Fünf Fragen, drei Ausgänge
Kaufen oder bauen lassen?
Fünf Fragen, drei Ausgänge. In zweien davon brauchen Sie uns nicht — dann nennen wir Ihnen, wonach Sie stattdessen suchen sollten.
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Was der Test fragt
Was soll abgelegt werden?
- — Kaufmännische Unterlagen (Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Personalakten)
- — Fachakten mit eigenen Feldern (Objektakten, Prüfberichte, Fahrzeugakten, Baustellendokumentation — Dokumente, an denen fachliche Daten hängen)
Wer greift darauf zu?
- — Nur eigene Mitarbeitende
- — Auch Kunden, Partner oder Behörden (Mit eigenen Rechten, eigenen Sichten, eigener Anmeldung)
Hängt die Ablage an einem Vorgang in einem anderen System?
Gemeint ist: Wird ein Dokument immer zu einem Auftrag, einem Objekt, einem Fahrzeug oder einem Fall abgelegt — und nicht in einen Ordner?
- — Ja, immer zu einem Vorgang
- — Nein, es ist eine eigenständige Ablage
Gelten Aufbewahrungspflichten, die revisionssicher erfüllt werden müssen?
GoBD, Unveränderbarkeit, lückenloser Änderungsnachweis — die Anforderungen, nach denen ein Betriebsprüfer fragt.
- — Ja
- — Nein oder nicht in diesem Umfang
Wie viele Menschen arbeiten damit?
- — Weniger als 25
- — Mehr
/ Ergebnis 01
Kaufen — und an Ihr Fachsystem anbinden.
Gilt, wenn: Was soll abgelegt werden? Kaufmännische Unterlagen · Wer greift darauf zu? Nur eigene Mitarbeitende · Hängt die Ablage an einem Vorgang in einem anderen System? Ja, immer zu einem Vorgang · Gelten Aufbewahrungspflichten, die revisionssicher erfüllt werden müssen? Ja
Sie brauchen kein zweites System, sondern eine Verbindung: Das Standardprodukt hält die Dokumente, Ihr Fachsystem hält den Vorgang, und dazwischen läuft eine Schnittstelle, die beim Anlegen eines Auftrags gleich die Akte anlegt.
Das ist ein überschaubares Vorhaben mit klarem Ende — und deutlich billiger als eine eigene Ablage. Falls es dafür Hilfe braucht, ist das ein Schnittstellenprojekt, kein Dokumentenmanagement-Projekt.
Ein Hinweis zur Revisionssicherheit: Sie muss dort erfüllt werden, wo das Dokument liegt. Eine Schnittstelle, die Dokumente hin und her kopiert, erzeugt zwei Ablagen — und dann fragt der Prüfer, welche die maßgebliche ist.
/ Ergebnis 02
Kaufen — und an Ihr Fachsystem anbinden.
Gilt, wenn: Was soll abgelegt werden? Kaufmännische Unterlagen · Wer greift darauf zu? Nur eigene Mitarbeitende · Hängt die Ablage an einem Vorgang in einem anderen System? Ja, immer zu einem Vorgang · Gelten Aufbewahrungspflichten, die revisionssicher erfüllt werden müssen? Nein oder nicht in diesem Umfang
Sie brauchen kein zweites System, sondern eine Verbindung: Das Standardprodukt hält die Dokumente, Ihr Fachsystem hält den Vorgang, und dazwischen läuft eine Schnittstelle, die beim Anlegen eines Auftrags gleich die Akte anlegt.
Das ist ein überschaubares Vorhaben mit klarem Ende — und deutlich billiger als eine eigene Ablage. Falls es dafür Hilfe braucht, ist das ein Schnittstellenprojekt, kein Dokumentenmanagement-Projekt.
Achten Sie darauf, dass die Verknüpfung in beide Richtungen funktioniert: Vom Vorgang zum Dokument findet jeder — vom Dokument zurück zum Vorgang wird beim Aufräumen wichtig.
/ Ergebnis 03
Kaufen. Und zwar ein Produkt, kein Projekt.
