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Zehn Fragen, die ein Softwareangebot aushalten muss — und unsere eigenen Antworten darauf

Zehn Fragen, je mit der belastbaren und der ausweichenden Antwort. Darunter dieselben zehn, von uns beantwortet, in derselben Tabelle. Nehmen Sie den Bogen in jedes Gespräch mit — auch in die mit unseren Wettbewerbern. Wenn er dort bessere Antworten hervorbringt als bei uns, haben Sie den richtigen Anbieter gefunden.

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Warum ausgerechnet diese zehn

Angebote zur selben Aufgabe unterscheiden sich regelmäßig um den Faktor drei. In den seltensten Fällen liegt das an unterschiedlichen Stundensätzen — zwischen seriösen Anbietern in Deutschland unterscheiden die sich um deutlich weniger, als die Angebotssummen es tun. Es liegt daran, dass die Angebote verschiedene Umfänge beschreiben und die Unterschiede an Stellen verstecken, die niemand vergleicht.

Diese zehn Fragen zielen genau auf diese Stellen. Sie sind nicht danach ausgewählt, was wir gut beantworten können, sondern danach, was drei bis fünf Jahre nach der Unterschrift wichtig war — bei uns und bei Projekten, die wir übernommen haben, nachdem jemand anderes sie begonnen hatte.

Kein Anbieter wird alle zehn perfekt beantworten, und das ist auch nicht der Maßstab. Der Maßstab ist, ob er die Frage versteht, sie beantwortet und dort, wo etwas ungeklärt ist, sagt, dass es ungeklärt ist. Wer bei jeder Frage eine glatte Antwort hat, hat sie sich zurechtgelegt.

Der Bogen

Zehn Fragen. Und unsere eigenen Antworten darauf.

Nehmen Sie den Bogen in jedes Gespräch mit — auch in die mit unseren Wettbewerbern. Wenn er dort bessere Antworten hervorbringt als bei uns, haben Sie den richtigen Anbieter gefunden.

Ansicht

  1. Das ist die Frage, die über Ihre Handlungsfreiheit in fünf Jahren entscheidet. Sie wird selten verneint und noch seltener schriftlich beantwortet.

    Belastbar klingt so
    Eine Absatznummer im Vertragsentwurf, in der Nutzungsrechte ausschließlich, unbefristet und übertragbar auf Sie übergehen — einschließlich der Frage, was mit eingesetzten Fremdbibliotheken und deren Lizenzen passiert.
    Ausweichend klingt so
    „Selbstverständlich gehört Ihnen Ihre Lösung.“ Das ist keine Rechteeinräumung, sondern eine Höflichkeit. Ebenso: „umfassendes Nutzungsrecht“ — umfassend ist nicht ausschließlich.

  2. Die Antwort auf Frage 1 ist wertlos, wenn niemand außer dem Anbieter das System betreiben kann.

    Belastbar klingt so
    Eine Liste dessen, was Sie am Tag der Übergabe in der Hand haben: Quellcode in einem Repository, das Ihnen gehört, eine Anleitung zum Aufsetzen einer neuen Umgebung, die Zugänge zu Servern und Diensten, und die Namen der eingesetzten Fremdkomponenten.
    Ausweichend klingt so
    „Darüber müssen Sie sich keine Gedanken machen.“ Oder eine Antwort, die nur den Quellcode nennt und die Infrastruktur ausspart — auf einer Plattform, zu der Sie keinen Zugang haben, ist Quellcode ein Ordner.

  3. Es entscheidet über Ansprechbarkeit, Zeitzonen, Datenschutz und darüber, wer in einem Jahr noch weiß, warum eine Entscheidung so getroffen wurde.

    Belastbar klingt so
    Namen oder wenigstens Rollen, das Beschäftigungsverhältnis und der Ort. Dazu die Angabe, welche Teile an Unterauftragnehmer gehen — nicht ob, sondern welche.
    Ausweichend klingt so
    „Wir arbeiten mit einem eingespielten Team.“ Ein eingespieltes Team kann in drei Ländern sitzen und aus Freiberuflern bestehen, die im nächsten Projekt woanders sind. Beides ist zulässig — Sie sollten es nur wissen.

  4. Jeder Preis beruht auf Annahmen. Ein Angebot, das keine nennt, hat sie nicht weggelassen, sondern nicht aufgeschrieben.

    Belastbar klingt so
    Eine kurze Liste: Datenmenge, Zahl der Nutzer, welche Schnittstellen als dokumentiert vorausgesetzt werden, wer Inhalte liefert, bis wann Rückmeldungen kommen. Dazu die Regel, was gilt, wenn eine Annahme fällt.
    Ausweichend klingt so
    Ein Festpreis ohne jede Annahme. Er ist nicht sicherer als einer mit Annahmen — er verlagert die Unsicherheit nur in den ersten Änderungsantrag.

