Power BI für den Mittelstand
Ihre Zahlen aus Excel,
endlich auf einen Blick
Wir führen Excel, CSV und die Exporte Ihrer Systeme zusammen und bauen daraus Dashboards in Power BI, die sich selbst aktualisieren.
Kunden von NOVU Systems — vom Mittelstand bis zur Premium-Marke
Das Problem
Zwanzig Excel-Dateien, drei Wahrheiten
Die Zahlen sind da — in Tabellen, Exporten und Ordnern. Was fehlt, ist eine Stelle, an der sie zusammenkommen.
- Kopiert statt verknüpft
- Jeden Monat überträgt jemand Werte von einer Datei in die nächste. Jeder Kopiervorgang ist eine Gelegenheit für einen Fehler.
- Versionen per E-Mail
- „Umsatz_final_v3_neu.xlsx“ — welche Datei gilt, weiß am Ende nur, wer sie zuletzt verschickt hat.
- Zahlen von gestern
- Bis alles zusammengetragen ist, ist der Monat vorbei. Entschieden wird auf dem Stand von damals.
- Wissen in einem Kopf
- Die Formeln versteht nur, wer sie gebaut hat. Ist diese Person im Urlaub, steht das Reporting.
So sieht es aus
Ein Bericht, der sich selbst aktualisiert
Kennzahlen, Verläufe und Datenquellen auf einer Seite. Wer mehr wissen will, klickt hinein — bis zur einzelnen Rechnung.
- Ein Klick statt zwanzig DateienAlle Kennzahlen auf einer Seite, gefiltert nach Zeitraum, Region oder Kanal.
- Jeder sieht, was er brauchtDie Filialleitung sieht ihre Filiale, die Geschäftsführung alle.
- Im Browser, in Teams, auf dem HandyDieselben Zahlen überall, ohne Datei im E-Mail-Anhang.
Andrea KrauseGeschäftsführungÜbersicht
Umsatz Oktober
1,28 Mio. €+8,4 %
Deckungsbeitrag
34,2 %−1,1 Pkt.
Offene Posten
214.600 €−12 %
Umsatz nach Region
1,28 Mio. €
+30,6 % + 300.000 € zum September
Aufträge je Wochentag
1.762
+4,1 % + 69 zur Vorwoche
Umsatz nach Kanal
- Filiale
- 548.000 €
- Online
- 390.000 €
- Großhandel
- 342.000 €
Datenquellen
| Quelle | Art | Zeilen | Stand |
|---|---|---|---|
| XLSUmsatz_2026.xlsx | Excel auf SharePoint | 14.212 | heute 06:00 |
| CSVDebitoren.csv | CSV-Export aus DATEV | 3.408 | heute 06:00 |
| SQLAufträge | SQL-Datenbank des ERP | 52.930 | vor 12 Min. |
| XLSLagerliste.xlsx | Excel, per Hand gepflegt | 1.876 | gestern 18:00 |
Darstellung mit Beispieldaten.
Der Unterschied
Was sich im Alltag ändert
Excel bleibt, wo es gut ist. Was wegfällt, ist das Zusammentragen, Abgleichen und Verschicken.
| Thema | Heute, mit Excel | Mit Dashboard |
|---|---|---|
| Zahlen zusammentragen | von Hand, einmal im Monat | automatisch, mehrmals am Tag |
| Welche Zahl gilt | die Datei, die zuletzt verschickt wurde | eine Quelle, eine Definition |
| Wer was sieht | wer die Datei weitergeleitet bekommt | Rechte je Rolle, bis auf die Zeile |
| Wenn jemand fehlt | die Formeln versteht nur, wer sie gebaut hat | dokumentiert im Datenmodell |
| Einer Frage nachgehen | neue Tabelle bauen, neu sortieren | hineinklicken bis zur einzelnen Rechnung |
| Unterwegs | Laptop, VPN, Datei suchen | Browser, Teams, App |
Worauf es ankommt
Ein Dashboard ist nur so gut wie das Modell darunter
Ein Diagramm ist in Minuten gebaut. Ob es morgen noch stimmt, entscheidet sich vorher: im Datenmodell, in den Formeln und in der Frage, wer was sehen darf.
- DatenmodellSternschema statt Riesentabelle
- Bewegungen wie Buchungen und Aufträge liegen getrennt von Stammdaten wie Kunden, Artikeln und Filialen. Das hält Berichte schnell und Zahlen eindeutig.
- DAX-MeasuresEine Kennzahl, eine Formel
- Umsatz, Deckungsbeitrag, Marge: Jede Kennzahl wird einmal zentral festgelegt und rechnet in jedem Bericht gleich.
- Power QueryAufräumen, das sich wiederholt
- Leerzeilen, Datumsformate, doppelte Kunden: Die Bereinigung läuft bei jeder Aktualisierung von selbst — nicht einmal von Hand.
- Row-Level SecurityRechte bis auf die Zeile
- Filialleitung, Vertrieb und Geschäftsführung öffnen denselben Bericht und sehen jeweils nur ihre Zahlen.
- Daten-GatewayLokale Daten sicher angebunden
- Was auf Ihrem Server liegt, kommt über ein Gateway in die Berichte — ohne dass Dateien herumgeschickt werden.