Gilt, wenn: Was soll abgelegt werden? Kaufmännische Unterlagen · Hängt die Ablage an einem Vorgang in einem anderen System? Nein, es ist eine eigenständige Ablage · Gelten Aufbewahrungspflichten, die revisionssicher erfüllt werden müssen? Ja
Kaufmännische Unterlagen in einer eigenständigen Ablage sind der Fall, für den es einen funktionierenden Markt gibt. Ein Standardprodukt bringt Volltextsuche, Rechteverwaltung, Fristen und Protokoll von Haus aus mit — und es bringt etwas mit, das eine Eigenentwicklung erst über Jahre erwirbt: Erfahrung mit Betriebsprüfungen.
Achten Sie bei der Auswahl auf eine Zertifizierung nach IDW PS 880 oder ein gleichwertiges Testat. Es ist kein Gesetz, aber es ist das Papier, das eine Diskussion mit dem Prüfer abkürzt — und selbst zu erzeugen ist es teuer.
Wir bauen so etwas nicht nach. Wer es tut, verkauft Ihnen fünf Jahre Aufholjagd zum Preis einer Neuentwicklung.
/ Ergebnis 04
Kaufen. Und zwar ein Produkt, kein Projekt.
Gilt, wenn: Was soll abgelegt werden? Kaufmännische Unterlagen · Hängt die Ablage an einem Vorgang in einem anderen System? Nein, es ist eine eigenständige Ablage · Gelten Aufbewahrungspflichten, die revisionssicher erfüllt werden müssen? Nein oder nicht in diesem Umfang
Kaufmännische Unterlagen in einer eigenständigen Ablage sind der Fall, für den es einen funktionierenden Markt gibt. Ein Standardprodukt bringt Volltextsuche, Rechteverwaltung, Fristen und Protokoll von Haus aus mit — und es bringt etwas mit, das eine Eigenentwicklung erst über Jahre erwirbt: Erfahrung mit Betriebsprüfungen.
Ohne besondere Aufbewahrungspflichten reicht in kleinen Häusern oft schon, was Ihr Buchhaltungsprogramm oder Ihr Warenwirtschaftssystem an Dokumentenablage bereits mitbringt. Fragen Sie dort zuerst.
Wir bauen so etwas nicht nach. Wer es tut, verkauft Ihnen fünf Jahre Aufholjagd zum Preis einer Neuentwicklung.
/ Ergebnis 05
Hier lohnt sich Eigenbau — wegen der Zugriffe von außen.
Gilt, wenn: Wer greift darauf zu? Auch Kunden, Partner oder Behörden · Wie viele Menschen arbeiten damit? Weniger als 25
Sobald Kunden, Partner oder Behörden mit eigenen Rechten hineinsehen, verlassen Sie das Gebiet, für das Standardprodukte gebaut sind. Deren Rechtemodell endet meist an der Grenze der eigenen Belegschaft; alles darüber hinaus wird über Freigabelinks gelöst, und Freigabelinks sind kein Rechtekonzept.
Der Unterschied zeigt sich nicht an der Oberfläche, sondern an der Frage, was passiert, wenn ein Objekt den Eigentümer wechselt. In einer Fachanwendung ist das ein Vorgang. In einem Dokumentenmanagementsystem ist es ein Nachmittag mit Verschieben und Umbenennen.
Eine Einschränkung zur Größe: Bei weniger als 25 Nutzenden lohnt sich ein eigenes System nur, wenn die Fachlichkeit wirklich trägt. Prüfen Sie vorher, ob nicht Ihr bestehendes Fachsystem um eine Dateiablage erweitert werden kann — das ist der kleinere Eingriff.
/ Ergebnis 06
Hier lohnt sich Eigenbau — wegen der Zugriffe von außen.
Gilt, wenn: Wer greift darauf zu? Auch Kunden, Partner oder Behörden · Wie viele Menschen arbeiten damit? Mehr
Sobald Kunden, Partner oder Behörden mit eigenen Rechten hineinsehen, verlassen Sie das Gebiet, für das Standardprodukte gebaut sind. Deren Rechtemodell endet meist an der Grenze der eigenen Belegschaft; alles darüber hinaus wird über Freigabelinks gelöst, und Freigabelinks sind kein Rechtekonzept.