  5. Die Betriebskosten sind über fünf Jahre häufig die größere Zahl. In Angeboten stehen sie regelmäßig als Prozentsatz ohne Inhalt.

    Belastbar klingt so
    Eine Aufteilung in Posten, die man einzeln bewerten kann: Hosting und Lizenzen, Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung mit Reaktionszeit, enthaltene Weiterentwicklung. Dazu, was ausdrücklich nicht enthalten ist.
    Ausweichend klingt so
    „Rund 20 % der Projektsumme jährlich.“ Wofür? Ein Prozentsatz ohne Leistungsbeschreibung ist keine Preisangabe, sondern eine Größenordnung.

  6. Personentage sind eine Aufwandsangabe, keine Terminaussage. Gefragt ist, wann Sie es benutzen können.

    Belastbar klingt so
    Kalenderwochen je Phase, mit den Punkten, an denen der Anbieter auf Sie wartet: Freigaben, Testdaten, Ansprechpartner beim Drittanbieter. Ein ehrlicher Plan nennt Ihre Bringschuld.
    Ausweichend klingt so
    „Etwa 120 Personentage.“ Das kann drei Monate bedeuten oder ein Jahr — je nachdem, wie viele Menschen wie lange gleichzeitig daran arbeiten.

  7. Der häufigste Grund für Verzug ist nicht die Entwicklung, sondern ein Dritter, der nicht antwortet.

    Belastbar klingt so
    Eine namentliche Liste der angebundenen Systeme, dazu je System: Ist die Schnittstelle dokumentiert, gibt es eine Testumgebung, und wer führt die Abstimmung — der Anbieter oder Sie?
    Ausweichend klingt so
    „Schnittstellen sind kein Problem, wir haben da viel Erfahrung.“ Erfahrung ersetzt keine Testumgebung, und die gibt es bei manchen Herstellern schlicht nicht.

  8. Ohne beschriebene Abnahme wird am Ende darüber gestritten, ob etwas fertig ist. Diesen Streit gewinnt der, der ihn vorbereitet hat.

    Belastbar klingt so
    Abnahmekriterien in der Sprache Ihres Fachbereichs, nicht in technischer: „Eine Sachbearbeiterin legt einen Vorgang an, hängt drei Dateien an und schließt ihn ab, ohne Rückfrage.“ Dazu eine Frist, in der Sie prüfen dürfen.
    Ausweichend klingt so
    „Abnahme erfolgt nach Fertigstellung.“ Fertigstellung wovon, gemessen woran, festgestellt von wem?

  9. Die Frage kommt spätestens dann, wenn Ihr Datenschutzbeauftragter oder ein Kunde mit Lieferantenfragebogen sie stellt. Besser vor dem Vertrag als danach.

    Belastbar klingt so
    Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag im Entwurf beiliegend, eine Liste der Unterauftragnehmer, und ein beschriebener Weg, wie Sie einen vollständigen Export in einem lesbaren Format bekommen — auf Wunsch auch ohne Anlass.
    Ausweichend klingt so
    „DSGVO-konform, Hosting in Europa.“ Europa ist kein Serverstandort, und konform ist keine Zusage, sondern eine Behauptung über eine Prüfung, die jemand vorgenommen haben muss.

  10. Logos auf einer Website belegen eine Geschäftsbeziehung, nicht ein Ergebnis. Ein Telefonat mit jemandem, der dasselbe hinter sich hat, belegt beides.

    Belastbar klingt so
    Zwei Namen mit Durchwahl, nach Rücksprache. Wenn eine Referenz nicht freigegeben ist, sagt ein belastbarer Anbieter genau das — und nennt stattdessen einen Fall, der freigegeben ist.
    Ausweichend klingt so
    Eine Logowand ohne Ansprechpartner. Oder: „Unsere Kunden möchten nicht genannt werden.“ Das kann stimmen — dann muss es für alle stimmen, nicht nur für die Referenz, die Sie gerade prüfen wollen.

Gedruckt wird die Ansicht, die gerade offen ist. Nichts an Ihren Haken oder Ihrer Auswahl verlässt diesen Browser.

Wie man den Bogen im Gespräch benutzt

Nicht als Fragenkatalog, den man abarbeitet — das erzeugt eine Prüfungssituation, in der beide Seiten schlechter werden. Drei Hinweise aus der Praxis, auch aus Gesprächen, in denen wir auf der anderen Seite saßen.

  1. Schicken Sie die Fragen vorher. Wer sie zum ersten Mal im Termin hört, antwortet aus dem Stand — und Antworten aus dem Stand sind bei Frage 4 und 5 systematisch zu optimistisch. Vorher geschickt bekommen Sie belastbare Antworten und sehen zugleich, wer sich Mühe gibt.
  2. Fragen Sie nach der Absatznummer, nicht nach der Haltung. „Selbstverständlich gehört Ihnen Ihre Lösung“ ist eine Höflichkeit. Die Frage lautet, in welchem Absatz des Vertragsentwurfs das steht — und der Entwurf sollte vor der Entscheidung vorliegen, nicht danach.
  3. Notieren Sie, was jemand nicht weiß. Ein Anbieter, der bei der Frage nach der Schnittstellendokumentation sagt „das müssen wir prüfen“, ist besser als einer, der „kein Problem“ sagt. Der erste hat verstanden, woran Projekte scheitern.