- Zeitplan und WarnungAktualisierung mit Aufsicht
- Festgelegt ist, wann geladen wird. Schlägt eine Aktualisierung fehl, kommt eine Nachricht — nicht erst die Frage, warum die Zahlen alt sind.
Diese Quellen binden wir an
- Excel
- CSV
- SharePoint
- SQL-Datenbank
- ERP-Export
- DATEV-Export
- Kassensystem
- Webshop
Typische Berichte
Für jede Abteilung die Zahlen, die sie steuert
Ein Bericht für alle ist meist einer für niemanden. Wir bauen je Rolle die Seite, die dort morgens wirklich geöffnet wird.
Geschäftsführung
Der Stand des Unternehmens auf einer Seite.
- Umsatz
- Deckungsbeitrag
- Liquidität
- Auftragsbestand
Vertrieb
Was reinkommt und was hängt.
- Auftragseingang
- Angebotsquote
- Pipeline
- Umsatz je Kunde
Finanzen
Was offen ist und was kommt.
- Offene Posten
- Zahlungsziele
- Cashflow-Prognose
- Kostenstellen
Einkauf und Lager
Was da ist und wie lange es reicht.
- Bestand
- Reichweite
- Lagerumschlag
- Liefertreue
Projekte und Service
Wer ausgelastet ist und was sich rechnet.
- Auslastung
- Marge je Projekt
- Stunden
- offene Tickets
Filialen
Welcher Standort trägt und warum.
- Umsatz je Filiale
- Besucher
- Warenkorb
- Personalquote
Referenzen
Die Arbeit unter dem Dashboard
Power BI ist das Werkzeug obendrauf. Was darunter liegt — Daten übernehmen, abgleichen und zusammenführen — steckt in diesen Projekten.
mexxenergie · Energiewirtschaft · Plattform
Vier Fachmodule für einen Energieversorger auf einer Plattform.
Verbrauchs- und Kostenauswertung auf einer Plattform. Altbestände im laufenden Betrieb übernommen, mit Abgleichszahlen vor und nach dem Umzug.
Fallstudie ansehen
Yido Performance · E-Commerce · Konfigurator
152 Felgen im 3D-Konfigurator, angebunden an Shop und Warenwirtschaft.
Aus Gutachten-XML werden Shop-Produkte, ohne manuelle Pflege — eine Codebase, ein Datenmodell.
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Glanz K · Infrastruktur · App · Shop
Vier Systeme laufen auf einem gemeinsamen Backend.
Ein Backend hält App, Admin-Portal, Shop und Website synchron.
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Omid · Recruiting · CRM
200.000 Leads laufen durch einen Funnel, der keinen verliert.
Mehrere hunderttausend Bewerbungen gefiltert, sortiert und durchgängig an ein CRM angebunden.
Fallstudie ansehen
Leistungen
Was wir für Sie tun
Vom ersten Blick auf Ihre Dateien bis zum Bericht, der jeden Morgen von selbst stimmt. Sie nehmen, was Sie brauchen.
Daten-Sichtung
Ein bis zwei Tage mit Ihnen: welche Dateien und Systeme es gibt, welche Zahlen Sie wirklich brauchen und wo die Daten nicht zusammenpassen. Danach wissen Sie, was es braucht — und was nicht.
Von Excel zum Dashboard
Quellen anbinden, Daten bereinigen, Kennzahlen festlegen, Berichte bauen. Die Zahlen aktualisieren sich danach von selbst.
Datenbasis aufräumen
Wo Excel an seine Grenzen stößt, bauen wir eine Datenbank mit Eingabemasken. Power BI liest dann aus einer einzigen Quelle.
IndividualsoftwareWord und PDF auswerten
Angebote, Lieferscheine, Protokolle: Per KI-Auslesung werden aus Dokumenten Tabellen, die mit ins Dashboard fließen.
DokumentenmanagementDashboards im Kundenportal
Ihre Kunden sehen ihre eigenen Zahlen in Ihrem Portal — jeder nur seine.
KundenportaleBetreuung
Wir behalten die Aktualisierung im Blick, passen Berichte an und bauen neue, wenn sich Ihre Fragen ändern.
Schulung
Ein halber oder ganzer Tag für Ihr Team: Berichte lesen, filtern und selbst erweitern — am Beispiel Ihrer eigenen Zahlen.
Ablauf
Von der Sichtung zum laufenden Bericht
- 01
Sichtung
Wir sehen uns Ihre Dateien und Systeme an und legen mit Ihnen fest, welche Fragen das Dashboard beantworten soll.
- 02
Datenmodell
Die Quellen werden angebunden, bereinigt und verknüpft. Jede Kennzahl bekommt eine feste Definition — einmal, für alle Berichte.
- 03
Berichte
Wir bauen die Berichte mit Ihnen statt für die Schublade: Was im Alltag niemand ansieht, fliegt wieder raus.
- 04
Betrieb
Die Daten laden automatisch nach. Ihr Team bekommt eine Einweisung, und wir bleiben ansprechbar.
/ FAQ
Fragen zu Power BI
Der nächste Schritt
Erst die Daten ansehen, dann entscheiden
Ob sich ein Dashboard lohnt, zeigt sich an Ihren Dateien, nicht an einer Vorführung. Wählen Sie, wo Sie anfangen möchten.
Microsoft und Power BI sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. NOVU Systems ist davon unabhängig.