Der Unterschied zeigt sich nicht an der Oberfläche, sondern an der Frage, was passiert, wenn ein Objekt den Eigentümer wechselt. In einer Fachanwendung ist das ein Vorgang. In einem Dokumentenmanagementsystem ist es ein Nachmittag mit Verschieben und Umbenennen.
Bei dieser Zahl an Nutzenden trägt sich der Eigenbau auch wirtschaftlich: Die Lizenzkosten eines Standardprodukts erreichen in wenigen Jahren die Größenordnung einer Entwicklung, ohne dass Sie am Ende etwas besitzen.
/ Ergebnis 07
Hier lohnt sich Eigenbau — wegen des Datenmodells.
Gilt, wenn: Was soll abgelegt werden? Fachakten mit eigenen Feldern · Wer greift darauf zu? Nur eigene Mitarbeitende · Wie viele Menschen arbeiten damit? Weniger als 25
Fachakten mit eigenen Feldern sind kein Ablageproblem, sondern ein Datenmodellproblem. Ein Standardprodukt kennt Ordner, Schlagworte und Metadaten. Es kennt keinen Prüfbericht, der zu einem Objekt gehört, das einem Eigentümer gehört, für den eine Frist läuft — und genau daran hängt Ihre Arbeit.
Der Unterschied zeigt sich nicht an der Oberfläche, sondern an der Frage, was passiert, wenn ein Objekt den Eigentümer wechselt. In einer Fachanwendung ist das ein Vorgang. In einem Dokumentenmanagementsystem ist es ein Nachmittag mit Verschieben und Umbenennen.
Eine Einschränkung zur Größe: Bei weniger als 25 Nutzenden lohnt sich ein eigenes System nur, wenn die Fachlichkeit wirklich trägt. Prüfen Sie vorher, ob nicht Ihr bestehendes Fachsystem um eine Dateiablage erweitert werden kann — das ist der kleinere Eingriff.
/ Ergebnis 08
Hier lohnt sich Eigenbau — wegen des Datenmodells.
Gilt, wenn: Was soll abgelegt werden? Fachakten mit eigenen Feldern · Wer greift darauf zu? Nur eigene Mitarbeitende · Wie viele Menschen arbeiten damit? Mehr
Fachakten mit eigenen Feldern sind kein Ablageproblem, sondern ein Datenmodellproblem. Ein Standardprodukt kennt Ordner, Schlagworte und Metadaten. Es kennt keinen Prüfbericht, der zu einem Objekt gehört, das einem Eigentümer gehört, für den eine Frist läuft — und genau daran hängt Ihre Arbeit.
Der Unterschied zeigt sich nicht an der Oberfläche, sondern an der Frage, was passiert, wenn ein Objekt den Eigentümer wechselt. In einer Fachanwendung ist das ein Vorgang. In einem Dokumentenmanagementsystem ist es ein Nachmittag mit Verschieben und Umbenennen.
Bei dieser Zahl an Nutzenden trägt sich der Eigenbau auch wirtschaftlich: Die Lizenzkosten eines Standardprodukts erreichen in wenigen Jahren die Größenordnung einer Entwicklung, ohne dass Sie am Ende etwas besitzen.
Wir vertreiben keine Fremdprodukte und bekommen für keine Empfehlung eine Provision. Deshalb steht hier eine Produktkategorie und kein Produktname.
Der Unterschied liegt im Datenmodell, nicht in der Oberfläche
Wer Standardprodukt und Eigenentwicklung vergleicht, vergleicht meist Funktionslisten. Die sind auf beiden Seiten lang und sagen wenig, weil sie dieselben Wörter benutzen. Der Unterschied zeigt sich an einer einzigen Frage: Was passiert, wenn sich etwas ändert, das an vielen Dokumenten gleichzeitig hängt?