Und ein Hinweis zum Vergleichen: Legen Sie die Antworten nebeneinander, bevor Sie die Preise nebeneinanderlegen. In der Reihenfolge sieht man, welcher Preis welchen Umfang beschreibt. In der umgekehrten Reihenfolge sucht man nur noch Begründungen für eine Zahl, die man schon im Kopf hat.

Vier Punkte, bei denen wir selbst abbrechen würden

Unabhängig vom Preis. Diese vier sind keine Verhandlungspositionen, sondern Hinweise darauf, dass die Zusammenarbeit strukturell schiefliegt.

  • Die Nutzungsrechte gehen nicht vollständig über, und der Anbieter will darüber nicht schriftlich reden. Alles Weitere ist dann Verhandlung über ein Haus, das jemand anderem gehört.
  • Es gibt keinen Zugang zur Infrastruktur. Ein Anbieter, der Ihre Server nicht an Sie herausgibt, hat einen Grund dafür, und keiner davon ist Ihrer.
  • Der Zeitplan enthält keine Abnahmepunkte, sondern nur einen Endtermin. Dann erfahren Sie am Ende, ob es geklappt hat — und haben bis dahin keine Möglichkeit einzugreifen.
  • Auf die Frage nach Referenzen kommt eine Logowand ohne einen einzigen Ansprechpartner. Logos belegen eine Geschäftsbeziehung, nicht ein Ergebnis.

Zum vierten Punkt gehört eine faire Einschränkung: Es kann berechtigte Gründe geben, warum eine Referenz nicht freigegeben ist. Dann sollte der Anbieter genau das sagen und einen anderen Fall nennen, der freigegeben ist. Was nicht überzeugt, ist der Satz „unsere Kunden möchten nicht genannt werden“ — er müsste dann für alle gelten, nicht nur für die Referenz, die Sie gerade prüfen wollen.

Wenn Sie wollen, sehen wir uns Ihr Angebot an

Das ist ein ernst gemeintes Angebot mit einer ehrlichen Einschränkung. Ein fremdes Angebot zu lesen und schriftlich zu kommentieren kostet echte Stunden, und wir sind nicht neutral — wir sind ein Wettbewerber des Anbieters, dessen Papier wir lesen. Beides sollte Ihnen bewusst sein, bevor Sie fragen.

Was wir dagegen halten können: Wir sagen Ihnen, welche der zehn Fragen das Papier beantwortet und welche nicht — das ist überprüfbar und hat mit unserer Interessenlage nichts zu tun. Und wir sagen Ihnen, wenn das Angebot gut ist. Das kommt vor, und es dann nicht zu sagen, wäre der schnellste Weg, unsere eigene Prüfliste zu entwerten.

Was wir nicht tun: ein Konkurrenzangebot unterbieten, das wir vorher gelesen haben. Wer sein Angebot herzeigt, soll dafür nicht bestraft werden.

Häufige Fragen

Wir haben nur ein Angebot. Lohnt sich der Bogen trotzdem?

Gerade dann. Ohne Vergleich fehlt Ihnen der Maßstab, und der Bogen ersetzt ihn zu einem großen Teil — er zeigt, welche Fragen ein Angebot beantworten müsste, unabhängig davon, was ein zweites geschrieben hätte. Zwei Angebote sind trotzdem besser als eines, und drei sind selten besser als zwei.

Der Anbieter reagiert unwirsch auf die Fragen. Ist das ein schlechtes Zeichen?

Meistens ja, aber nicht immer. Fragen Sie nach dem Grund. Wer sagt, dass er den Vertragsentwurf erst nach der Beauftragung herausgibt, hat eine nachvollziehbare Praxis und sollte sie begründen können. Wer die Frage nach den Nutzungsrechten grundsätzlich für unangemessen hält, hat eine Haltung, mit der Sie fünf Jahre leben müssten.

Können wir den Bogen weitergeben oder umarbeiten?

Ja, und er ist dafür gemacht. Drucken Sie ihn aus, kopieren Sie ihn in Ihre Beschaffungsunterlagen, streichen Sie, was für Sie nicht passt. Eine Nennung der Quelle freut uns, ist aber keine Bedingung.

Wie es weitergeht

45 Minuten mit dem Geschäftsführer. Kostenlos.

Sie beschreiben Ihren Prozess. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Eigenentwicklung für Sie rechnet — und wenn nicht, welches Standardprodukt besser passt. Danach bekommen Sie eine Einschätzung zu Aufwand und Kosten. Keine Präsentation, kein Verkaufsgespräch.

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