. Die erste Frage an Ihren Hersteller lautet: Welches Profil erzeugen Sie, und wo legen Sie den strukturierten Teil ab?

Es gibt Stellen, an denen der Standard nicht reicht. Sie liegen fast nie in der Buchhaltung, sondern davor.

• Die Rechnung entsteht schon im Fachsystem. Verbrauchsabrechnungen, Objektabrechnungen, Projektabrechnungen, Aufträge aus einem Konfigurator: Die Buchhaltung bekommt nur das fertige Ergebnis. Dann muss das Fachsystem entweder selbst normkonformes XML erzeugen oder die Positionen so übergeben, dass die Buchhaltung es kann.
• Die Positionslogik passt nicht in die Standardfelder. Abrechnungen mit Zeiträumen, Zählerständen, Umlageschlüsseln oder Nachberechnungen brauchen eine saubere Abbildung auf die Felder der EN 16931, sonst entsteht formal gültiges XML mit fachlich unbrauchbarem Inhalt.
• Der Eingang braucht einen Prüfweg über mehrere Rollen, mit Zuordnung zu Objekt oder Bestellung, Vier-Augen-Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung. Dafür reicht kein Postfach.
• Das rechnungsstellende System wird nicht mehr weiterentwickelt. Dann ist die E-Rechnung nur der Anlass. Wir würden in dem Fall über die Ablösung sprechen und nicht über einen Aufsatz auf ein System, das ohnehin geht.

Ehrlich zur Wirkung: Als Aussteller gewinnen Sie durch die Umstellung zunächst nichts. Der Nutzen entsteht beim Empfänger, der nicht mehr abtippt. Erst wenn beide Richtungen automatisiert sind, sehen Sie im eigenen Haus einen Effekt. Ob sich das rechnet, hängt an der Zahl der Belege, und diese Zahl kennen Sie besser als jeder Anbieter.

Was wir dabei nicht abnehmen: Wir prüfen nicht, ob Ihre Umsätze unter eine Ausnahme fallen. Und ein XML, das bei uns durch die Validierung läuft, ist keine Zusage, dass ein Betriebsprüfer die Rechnung anerkennt. Wir prüfen gegen die veröffentlichten Schematron-Regeln des jeweiligen Standards in der zum Entwicklungszeitpunkt gültigen Fassung. Diese Regeln werden fortgeschrieben, teils mehrmals im Jahr. Die Anpassung an neue Versionen gehört in die laufende Betreuung und ist kein einmaliger Posten in der Projektsumme.

Eine E-Rechnungs-Anbindung allein ist selten ein eigenes Projekt. Sie ist meistens ein Baustein in einem Fachsystem oder eine Schnittstelle zu einem bestehenden. Wenn daraus ein Fachsystem mit klar umrissenem Umfang wird, liegt der Rahmen hier. Für die Betreuung danach rechnen wir mit 12 bis 18 Prozent der Projektsumme pro Jahr.

1. Wird Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegen? Dann müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
2. Fragen Sie schriftlich beim Hersteller Ihrer Rechnungssoftware nach: Welches Format, welches Profil, ab welcher Version, und was kostet das Update.
3. Prüfen Sie, wo im Haus Rechnungen entstehen. In vielen Unternehmen gibt es zwei oder drei Quellen neben der Buchhaltung, die niemand auf der Liste hat.
4. Richten Sie eine eigene Adresse für den Rechnungseingang ein und legen Sie fest, wer die Dateien sichtbar macht und prüft.
5. Klären Sie die Ablage: Wird der strukturierte Teil im Original archiviert, unveränderbar, acht Jahre lang, mit Verfahrensdokumentation.
6. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Ausnahmen, die für Ihre Umsätze gelten.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung im Sinne von § 14 UStG, weil es kein strukturiertes, maschinell auswertbares Format ist. Erst ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit einem Profil ab BASIC macht aus einem PDF eine E-Rechnung, weil dort eine XML-Datei eingebettet ist.

Muss ich als Empfänger dem Erhalt einer E-Rechnung zustimmen?

Nein, die E-Rechnung ist der gesetzliche Normalfall. Zustimmen müssen Sie umgekehrt, wenn Ihnen jemand während der Übergangszeit ein PDF oder ein anderes nicht normkonformes elektronisches Format schicken will. Eine Papierrechnung darf er in dieser Zeit ohne Ihre Zustimmung senden.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beides ist zulässig. XRechnung ist Pflicht gegenüber Bundesbehörden. Im B2B-Geschäft ist ZUGFeRD in der Regel der leichtere Weg, weil der Empfänger auch ohne Viewer etwas sieht. Wenn ein großer Kunde ein bestimmtes Format über Peppol verlangt, richtet sich das nach seiner Vorgabe.

Was passiert, wenn ich eine PDF-Rechnung bekomme, die eine E-Rechnung hätte sein müssen?

Dann liegt formal keine ordnungsgemäße Rechnung vor, und der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein. Der Aussteller kann die Rechnung korrigieren und eine E-Rechnung nachreichen. Wie Ihr Finanzamt Einzelfälle in der Übergangszeit behandelt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Kleinunternehmer sind von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Von der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, sind sie nicht befreit.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren, und reicht ein Ausdruck?

Acht Jahre, seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Ein Ausdruck genügt nicht. Der strukturierte Teil ist das Original und muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Für den Empfang selbst reicht ein E-Mail-Postfach, für die Aufbewahrung erfüllt es die GoBD nicht.

• Schnittstellen zwischen Systemen
• Altsysteme ablösen
• Software für die Wohnungswirtschaft
• Ablauf und Kosten eines Projekts
• Alle Beiträge im Wissensbereich