Ein Beispiel, das in der Wohnungswirtschaft und in der Instandhaltung gleichermaßen vorkommt: Ein Objekt wechselt den Eigentümer. In einer Fachanwendung ist das ein Vorgang — ein Feld ändert sich, und alle Dokumente, Fristen, Zuständigkeiten und Zugriffsrechte folgen daraus, weil sie am Objekt hängen und nicht am Ordner. In einem Dokumentenmanagementsystem ist es ein Nachmittag mit Verschieben, Umbenennen und Rechte-Nachziehen. Beim zwanzigsten Mal ist es eine Stelle.
| Standardprodukt | Eigene Fachablage | |
|---|---|---|
| Struktur | Ordner, Schlagworte, Metadatenfelder | Ihr Datenmodell — Objekt, Vorgang, Fahrzeug, Fall |
| Änderung an einem Bezug | Manuell nachziehen | Folgt aus der Beziehung, ohne Zutun |
| Zugriff für Externe | Meist über Freigabelinks | Eigene Anmeldung mit eigener Rechteebene |
| Revisionssicherheit | Eingebaut, häufig testiert | Muss gebaut und nachgewiesen werden — der teuerste Punkt |
| Zeit bis zur Nutzung | Wochen | Monate |
| Was Sie am Ende besitzen | Ein Nutzungsrecht | Ein System und den Quellcode dazu |
Die vierte Zeile ist der Grund, warum wir bei kaufmännischen Unterlagen fast immer zum Kauf raten. Revisionssicherheit selbst zu bauen und nachzuweisen ist teuer, und es ist Arbeit, an deren Ende Sie etwas haben, das es fertig zu kaufen gab.
Wenn Sie kaufen: worauf es ankommt
Wir vertreiben keine Fremdprodukte und bekommen für keine Empfehlung eine Provision. Deshalb steht hier keine Produktliste, sondern eine Prüfliste — die Punkte, an denen sich Angebote in diesem Markt wirklich unterscheiden.
- Kommen Sie an Ihre Dokumente heran, wenn Sie den Anbieter verlassen? Fragen Sie nach dem Exportformat und danach, ob die Metadaten mitkommen. Ein Export, der nur die Dateien liefert, ist der Verlust der Ablage.
- Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle? Ohne sie kann Ihr Fachsystem keine Akte anlegen, und Sie erfassen jedes Dokument zweimal.
- Wie funktioniert die Volltextsuche bei gescannten Dokumenten? Texterkennung ist nicht in jedem Produkt enthalten, und ohne sie findet die Suche genau die Dokumente nicht, die am schwersten wiederzufinden sind.
- Wenn Revisionssicherheit gefordert ist: Gibt es ein Testat nach IDW PS 880 oder gleichwertig? Es ist kein Gesetz, aber es ist das Papier, das eine Diskussion mit dem Betriebsprüfer abkürzt.
- Wie wird lizenziert — pro Nutzer, pro Dokument, pro Speicherplatz? Bei Ablagen wächst genau die Größe, die abgerechnet wird, und zwar dauerhaft.
- Ist das Produkt selbst barrierefrei? Wenn Ihre Kunden darauf zugreifen, fällt es unter dieselben Anforderungen wie Ihr Portal — und es ist Ihre Dienstleistung, nicht die des Anbieters.
Der erste und der letzte Punkt werden am seltensten gestellt und sind am teuersten, wenn die Antwort schlecht ausfällt. Beide gehören in die Angebotsphase, nicht in die Einführung.
Der dritte Weg: anbauen statt bauen
In vielen Fällen ist die richtige Antwort weder Kauf noch Neubau, sondern eine Verbindung: Das Standardprodukt hält die Dokumente, Ihr Fachsystem hält den Vorgang, und dazwischen läuft eine Schnittstelle, die beim Anlegen eines Auftrags gleich die Akte anlegt und beim Öffnen eines Vorgangs die zugehörigen Dokumente zeigt.
Das ist ein überschaubares Vorhaben mit klarem Ende, und es ist deutlich billiger als eine eigene Ablage. Zwei Punkte gehören dazu, die regelmäßig fehlen: Die Verknüpfung muss in beide Richtungen funktionieren — vom Vorgang zum Dokument findet jeder, vom Dokument zurück zum Vorgang wird beim Aufräumen wichtig. Und es darf nur eine maßgebliche Ablage geben. Eine Schnittstelle, die Dokumente hin und her kopiert, erzeugt zwei Bestände, und dann fragt der Prüfer, welcher der maßgebliche ist.
Wenn Sie an dieser Seite eine Sache mitnehmen: Prüfen Sie zuerst, ob Ihr bestehendes Fachsystem eine Dateiablage mitbringt, die Sie nie eingerichtet haben. Bei Branchenlösungen ist das häufiger der Fall, als der jeweilige Vertrieb erwähnt.
Und wo kommt hier KI vor?
An genau einer Stelle, und sie ist kleiner, als der Markt sie beschreibt: beim Auslesen von Werten aus eingehenden Dokumenten. Rechnungsbetrag, Datum, Kundennummer, Zählerstand — das ist die Aufgabe, bei der sich Aufwand tatsächlich einsparen lässt.
Die richtige Reihenfolge dafür ist allerdings nicht die, die verkauft wird. Bei wiederkehrenden Formaten weniger Absender ist vorlagenbasierte Erkennung um ein Vielfaches günstiger und liefert Treffer, die sich begründen lassen. Ein Modell kommt erst für die Reste ins Spiel — neue Absender, geänderte Layouts, Ausnahmen. Diese Reihenfolge halbiert in der Praxis die Betriebskosten.
Alles andere, was in diesem Markt als KI angeboten wird — automatische Verschlagwortung, Zusammenfassungen, Suche in natürlicher Sprache —, ist nett und ändert selten etwas an der Bearbeitungszeit. Rechnen Sie es nach, bevor Sie es kaufen; der Rechner auf der Seite zu den Prozessen tut genau das.
Häufige Fragen
Können Sie uns ein Dokumentenmanagementsystem empfehlen?
Wir nennen Ihnen die Produktkategorie und die Prüfpunkte, aber keinen Produktnamen. Der Grund ist unangenehm einfach: Wir vertreiben nichts davon, bekommen keine Provision und haben nicht genug Produkte im laufenden Betrieb, um eine belastbare Empfehlung auszusprechen. Eine Empfehlung ohne Erfahrung wäre Werbung für jemand anderen.
Was kostet eine eigene Fachablage?
Sie ist ein Baustein einer Fachanwendung, kein eigenes Produkt — und deshalb steht der Preis dort, wo auch die übrigen Bausteine stehen. Der Rechner auf der Kostenseite übersetzt Ihre Auswahl in eine Spanne, einschließlich Kalenderzeit und Betrieb ab dem zweiten Jahr.
Wir haben schon ein System, aber niemand benutzt es. Was nun?
Das ist fast nie ein Produktproblem. Die häufigsten Gründe sind, dass das Ablegen mehr Zeit kostet als das Wiederfinden spart, dass die Ablage nicht dort ist, wo gearbeitet wird, und dass niemand zuständig ist. Ein neues Produkt löst keinen davon — eine Anbindung an das System, in dem tatsächlich gearbeitet wird, löst oft alle drei.
Gilt das BFSG für unser Dokumentenmanagement?
Für die interne Nutzung durch Ihre Belegschaft nicht. Sobald Kunden darauf zugreifen — etwa um Rechnungen abzurufen —, ist es Teil Ihrer Dienstleistung, und dann gelten dieselben Anforderungen wie für ein Kundenportal. Das betrifft auch die Dokumente selbst: Ein nicht getaggtes PDF wird vom Screenreader spaltenweise quer gelesen.
Wie es weitergeht
45 Minuten mit dem Geschäftsführer. Kostenlos.
Sie beschreiben Ihren Prozess. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Eigenentwicklung für Sie rechnet — und wenn nicht, welches Standardprodukt besser passt. Danach bekommen Sie eine Einschätzung zu Aufwand und Kosten. Keine Präsentation, kein Verkaufsgespräch.
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